「説明下手に共通する特徴や原因が知りたい」
「説明下手を改善する具体的な方法は？」
このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。
説明下手は、結論や要点をまとめずにだらだら話してしまうことや、聞き手の知識量や状況に配慮しないことが原因です。
本記事では、説明下手な人の特徴や改善する具体的なポイントを解説しています。
説明下手を効率的に改善したい方は、コミュトレを利用しましょう。
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目次
説明下手を改善する手段は主に2つ！
本章では、説明下手を改善する手段を紹介します。
- 本やニュースからプレゼン力・話力を学ぶ
- 専門家のトレーニングを受ける
詳しく解説するので、説明下手を改善する際の参考にしてください。
独学で説明下手改善を目指すなら｜本やニュースからプレゼン力・話力を学ぶ
説明下手の改善には、論理的思考を学ぶことが大切です。本やニュースは、伝えたい情報を最低限の言葉でまとめているため、説明のノウハウを学ぶ良いお手本といえます。
頭の中の情報整理が苦手であれば、説明の組み立て方を学べる本を選ぶなど、課題に合わせて対策しましょう。
効率的に説明下手を改善するなら｜専門家のトレーニングを受ける
説明下手の改善は難易度が高く、挫折してしまう方も多いです。そのため、専門家に相談し、アドバイスやトレーニングを受けるのも良いでしょう。
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そもそも、説明下手とはどんな人？共通する5つの特徴
説明下手を改善するためには、説明が下手な人の特徴を知っておくことが大切です。
本章では、説明下手な人に共通する5つの特徴を紹介します。
- 要点が定まらない
- 感情的に話す
- 主語や目的語を省く
- 内容に根拠がなく抽象的
- 自分本位に話を展開する
それぞれ、簡単な解決策も解説しています。ぜひ参考にしてください。
要点が定まらない
説明下手の特徴として、要点が定まらないことが挙げられます。要点を明確に伝えなければ、相手に上手く説明できません。
要点を明確に伝えられない原因として、頭に浮かんだことをそのまま話してしまっている点が挙げられます。それでは、自分自身が何を伝えたいのかすら、説明の途中で見失ってしまうでしょう。
頭の中で一旦整理してから話し始めることで、要点を相手に伝えながら説明できます。
感情的に話す
男女問わず、感情的・主観的に話してしまう方は多い傾向にあります。
感情や主観が入ると、相手に要点を伝えるのが難しくなります。時系列が前後したり、関係ない話が混ざり込みやすくなったりするためです。
分かりやすく伝えるには、客観的・論理的な説明が大切です。物事を順序立てて伝えることを意識すれば、感情や主観を排除できます。
主語や目的語を省く
主語や目的語を省くと、誰の話なのか、何について話しているのかが伝わりづらいです。
相手は何の話なのか考えなければならないため、話に集中できなかったり、手間が増えてイライラしてしまったりします。
伝えたいことを口にするだけではなく、相手が理解しやすいような話し方を意識しましょう。「5W1H」を活用することで、主語や目的語を省く癖は改善できます。
内容に根拠がなく抽象的
説明下手な人の特徴として、話の内容に根拠がなく抽象的すぎる点も挙げられます。分かりやすく伝えようとしても、説明の中に具体的な根拠や数字がないと、聞いている人はイメージしづらいです。
お互いのイメージがずれたまま業務を進めてしまうと、後々大きなトラブルにつながりかねません。
説明する際は、根拠や数字を盛り込み、イメージを共有できるようにしましょう。
自分本位に話を展開する
「これくらいなら伝わるだろう」と勝手に判断し、自分本位に話を展開することも、説明下手な人に多く見られる特徴です。
相手が必ず自分と同じ認識・理解度であるとは限りません。伝達ミスを避けるため、相手が話を理解できているか逐一確認しましょう。
また、自分本位に話を展開する人は、早口な傾向があります。上手な説明には、互いのペースを合わせる優しさも必要です。
説明下手が招く4つのデメリット
ここまで、説明下手な人の特徴を紹介してきました。
本章では、説明下手が招く4つのデメリットを紹介します。
- 言いたいことが正しく伝わらない
- 聞き手をイライラさせてしまう
- 「説明が下手な人＝仕事ができない」と思われがち
- 業務に遅れが生じてしまう
最後まで読み進め、改善するためのモチベーションにしてください。
言いたいことが正しく伝わらない
言いたいことが正しく伝わらないと、会議で発言が採用されなかったり、業務上のミスが増えたりします。
また、誤解を招き、人間性を損なってしまう可能性もあります。ビジネスシーンだけでなくプライベートでも、大きなデメリットです。
ビジネス・プライベートの充実を図るためにも、説明下手の改善を行いましょう。
聞き手をイライラさせてしまう
ビジネスシーンでは、時間に追われている場面も多いです。そのため、要領を得ない下手な説明は、聞き手をイライラさせてしまいます。
「結局何が言いたかったの？」と聞き返された経験のある方は、聞き手をイライラさせてしまっている可能性があります。
職場での良好な関係性のためにも、説明下手の改善は欠かせません。結論から述べるなど、簡潔な説明を意識しましょう。
「説明が下手な人＝仕事ができない」と思われがち
職場では、筋道を立てて論理的に話すことが求められます。そのため、説明が下手な人は仕事ができないと思われてしまいます。
自分の考えを分かりやすく正確に伝える能力は、ビジネスパーソンに求められる必須スキルのひとつです。
仕事ができないイメージを抱かれると、チャンスを失う恐れもあります。デメリットを避けるためには、説明下手を放置せず、改善に取り組んでください。
業務に遅れが生じてしまう
説明下手が招くデメリットとして、業務に遅れが生じてしまう点も挙げられます。
