説明力を高めるコツを５つ解説する【効果保証＆講師監修】

「説明力がもっと高かったらなあ…」

 

仕事していると、そんなつぶやきがもれそうになることってありますよね。

後輩に仕事を頼んだら、意図したものと違うものが返ってきたり、上司に報告したら、「つまり、何が言いたいの？」とツッコまれたり、取引先にメールしたら質問が返ってきたり…

 

自分の意図が正しく伝わらないと相手に迷惑をかけるうえに、仕事を余計に増えてしまいますよね。

 

しかし、説明力を高めることができれば、自分の意図をきちんと相手に伝えることができます。

余計なストレスを抱えることがなくなり、ストレスフリーに仕事できるようになりますよね♪

 

そこで、本記事では、コミュトレで受講生にお伝えしている「説明力を高めるコツ」をご紹介します。

 

仕事で早速使うことで、「説明がスムーズになってきた」とのお声を続々いただいております♪

しっかり使っていただければ、確実に変化を実感いただけることをお約束します。

 

ぜひブックマークして、実践してみてくださいね！

 

 

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説明力を高めるコツ５選

説明力を高めるコツは、ずばり以下５つです。

• そもそもの信頼関係を築く
• 説明する目的をまず考える
• 説明の構成に沿って話す
• 要点の数を先に言う
• 【上級編】例え話で補足する

以下、順に見ていきましょう！

 

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【説明力を高めるコツ①】そもそもの信頼関係を築く

説明が伝わらない場合、こちらの説明力以上に、そもそも相手との人間関係に原因が潜んでいることもあります。

 

多くの人は、「伝わらない」問題が生じると「どうやって説明力を上げたらいいか」と考えます。たしかに、説明力や論理的な話し方は、仕事上のコミュニケーションにおいて重要です。

 

しかし、それだけでは不十分というのも事実なのです。

 

その理由は、わたしたち人間は自分たちが思っている以上に「感情に影響を受ける動物」だからです。

 

たとえば、「好きな人・尊敬する人・信頼している人」から何か指摘を受けたとき、みなさんはどう思いますか？…少なくとも、不快にはならない、むしろ素直に聴けるというケースも多いのではないでしょうか。

 

一方で、「あまり親しくない人・苦手な人」から指摘を受けた場合は、どうでしょうか。「こっちの事情をよく知らないくせに、あなたには言われたくない」などと、反発したくなるかもしれませんね。

 

そのように、十分な人間関係を構築できていない場合、伝える情報が正しくても言葉尻で反応されてしまい、素直に受け取ってもらえないことがあります。それほど私たちは「何を言われたか」よりも、「誰に言われたか」ということを重要視する動物なのです。

 

そのため、仕事でもプライベートでも、人間関係をおざなりにしていると「なかなか伝わらない」と心得ましょう。

出典：あなたの話が伝わらない３つの本質的な原因

 

信頼関係が不十分といえる事例

では、どういう場合に「信頼関係が不十分」と言えるのでしょうか？

過去の受講生の声を分析したところ、以下のケースにまとめられました。

 

お互いの信頼関係が不十分といえる事例

• 最低限の事務的な会話しかしていない
• なんとなく気を遣ってしまい、気軽に声をかけることができない
• 自分の話に対して逐一ネガティブに返してくる
• ちょっとした相談や情報共有がしづらい

 

当てはまった場合は、以下の記事を参考に、関係を見直してみましょう。

 

 

【説明力を高めるコツ②】説明する目的をまず考える

伝えたいことがある程度頭の中に浮かんでくると、多くの人は「よし、伝えよう」と考えます。

しかし、もしあなたが、説明の途中で「何を言いたいか分からなくなってくる」と感じるなら、少し立ち止まって、以下の質問に答えてみてください。

 

そもそも、伝えたい目的って、何だっけ？

 

伝えたい目的は、

・相手に正確に理解してもらう

・相手に納得してもらう

・相手に判断してもらう

・相手に指示してもらう

など、様々ありますよね。

 

そして、伝える目的が異なれば、伝えるべき情報も変わってくることでしょう。

 

よく「結論から言いましょう」と言われますが、そもそも伝える目的が定まっていなければ、伝える内容もあいまいになります。だからこそ、結論が分かりにくく、聴き手を不安にさせてしまいます。

 

実際、コミュトレの受講生からも「説明する目的を明確にしたことで、分かりやすくなった」と成果報告をいただいています。

 

事務職（31歳女性）の受講生の事例

上司に対して状況説明するときに、途中からあれもこれもと思いついて一緒に説明してしまい、上司から「何を言いたいのか」とつっこまれてしまいました。しかし、話す前に「タスクの進捗と問題点を正確に伝える」などと目的をメモして整理してみたんです。すると、「自分の意見はまず一旦わきに置いて、数字を正確に伝えよう」という意識が働きました。なので、説明するときに話がとばず、上司もうなずきながら最後まで聞いてくれるようになりました。目的を明確にするだけで、迷わなくなるんだと驚きました！

彼女のように、伝える目的を明確にすることで、話すべきこととそうでないことが自分の中で整理できるようになります。

是非、実践してみてくださいね！

 

