「もっと簡潔に説明したほうがいいよ」

 

会議が終わった後、上司や先輩から、こう指摘されたことはないでしょうか。

説明の仕方を指摘されると、会議だけでなく普段のやり取りにも自信を持てなくなり、仕事に支障をきたすこともありますよね。そこで今回おすすめしたいのが、「説明力トレーニング」です。このトレーニングは、1人でも簡単に実行できます。

会議前にトレーニングすることで、自分のアイデアや提案をしっかりと伝えることができるようになります。

人に伝えることを生業としてきたコミュトレ講師陣が、19年以上自ら実践してきたことなので、効果は保証いたします。

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１．会議で必要な説明力とは「負担をかけない伝え方」

「会議」というと幅広いですが、ほぼ全てに共通するのは自分の意見を誤解なく伝える場であること。なので、会議で好まれる説明力は、「聴き手に負担をかけない伝え方」を指します。

10万人のビジネスパーソンのデータをコミュトレ独自に分析した結果、「聴き手に負担をかけない伝え方」とは、具体的に以下の特徴であることが判明しました。

1. 使う言葉が分かりやすい
2. 理解しやすい構成で説明している

 

詳細は以下をご覧ください。

 

それぞれ、どのように鍛えていけばよいでしょうか？

⇒あなたの「伝える力」の課題はどこにある？【無料診断＆アドバイスで、課題と解決策を知る】

 

２．説明力を鍛える自主トレーニング法【講師も実践！】

それぞれ、以下の通りです。

1. 使う言葉が分かりやすくなる「たとえば‥‥」で説明するトレーニング
2. 理解しやすい構成で説明できる「構成通りに話すトレーニング」

以下、順に見ていきましょう。

 

２-１．「たとえば‥‥」で説明するトレーニング

まずオススメなのが、「たとえば‥‥」で説明するトレーニングです。

会議では、他部署や他チームに対して、分かりやすく説明しなければいけない場面が出てきますよね。

その際、自分が説明したいことを、たとえ話を使って、よりやさしい言葉に置き換えて説明すると効果的です。

 

ここでいう「やさしい言葉」とは、相手にとって理解できる言葉のこと。

自分が説明したいことを「相手が知っている言葉」に翻訳できるよになると、難解なことを自在に説明できるようになります。

たとえば、「システム開発の工程」を「料理」でたとえると、以下のような図になります。

出典：説明上手は使っている！難しい話を面白い話に変えるメタファーの使い方 

 

システム開発について知識がほとんどない場合、「システム開発とはまずハードウェアを揃えて、プログラミングして、テストしてから納品します」と言われるよりも、「システム開発とは、ひらたくいえば“食材を料理して、お出しする”という活動です」と説明される方が、圧倒的に理解しやすいのではないでしょうか。

 

このように、クライアントから要望を聞き出す際にも、チームで業務を行う際にも、説明力が求められます（※）。だからこそ、たとえ話をつかってやさしい言葉に翻訳できる人は、会議で大変重宝されるのです。

ただし、たとえ話はあくまでも「類推」にすぎないので、100％正確な説明をする際には向きません。あくまでも「イメージを直感的に理解してもらいたい」ときにお使いください。

※参考：ユニゾンキャリア｜インフラエンジニアに必要なスキルや技術力とは？おすすめ資格も紹介

 

２-１-１．説明する前提で、常にネタを探す

 

日常生活でたとえ話を作るトレーニングといっても、特別な時間を設ける必要はありません。大切なのは、人に説明するという自覚・意識を常にもつこと。

 

いざ説明する機会が来てから「どうしよう」と慌てても、例え話のネタを貯めていなければとっさに話すことはできません。それによってしどろもどろになり、評価が落ちるとしたらとてももったいないですよね。

 

なので、普段から、人に何かを説明するつもりで、例え話のネタを探してみましょう。それだけで、とっさの場面で例え話が思い浮かぶようになり、大変スムーズに説明できるようになります。

 

 

【実例】講師は、たとえ話をこうやって作っています

 

日常生活の中で、どうやって例え話のネタを見つけるのでしょうか。

例えば弊社の講師の場合ですと、

• 本で読んだこと
• 人から聞いたこと
• ＴＶやネット記事で見聞きしたこと
• 実際に経験したこと

といったような情報に触れる中で、ネタに気づくことが多いです。

 

たとえば、うちの娘がまだ赤ちゃんだったころ、近所の公園に連れて行ったことがあったんです。そのときに、同世代くらいの子供が数人いて、お母さんの言葉に反応しながらキャッキャ笑っていたんですね。

 

僕は彼らの楽しそうな笑顔を見ながらふと思ったんです。「１度も笑っていない無表情の赤ちゃんっているのかな」と。言葉が使えない赤ちゃんは、表情とか声といったノンバーバル（非言語）コミュニケーションしか使えない。だから、自分の感情をお母さんに伝えるために、どんな赤ちゃんであれ、嬉しい感情のときは思いっきり笑顔をつくるんじゃないかなと。

