仕事におけるコミュニケーション能力の重要性とは？ 高い人の特徴と鍛える方法

「仕事でコミュニケーション能力を高める理由は？」

「コミュニケーション能力を高める方法が知りたい」

 

このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。

仕事のコミュニケーション能力を高めると、人間関係が良好になってストレスが減り、情報共有が図られ生産性が向上します。

本記事では、仕事でコミュニケーション能力を高める重要性や、鍛える方法を紹介します。

また、鍛えるには自身のコミュニケーションの強み・弱みを、最初に把握しておくことが大切です。

 

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仕事でコミュニケーション能力が重要な理由は？

本章では、仕事でコミュニケーション能力が重要な理由を3つ紹介します。

• 人間関係を良好にして仕事を楽しくする
• 認識や情報の伝達ミスをなくして生産性を向上させる
• 周りの協力を得て新しいことに挑戦する

把握しておくと、なぜ仕事にコミュニケーションが必要なのかがわかるでしょう。

 

人間関係を良好にして仕事を楽しくする

仕事でコミュニケーション能力が重要な理由として、人間関係が良好になり、仕事が楽しくなることが挙げられます。

互いに内面まで理解し合える、良好な関係性が築けるためです。

コミュニケーション能力を、「うまく話す力」「おもしろく話す力」と考える方は多いでしょう。しかし、自分の考えを伝える力や相手の気持ちを考える力も、コミュニケーション能力の一部です。

現在仕事でストレスを感じている方も、人との関わりがスムーズになり、楽しく仕事ができるでしょう。

 

認識や情報の伝達ミスをなくして生産性を向上させる

認識や情報の伝達ミスがなくなり、生産性を向上させられることも、仕事でコミュニケーション能力が重要な理由です。

適切な報連相やナレッジの共有によって、ミスの早期発見・業務効率化が図れるためです。

反対にコミュニケーション能力が不足していると、伝えられた情報にミスがあったり、そもそも情報を伝えてもらえなかったりします。

報連相が行われていなければミスが大きくなってから発覚し、ナレッジが共有されていなければ同じ失敗が何度も繰り返されます。

それらの問題が職場で頻繁にある場合は、改善が必要です。

 

周りの協力を得て新しいことに挑戦する

仕事でコミュニケーションが重要な理由として、周りの協力を得て新しいことに挑戦できる点も挙げられます。

信頼関係や協調関係を築けるためです。頼みごとをしても嫌な顔をされることなく、進んで協力してくれるでしょう。

反対に、コミュニケーション能力が低いと周囲の協力は得られません。嫌いな人のために、力を貸したいと思う人はいないためです。

新しいことに挑戦する以外にも、上司からのアドバイスや取引先との交渉などで、相手へ協力を依頼する機会は多くあります。その際に困らないように、事前に鍛えておくとよいでしょう。

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仕事でコミュニケーション能力が高い人の3つの特徴

本章では、仕事でコミュニケーション能力が高い人の3つの特徴を紹介します。

• ロジックが明確で納得ができる
• 相手の立場や背景を理解しながら話を進めている
• 例え話や資料などの高い表現力を用いている

これらの特徴が自分にないと感じる方は、ぜひコミュニケーション能力を高めてみてください。

 

ロジックが明確で納得ができる

仕事でコミュニケーション能力が高い人には、ロジックが明確で納得できる特徴があります。

「論理的思考力」や「説明・提案力」「構成力」にも優れているためです。

相手の納得を得るには、論理的であることや説明の流れが適切であること、相手の理解度に合わせていることが求められます。

自身の説得力に課題を感じる方は、ロジカルシンキングを身につけるのがおすすめです。

 