※上司に対する説明のコツについては、こちらもご覧ください。

 

 

【説明力を高めるコツ③】説明の構成に沿って話す

伝える目的が定まったら、その目的に応じて構成を選びましょう。構成とは、人間の脳が処理する情報の順番とも言えます。

 

なので、構成に沿って話せば、自ずと分かりやすい説明になります。

 

ここでは、数多くの受講生に使っていただいた「分かりやすい説明の型」をご紹介します。

あらゆるシチュエーションに応用可能ですので、是非習慣化してみてくださいね！

 

【分かりやすい説明の型】

1. テーマを伝える
2. 要点を伝える
3. 詳細情報を伝える
4. 説明を締める

 

 

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【説明力を高めるコツ④】要点の数を先に言う

説明力が高い方の話は、「話が整理されているな」という印象がありますよね。

話が整理されている状態とは、ズバリ要点の数がはっきりしているということ。

 

ＮＧ例とＯＫ例を比べてみると、その違いがよくわかります。

 

要点の数を数えていないＮＧ例

お疲れ様です。この度、業務プロセスがいくつか新たに変わったので、ご連絡いたします。まず、各種契約手続きを書面契約から電子契約に変更することになりました。今月最終日までは書面で契約し、来月の初日から電子契約の運用を開始します。次に、カスタマーサポート業務を営業部へ移行いたします。これまでは総務部がカスタマーサポートを管轄していました。しかし、効率面を考え、営業部の方で受注獲得からカスタマーサポートまで全てを執り行うことになりました。それと、全ての部署において週に２日間はテレワークとなります。実験的に導入を進めていた研究開発部で生産性が向上したため、全社的に行うことが決定しました。来週の月曜日から開始します。

 

要点の数を数えたＯＫ例

お疲れ様です。この度、業務プロセスが新たに変わったので、ご連絡いたします。変更点は全部で３点です。１点目ですが、 各種契約手続きを書面契約から電子契約に変更することになりました。今月最終日までは書面で契約し、来月の初日から電子契約の運用を開始します。２点目ですが、カスタマーサポート業務を営業部へ移行いたします。これまでは総務部がカスタマーサポートを管轄していました。しかし、効率面を考え、営業部の方で受注獲得からカスタマーサポートまで全てを執り行うことになりました。３点目ですが、 全ての部署において週に２日間はテレワークとなります。実験的に導入を進めていた研究開発部で生産性が向上したため、全社的に行うことが決定しました。来週の月曜日から開始します。

 

いかがでしょうか。要点が「いくつかある」のと、「3点ある」のとでは、聴き方が全く変わりますよね。

 

要点の数を先に明示されると、その数を意識して聴くようになりますので、より理解しやすくなります。

 

コミュトレでも、説明力を高めるための初歩的なスキルとしてお伝えしていますが、「相手から聞き返されることが減った」と効果を実感していただいております。

 

是非、説明するときは要点の数を先に述べましょう。

 

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【説明力を高めるコツ⑤】【上級編】例え話で補足する

説明する目的も要点の数も明確で、構成に沿って説明できるという方に是非チャレンジしていただきたいのが、例え話を使うというコツ。

 

ここでいう例え話は、メタファーとも呼ばれます

 

メタファーは、修辞法では細かく分類されている技法ですが、端的に言えば言いたいことを身近な内容に置き換えて説明することです。

 

いわゆる説明上手な方とか話が面白い方は、この「本質を抜き出して、同じ本質の別の素材に当てはめる」という行為を話の最中にひたすらやっています。

 

なので、注意して話を聞いていると、メタファーをふんだんに使って主張を展開していることが分かります。

出典：説明上手は使っている！難しい話を面白い話に変えるメタファーの使い方

 

説明で例え話を使う実例

説明で例え話が使われた実例をご紹介しましょう。

 

以前、弊社の社長（野田）が社員に対して「クラウドサービス」を説明するとき、こんな言い回しを使っていました。

野田「クラウドサービスというのは、簡単に言うと、お金を銀行に預けること。データをクラウドサービスではなく自分のＰＣに保管するのはタンス預金にすること」

 

なるほど、

• クラウドサービス＝外部にデータを預ける
• 銀行＝外部にお金を預ける

という、両者に共通した構造をうまく使って、クラウドサービスを分かりやすく言い換えていますよね。

初めてこの例え話を聴いたとき、「うまいなあ～」と実感したのをよく覚えています。

 

もちろん、あくまでもイメージを伝えるための例え話なので、正確な理解をしてもらいたいときは不向きです。

 

一方で、初めてその説明を聴く人や、専門知識があまりない人に説明する際は効果絶大です。

 

是非、余裕があれば例え話も意識的に使っていきましょう。

 

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まとめ：説明力を高めるコツを押さえれば、もっと伝わる

今回は、説明力を高めるコツを５つご紹介しました。

• そもそもの信頼関係を築く
• 説明する目的をまず考える
• 説明の構成に沿って話す
• 要点の数を先に言う
• 【上級編】例え話で補足する

是非、人に説明する際に使ってみてくださいね！効果は保証します。

 

あなたの飛躍を心から応援しております！

 

 

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