ビジネススキル基礎

説明が上手くなる方法! ビジネスパーソンが最短で結果を出すには?

コミュトレ編集部

「センスがなくても説明下手は改善できる?」

「説明がうまくなるコツ・テクニックが知りたい」

このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。

説明力を含むコミュニケーション能力は、反復練習によって身につく技術です。センスがなくとも、コツ・テクニックを学ぶと説明力は高められます。

本記事では、説明がうまくなる具体的なコツや学び方おすすめの本を紹介します。上手な説明ができるようになりたい方は、ぜひ最後までお読みください。

 

また、コミュトレの無料セミナーでは、コミュニケーション能力診断が受けられます。さまざまなコミュニケーション能力をグラフ化できるため、自分の課題やコミュニケーションのタイプがひと目でわかります。

「なぜうまく説明できないのか」「適切なトレーニングはなにか」などの現状把握は、これから説明がうまくなるために大切です。

少しでも気になった方は、ぜひ下記からチェックしてみてください。

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【結論】説明下手は誰でも何歳からでも改善できる

会議する男女

説明下手の上達には、年齢やセンス・才能は関係ありませんどのような人でも、何歳からでも改善できます。

人に正しく伝える説明力とは、正しい手順で反復トレーニングを行うことで、誰でも習得できる技術・テクニックであるためです。

 

「これまで努力したのに上達しなかった」という方も多いでしょう。原因としては、トレーニングに関する知識やフィードバックがないために、非効率な練習しかできていなかったことが挙げられます。

本記事を参考に説明のコツや工夫を学び、今後の上達に役立ててください。

 

説明が上手くなる方法とは?  明日から使える具体的なコツ5選

女性 営業 提案

本章では、説明がうまくなる方法として、明日から使える具体的な5つのコツを紹介します。

  • 話の順序で伝わりやすさを大幅に変わる
  • 中学生にも伝わる言葉遣いを意識する
  • 数字で説得力をアップさせる
  • 相手の趣味や専門領域に合わせた例え話が効果的になる
  • 主役は自分ではなく伝える相手ということを忘れない

5つすべてをいきなり実施するのは難しいため、気になった1つから始めてみてください。

 

話の順序で伝わりやすさを大幅に変わる

説明がうまくなるコツとして、話の順序・構成の整理が挙げられます。具体的には、「結論」「理由」「具体例」「結論」の順番で話すことです。

これは「PREP法」と呼ばれる手法です。結論を最初に話すため、「なんの話か」「伝えたいことがなにか」が、聞き手にきちんと伝わります。

理由・具体例を話した頃には、「なるほど」と思ってくれるでしょう。

PREP法を用いるには、それぞれのステップを以下の言葉から始めるのがおすすめです。

  • 結論:「結論としましては…」
  • 理由:「なぜなら…」
  • 具体例:「たとえば…」
  • 結論:「まとめると…」

会議での説明やプレゼン・スピーチなどで、ぜひ活用してみてください。

 

中学生にも伝わる言葉遣いを意識する

中学生にも伝わる言葉遣いも、説明がうまくなるコツです。説明が下手な人の中には、専門用語や難解な言葉を多く用いる方もいます。それでは、聞き手は理解できません。

わからない言葉に気を取られて次の言葉を聞き逃したり、集中力が途切れたりしてしまうためです。

自分が当たり前と思っている知識も、他の人にとっては知らないことかもしれません。

説明する際は、専門用語や難解な言葉を、なるべく言い換える必要があります。その目安が、中学生(義務教育を受けた人)にわかる程度です。

スピーチやプレゼンなど原稿がある場合は、一度他の人に見せて、難しい言葉をチェックしてもらうとよいでしょう。

 

数字で説得力をアップさせる

説明がうまくなるコツとして、数字の活用も挙げられます。説明の中に数字を用いると、わかりやすさや説得力がアップするためです。

数字の使い方の例として、以下の2つが挙げられます。

  • 「ポイントは3つです。1つ目のポイントは…。2つ目のポイントは…」
  • 「費用は40万円で、コストを10%削減できます」

ポイントや理由をナンバリングして話すのは、聞き手に話の全体像を理解させやすくなるためです。

◯◯円など具体的な数字を仕様する理由は、共通認識を持ちやすくなり話にインパクトを与えるためです。どちらも、説得力を高めるのに役立つでしょう。

 

相手の趣味や専門領域に合わせた例え話が効果的になる

相手の趣味や専門領域に合わせた例え話も、説明がうまくなるコツです。専門的で複雑な話でも、聞き手がわかりやすい分野に例えると、興味を持ってくれたりピンときたりするためです。

「AIを使えばプロゴルファーのスイングを体感できる」「画像診断でスイングが加速しているタイミングがわかる」と例えれば、ゴルフ好きな上司なら「それはいい」と興味をもってくれるでしょう。