 

ここで、大人も同じことがいえるんじゃないかなと思ったんです。

 

たまに「私は昔からずっと無表情なんです。」という方がいらっしゃるけれども、その方は生まれた瞬間からずっと表情が硬かったわけじゃない。ただ、成長する過程で、表情に頼らなくても、自分の気持ちを伝えられるようになった。だから、表情を使わなくなった。

 

つまり、今表情が硬い人は、センスとか才能がないんじゃなくて、ただ使ってこなかっただけだと。

 

こういう自分なりに考えた過程って、案外忘れないんですよね。で、お客さんとの会話の中でも自然と思い浮かぶので、エピソードを交えて話したら『なるほど』とすごく納得してくれて。

（略）

僕の仕事は、お客さんや社内の人に対して、何かしら相手に納得して動いてもらうことだから、人に伝えるというアクションが必ず発生するんですよね。

 

だから、常に「これは朝礼スピーチに使えるかもしれない」「これはトレーニングでお客さんに話せそうだな」っていうふうに考えていたりします。

 

出典

説得力が自然と高まる情報収集とは？講師歴20年選手が語る４つの秘訣

 

このように、自分なりにアンテナを立てながら日常生活を過ごしているのですが、説明したいことを補強してくれるネタがどんどん集まるようになります。

その結果、同じことを伝えていても、ありがたいことに聴き手から「とても納得できた」と言ってもらえることが多いです。

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２-２．構成通りに話すトレーニング

受講生から「説得力のある説明ができない」とご相談いただくことがよくあります。

しかし、私たちの脳は一度に１つのことしかできないので、「何を話すか（内容）」と、「どんな順番で話すのか（構成）」は、同時に考えることができません。

したがって、まずは構成をととのえて、「言いたいことは分かった」という状態を目指しましょう。

 

「分かりやすさ」に達しないうちに説得力を目指しているため、ハードルが高くなってしまっています。

 

意識しなくても以下の構成で話せるようになると、とっさの場面でも余裕もてるようになります。

1. テーマを伝える
2. 要点を伝える
3. 詳細情報を伝える
4. 説明を締める

では、どうやってトレーニングしていくのか？次に解説します！

⇒あなたの「伝える力」の課題はどこにある？【無料診断＆アドバイスで、課題と解決策を知る】

 

２-２-１. 説明の構成を自主トレーニングするコツ

 

説明の構成をトレーニングするコツは、単に「意識する」のではなく、具体的なフレーズとして覚えることです。

たとえば、「要点を言うんだ」じゃなくて「要点は〇点あります」というフレーズで覚えてしまうのです。

 

以下、そのまま丸暗記していただきたいフレーズを図でご紹介いたします。

これらのフレーズを繰り返し使うことで、自然と「分かりやすい説明の型」が身についていきます。

 

なお、フレーズの中でも特に有効なのが「これから話す内容を宣言する」フレーズ。

・「要点は、」

・「具体的には、」

・「これらの期限ですが、」

 

 

これから話す内容を宣言するフレーズは、車でいうところの「ウィンカー」と同じ役割をもちます。

 

運転しているときに、前方の車がウィンカーを出すと「道を曲がるんだな、ちょっと減速しよう」と心の準備ができますよね。しかし、ウィンカーを出さずに急に曲がると、びっくりしますよね。

 

人に説明するときも同じです。「今からこんな話をしますよ」という「ウィンカー」を出すことで、聴いている側は心の準備をしてくれるのです。だからこそ、説明をすっと理解してくれるようになります。

 

「これから話す内容を宣言する」フレーズは、他にもこのようなものがあります。

 

・理由を伝えるとき：「なぜかというと、」・結論を伝えるとき：「結論からいうと、」・事実ではなく推測を伝えるとき：「これは私の意見ですが、」

 

 

フレーズを使って聴く体制を作れると、説明が驚くほどスムーズに進みます。

 

 

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3. まとめ：説明力を鍛えるトレーニング習慣が、会議を変える

今回は、会議で必要な説明力を１人で説明を鍛えるためのトレーニング法をお伝えしました。

最後におさらいしましょう。

 

【説明力を鍛える自主トレーニング方法】

1. 使う言葉が分かりやすくなる「たとえば‥‥」で説明するトレーニング
2. 理解しやすい構成で説明できる「構成通りに話すトレーニング」

 

弊社コミュトレの講師も20年近く日常生活で実践しています。

そして、日常経験から得たヒントをもとに受講生にアドバイスをしていますが、僭越ながら、「その視点はなかった」「大変納得できた」という感想をいただいております。

 

特に、他人とは違う観点で発想できるようになったので、読者のあなたにも大変おススメです。是非、普段の生活に取り入れてみてくださいね！

 

 

★１人ではうまくトレーニングできない…という方へ

コミュトレでは、何人もの仲間が励まし合ってノウハウを実践しています。ご興味があれば、是非個別体験会にお越しください。

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