相手の立場や背景を理解しながら話を進めている

相手の立場や背景を理解しながら話を進めることも、仕事でコミュニケーション能力が高い人の特徴です。

仕事では、値下げをしたい交渉相手や忙しくて対応する時間がない上司など、さまざまな立場・背景の人とコミュニケーションをとります。

その際、自分が伝えたいことだけをロジカルに伝えても、良好な関係は築けません。相手の状況をふまえることが必要不可欠です。

そのため、多くの人と良好な関係を築ける人は、相手の立場や背景を理解できる特徴があります。

 

例え話や資料などの高い表現力を用いている

仕事でコミュニケーション能力が高い人の特徴として、例え話や資料などを用いるなど、表現力が高い点が挙げられます。

難しい話であっても、表現力が高いと相手は話を理解しやすく共感も得られるためです。

難しい話をするとどうしても、相手は途中で興味を失ってしまったり、つまずいてしまったりします。

その際には、例え話や資料を用いるなどしてみましょう。

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【即実践】仕事のコミュニケーション能力を高める5つの方法

本章では、即実践できる、仕事のコミュニケーション能力を高める5つの方法を紹介します。

• プロに相談して足りない能力を知る
• 仕事におけるコミュニケーションの種類と特徴を理解する
• 結論から簡潔に伝える
• 挨拶・報連相など仕事の基本を大切にする
• 「伝える」ではなく「伝わる」を意識する

ぜひ、今日から使ってみてください。

 

プロに相談して足りない能力を知る

即実践できるコミュニケーション能力を高める方法として、プロに相談して足りない能力を知ることが挙げられます。

コミュニケーション能力には、傾聴力や説明・提案力、論理的思考力など多くの力が求められます。

そのため、自分自身ではどの部分が弱点なのか、判断ができません。

自分の強み・弱みを知らないままでは、気をつけるべきこともわからないため、まずはプロに相談して足りない能力を知っておきましょう。

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仕事におけるコミュニケーションの種類と特徴を理解する

即実践できるコミュニケーション能力を高める方法として、仕事のコミュニケーションの種類と特徴を、理解しておくことも大切です。

仕事のコミュニケーションの種類は以下の3つです。

• 対面のコミュニケーション
• チャットのコミュニケーション
• メールのコミュニケーション

対面では、表情や仕草が伝わります。しかし、チャット・メールでは表情が見えない分、感情が伝わりにくい傾向があります。

特に、メールは硬い文章になりがちです。近くの部署の人には、対面で伝えるのがよいでしょう。

 

結論から簡潔に伝える

結論から簡潔に伝えることも、即実践できる仕事のコミュニケーション能力を向上させる方法です。

結論を最初に理解できると、誤解や不必要なやりとりが減り、話がスムーズに進みます。

しかし、最初に多くの情報を伝えてしまうと、相手は混乱してしまいます。

そのため、結論を伝える際には冗長な表現は避けて、理解できる必要最低限の情報から話すようにしましょう。

相手が理解できたことを確認してから、結論に至った理由・根拠や具体例を述べていくのがおすすめです。

 

挨拶・報連相など仕事の基本を大切にする

即実践できる仕事のコミュニケーション能力を高める方法として、挨拶・報連相を大切にする点も挙げられます。

挨拶や報連相は最低限のビジネスマナーでもあり、信頼関係を構築する重要な要素でもあります。

挨拶やお礼、報連相を常に心がけておくと、周囲から「親しみやすい人」「責任感がある人」と思われるためです。

仕事に関係ないこととして挨拶を軽視する方もいます。しかし、重要な仕事を任されるためには周囲との信頼関係の構築が欠かせません。

挨拶・報連相など、仕事の基本は大切にしましょう。

 

「伝える」ではなく「伝わる」を意識する

「伝える」ではなく「伝わる」を意識するのも、即実践できる仕事のコミュニケーション能力向上の方法です。

会話や説明では、双方が理解し合っている状態がよい状態です。しかし「伝える」だけを意識していても、相手からの理解は得られません。

「伝わる」を意識するには、相手に興味を持ち、観察しながら話を進めてみましょう。

興味を持っていれば、自然と表情や声のトーン・身振り手振りなどに目が向き、相手が理解しているかどうかを確認しながら話せます。

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仕事で必要なコミュニケーション能力3選

本章では、仕事で必要なコミュニケーション能力を3つ紹介します。

• 傾聴力
• 説明力・提案力
• 雑談力

それぞれ、身につける方法も解説するため、ぜひ参考にしてください。

 