説明が下手だと、何度も説明しなければならないため時間を要するうえに、正しく共有されないことも多いです。
正しく共有されない状態では、間違った仕様で進めてしまう可能性があります。時間も労力も無駄になり、業務に大幅な遅れが生じてしまうでしょう。
説明下手になってしまう2大要因とは？
本章では、説明下手になってしまう2大要因を紹介します。
- 事前に考えや要点を整理していない
- 聞き手への配慮が不足している
原因を理解しておくことで、改善の役に立つでしょう。
事前に考えや要点を整理していない
説明下手になってしまう大きな要因として、事前に考えや要点を整理していない点があります。
伝えたいことを整理できていない状態で話すと、順序立てた説明ができません。そのため、相手から理解を得るのが難しいです。
理論的な説明を行うには、事前に考えや要点をまとめる作業が大切です。会話を始める前に、結論と理由を考えておくと良いでしょう。
聞き手への配慮が不足している
聞き手への配慮が不足していることも、説明下手になってしまう大きな要因です。
専門知識のない相手に専門用語を使ったり、時間がない相手に事細かに説明したりしても、正しい理解は得られません
聞き手の理解度や立場を考慮して、話すスピードや言葉遣いを工夫すると良いでしょう。
まずは、「相手の知識量」「説明できる時間」の2点を、意識してみるのがおすすめです。
説明下手を改善するには？意識すべき5つのポイント
ここまで、説明下手になってしまう要因を解説してきました。
本章では、説明下手を改善する際、意識すべき5つのポイントを紹介します。
- 説明の目的を明らかにすること
- 事前に言いたいことをまとめておくこと
- 聞き手に合わせた話し方を選択すること
- 要点と結論をシンプルに伝えること
- 相手の疑問に答えること
それぞれ詳しく解説します。
説明の目的を明らかにすること
相談も含めた丁寧な説明や、一言で済む事実報告など、説明にはさまざまなケースがあります。
相手の聞く姿勢を整えるためにも、説明の目的を明らかにすることが大切です。
説明の最初に、「相談ですが」「報告ですが」をつけるだけでも、相手の理解度は大きく変わります。
事前に言いたいことをまとめておくこと
上手な説明には要点を伝えることと、順序立てて説明することが非常に重要です。
そのためには、事前に言いたいことをまとめておくことが役に立ちます。
伝える優先順を考慮し、台本のような形で簡単にまとめておくのがおすすめです。よりスムーズに説明できるでしょう。
聞き手に合わせた話し方を選択すること
説明下手の改善には、聞き手に合わせた話し方を選択することも大切です。
話すスピードや声の大きさ、語彙の難易度などを、相手に合わせて調整しながら話してみてください。
その際には、話しながら相手の表情や様子をうかがい、理解しているかどうか確認することも忘れないようにしましょう。
要点と結論をシンプルに伝えること
要点と結論をシンプルに伝えることは、説明下手の改善に大きな効果をもたらします。
説明下手な人には、だらだらと話すだけで要点と結論を分かりにくくしてしまっている人が多いためです。
最も伝えたいことは、簡潔に短い文章で伝えましょう。
相手の疑問に答えること
相手の疑問が解消されて初めて、説明が上手くいったといえます。疑問に答えないまま説明を続けてしまうと、相手は内容が理解しづらいです。
説明下手を改善するためには、相手の疑問に答えることを意識しましょう。相手の立場に立って、どのような疑問を抱くのか推測するのがおすすめです。
説明下手を改善するためにおすすめのテクニック5選
説明下手の改善には、ポイントを押さえたうえで、テクニックを活用するのが効果的です。
本章では、説明下手を改善する、おすすめのテクニックを5つ紹介します。
- 主語の明示
- 5W1Hの活用
- ワンセンテンス・ワンミーニング
- PREP法
- SDS法
ぜひ、実際に活用してみてください。
主語の明示
主語の明示は、説明下手を改善するために必要なテクニックです。
説明下手な人は、自分が分かっている部分を省略する傾向があります。
「自分・貴方」「自社・他社」を明確に示すことを徹底しましょう。それだけで、説明下手が解決できるケースもあります。
5W1Hの活用
5W1Hの活用も、説明下手の改善には有効なテクニックです。5W1Hとは、説明に大切な以下の6つの要素の頭文字をまとめたものです。
- 「When（いつ）」
- 「Where（どこで）」
- 「Who（だれが）」
- 「What（なにを）」
- 「Why（なぜ）」
- 「How（どのように）」
話の順序が明確化されるので、伝わりやすさがアップします。
ワンセンテンス・ワンミーニング
説明下手改善のテクニックとして、ワンセンテンス・ワンミーニングを意識することも大切です。
ワンセンテンス・ワンミーニングとは、一つの文章には一つの情報しか含めてはならないという意味の言葉です。
情報が聞き手に伝わりやすく、話し手自身も要点を絞りやすくなります。
PREP法｜最初に結論を述べる
要点と結論を伝えられるようになりたい方は、PREP法を用いるのがおすすめです。
PREP法とは、「結論」「理由」「具体例」「結論」の順番で説明する手法です。
PREP方では何を言いたいのか始めに伝えるため、相手は内容の全体像がつかみやすくなります。
SDS法｜最初に要点を述べる
聞き手に端的に情報を伝えられるようになりたい方は、SDS法を用いるのがおすすめです。
SDS法とは、「要点」「詳細」「要点」の順番で説明する手法です。主に、ニュース番組で用いられています。
PREP法よりもシンプルなので、すぐにでも会話に取り入れられます。
説明下手を効率的に改善したい人はコミュトレの無料相談＆アドバイスを活用しよう！
説明下手の改善には、主語の明示や聞き手に合わせた話し方が有効です。ぜひ、本記事を参考に、説明下手の改善に取り組んでください。
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