相手の理解が難しい分野だと感じた場合には、趣味や専門分野に合わせた例え話をしてみてください。

 

主役は自分ではなく伝える相手ということを忘れない

説明がうまくなるコツとして、主役が聞き手だと忘れないことも挙げられます。説明は、自分が話し終えれば成功するのではなく、聞き手が理解できてはじめて成功です。

聞き手に合わせたペースを心がけましょう。そのためにも、以下の2点を実施してみてください。

  • 話のスピード・トーンを聞き手に合わせる
  • わかりにくそうにしていた箇所は噛み砕いてもう一度説明する

話のスピードやわかりにくい点がわからなければ「スピードは早くありませんか?」「ここまででわかりにくい点はありますか?」と、聞き手に声をかけるのがおすすめです。

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【最短で説明が上手くなる方法】ビジネスで成果を出すためには学びが大切

男女のビジネスマンが話す

本章では、ビジネスで成果を出すために、最短で説明がうまくなる方法を3つ紹介します。

  • 職場で説明が上手い人に相談する
  • コミュニケーションのプロの講義やセミナーを受ける
  • 説明力向上の本で勉強する

「これまで練習してきたが結果が出なかった」方は、ぜひ実践してみてください。

 

職場で説明が上手い人に相談する

最短で説明がうまくなる方法として、職場で説明がうまい人に相談してみることが挙げられます。

説明力とは才能ではなく、テクニックやコツの集合体です。説明がうまい人に相談すれば、知らなかったテクニック・コツや、実践方法を教えてもらえるでしょう。

感覚的に説明していた場合でも、説明中や準備段階で考えていることを聞くと、参考になります。

また、説明がうまい人は他人のことをよく観察する傾向があります。自分自身も知らない欠点に、アドバイスをもらえるかもしれません。

 

コミュニケーションのプロの講義やセミナーを受ける

コミュニケーションのプロの講義やセミナーを受けることも、最短で説明がうまくなる方法です。

説明力とは、コミュニケーション能力を構成する要素の1つです。コミュニケーションのプロに学べば、正しいトレーニングとフィードバックのもとで、説明力は短期間のうちに向上するでしょう。

「コミュトレのスピーチ・プレゼンスキルコース」では、聞き手の感情を動かし、行動をうながす説明力が身につきます。

AdvanceコースとSpecialコースの2種類があり、人前で話すことに自信がない方にもおすすめです。

ぜひ、下記からチェックしてみてください。

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説明力向上の本で勉強する

最短で説明がうまくなる方法として、説明力向上の本での勉強も挙げられます。実施すべきテクニックやコツ、正しいトレーニング方法を学べるためです。

しかし、「本を読んだが身につかなかった」という方も多いでしょう。原因は、読んだだけで実践していないことや、反復練習が足りていないことです。

本で勉強する際は、自分に合っていると感じた本を繰り返し読み、その度にチャレンジしてみることが重要です。

次章では、おすすめの本を紹介します。自分に合っていると感じた1冊を何度も読み、実践してみてください。

 

説明が上手くなる方法は本から学ぶ! おすすめのコミュニケーション本5選

本を読む男性

本章では、説明がうまくなる方法が学べる、おすすめのコミュニケーション本を5冊紹介します。

  • 話せる、伝わる、結果が出る!コミュトレ
  • 頭のいい人が話す前に考えていること
  • 1分で話せ
  • 説明組み立て図鑑
  • まんがでわかる! 頭のいい説明「すぐできる」コツ

本章を参考に本を購入し、ぜひ、トレーニングに役立ててください。

 

話せる、伝わる、結果が出る!コミュトレ

説明がうまくなる方法が学べる本として、野田雄彦氏の「話せる、伝わる、結果が出る!コミュトレ」が挙げられます。

この本は、ビジネスシーンでのさまざまなコミュニケーションの悩みを、1冊で解決できる本です。そのため、耳を傾けたくなる魅力的な話し方など、うまく説明するための技術も学べます

説明やコミュニケーションが下手な理由を「才能やセンスがないから」と思っている方は、ぜひお読みください。今日から早速使ってみたくなるテクニックが見つかるでしょう。

 

頭のいい人が話す前に考えていること

安達裕哉氏の「頭のいい人が話す前に考えていること」も、説明がうまくなる方法が学べる本です。この本は、話し方のスキルよりも、思考方法に着目しています。

「頭のいい人」の考え方を細かく分析した結果から、「頭のいい人」になるには、どのような思考法に変えるべきかがまとめられています

考え方を見つめ直すことや感情コントロールの大切さが学べるため、自分を客観視したい方におすすめです。

 