傾聴力

傾聴力とは、あいづちや質問を行い、積極的に聞く力のことです。単に黙って話を聞いているよりも、相手から話を引き出し、深いレベルで理解できます。

傾聴力に大切なのは、相手に話を聞いていると伝えることです。

そのためには、以下の3つを意識するとよいでしょう。

• 相手の意見を否定しない
• あいづちやリアクションをしっかり取る
• 適宜質問を行う

「自分の話をしっかり聞いてもらえている」と思わせることで、相手からの信頼も高められます。

 

説明力・提案力

説明力・提案力とは、自分が持っている情報や考えを正確に伝え、行動をうながす力のことです。

仕事では「顧客を説得し購買行動を起こさせる」「上司に進捗を伝える」「チームメンバーと情報を共有する」など、多くの場面で求められます。

説明力・提案力を身につけるには、論理的思考力を高めることと、結論から話すテクニックを活用するのがよいでしょう。

 

雑談力

雑談力とは、初対面の相手とでも雑談できる力のことです。雑談力が高ければ、どのような人とでもコミュニケーションが円滑に行えるため、信頼関係を構築しやすくなります。

雑談力を高めるには、以下の2つの方法が有効です。

• 事前に話題を用意しておく
• クローズドクエスチョン・オープンクエスチョンを使い分ける

いつ雑談を行えばよいかわからない方は、挨拶をきっかけに始めるのがおすすめです。

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仕事のコミュニケーションにおけるよくある質問とは？

本章では、仕事のコミュニケーションでよくある質問を紹介します。

• 仕事のコミュニケーションが苦手な人におすすめの職種は？
• 仕事でコミュニケーションを取らない人の心理とは？

コミュニケーションに課題を感じる方は、ぜひ参考にしてください。

 

仕事のコミュニケーションが苦手な人におすすめの職種は？

仕事のコミュニケーションが苦手な人におすすめの職種は、主に以下の3つです。

• プログラマー
• Webライター
• データ入力

コミュニケーションが苦手な方は、1人で作業できる仕事が向いています。

しかし、どのような職も、将来的にはコミュニケーションが求められる点に注意が必要です。

たとえば、プログラマーはSEになると、顧客へのヒアリングやチームメンバーの管理も職務に加わります。

1人でできる仕事に就いた方も、将来のために鍛えておくのがおすすめです。

 

仕事でコミュニケーションを取らない人の心理とは？

仕事でコミュニケーションを取らない人の心理は、主に以下の2つにわけられます。

• 話す必要性を感じていない
• なにを話していいかわからない

話す必要性を感じていない方は、「仕事さえしていればいい」「自分の意見は重要ではない」と考えています。

雑談も仕事に必要と伝えたり、意見を求めたりすると、改善できるでしょう。

また、なにを話していいのかわからない方には、相手が興味を持つ話題を提供するのがおすすめです。自然と話し始めてくれるでしょう。

 

仕事におけるコミュニケーションの悩みはプロに相談

本記事では、仕事のコミュニケーションが重要な理由や、コミュニケーション能力が高い人の特徴を紹介しました。

「職場で人間関係のストレスがある」「情報伝達や認識の齟齬が多い」と感じる方は、ぜひトレーニングを行ってみてください。

トレーニングの際には、自分の強み・弱みを把握しておくのがおすすめです。

「傾聴力」「説明・提案力」「雑談力」など、どの能力に課題があるのか知っておくと、意識すべき点や最適なトレーニング方法がわかるためです。

 

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