1分で話せ

説明がうまくなる方法が学べる本として、伊藤羊一氏の「1分で話せ」も挙げられます。この本では、1分で相手を動かす会話の構成・内容・伝え方が、具体的に解説されています。

「話に根拠が3つ必要な理由」「削るべき無駄な話とはなにか」など、話すロジックをひとつひとつ学ぶことで、会話を短くまとめ聞き手にイメージさせる力が身につくでしょう。

「話が長い」と言われた経験のある方に、おすすめです。

 

説明組み立て図鑑

犬塚壮志氏の「あてはめるだけですぐ伝わる 説明組み立て図鑑」も、説明がうまくなる方法が学べる本です。目的やシチュエーション別に、80の説明の型が収録されています。

説明の方法は、目的やシチュエーションに応じて異なります。たとえば、時間がない人にじっくり説明しても聞いてもらえず、詳細を知りたい人に端的に伝えても足りないと言われるでしょう。

そのような、シチュエーションごとの最適な説明方法が知りたい方に、おすすめです。

 

まんがでわかる! 頭のいい説明「すぐできる」コツ

説明がうまくなる方法が学べる本として、鶴野充茂氏・藤沢涼生氏の「まんがでわかる! 頭のいい説明「すぐできる」コツ」も挙げられます。

この本は、デザイナーの女性が頭のいい説明を学びながら、競合コンペで勝っていくストーリーです。

「結論から始める」「箇条書きで説明する」などの、説明がうまくなる基本的なポイントが、わかりやすく解説されています。

ストーリー形式の方が理解しやすい方におすすめです。

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【状況説明が上手くなる方法】上司に「意味が分からない…」といわれない状況報告のコツ

会話する男性二人ビジネスマン

本章では、上司や同僚から「意味がわからない」「つまりどういうこと?」と言われなくなる、状況説明の上達方法を2つ紹介します。

  • 今から話す内容にタイトルをつける
  • 結論が知りたいか事の経緯から聞きたいか上司に尋ねる

状況説明が苦手な方は、ぜひ最後までお読みください。

 

今から話す内容にタイトルをつける

状況説明がうまくなる方法として、話す内容に「業務のやり方の相談」「重要な報告」などのタイトルをつけることが挙げられます。

「仕事の進め方を教えてください」と最初に伝えると、聞き手はなんの用事で話しかけられたのか、すぐに理解できます

反対にタイトルを伝えなければ、なんの用事で話しかけられているのか、聞き手はわからないままです。それでは、一生懸命話しても「意味がわからない」と言われてしまいます。

自分が今から話す内容はなにか、話しかける前に一度考えてみてください。

 

結論が知りたいか事の経緯から聞きたいか上司に尋ねる

結論と経緯のどちらを知りたいか、上司に尋ねるのも状況説明がうまくなる方法です。しかし、「結論か経緯のどの順番で聞きたいですか?」と馬鹿正直に尋ねると、怒られてしまいます。

「まずは事の経緯からお伝えしてよいでしょうか?」または、「結論からお伝えしてもよいでしょうか?」と尋ねてください。「いや、結論から言ってくれ」「経緯から教えてくれ」と、返ってくるでしょう。

同じ人でも状況によって、結論から聞きたいか経緯から聞きたいかは異なります。「前は結論から言えって言ったのに」と思わずに、こちらのやり方で適切な説明方法を探りましょう。

 

まとめ|説明が上手くなる方法はプロから学ぶのがおすすめ

コミュトレ

本記事では、説明がうまくなる方法を解説してきました。説明がうまくなるには、多数のコツを身につけることが大切です。

コミュニケーションのプロの講義や本から、プロも使っている実践的なコツ・テクニックを学びましょう。

また、その際には、自分の説明力の強み・課題の把握も大切です。自分になにが足りないのかを知らなければ、身につけるべきコツもわからず、効果的なトレーニングは行えません。

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1967年 東京都出身。 東京工科大学機械制御工学科在学中に、輸入商社のスタートアップに参加。 1996年 株式会社コミュニティネット入社。営業所長として、PCソフト及びBTOパソコンの販売、ISP、IP電話代理店など、新規事業を立ち上げる。 1999年 「日本を元気にする会社を創りたい」と株式会社アイソルートを設立(eラーニング製品の開発)。専務取締役として営業、開発、財務の各責任者を歴任。 2004年 同社代表取締役に就任。以降19年間連続黒字と最高売上高更新中。 2007年 新宿区優良企業表彰「経営革新賞」受賞。 2012年 日経トップリーダー「本当に強い中小企業ランキング」全国総合14位、IT業界2位に選出。 2024年 ダイヤモンド社から書籍『話せる、伝わる、結果が出る!コミュトレ』を発売し、紀伊國屋書店ビジネス書第1位、Amazonセールス営業本第1位を獲得。

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