「知っている」を「できる」に！ビジネスコミュニケーションの知識を身につけるコツ

こんにちは。コミュトレの冬木です。

 

たまに、コミュトレの無料コンサルティングに来られたお客様から

「転職先で高度なコミュニケーション能力が求められるようになったが、本を読んで自分なりに実践してもやっぱりうまくいかない」

「結局は、生まれつきの地頭の良さや、センス才能の問題ではないか」

というご相談を伺います。

 

本を読んで学ぼうとしてもうまくいかない理由は、弊社の研究結果でいえば「個人の資質」とはあまり関係ない、ということがわかっています。

というのも、過去に「京都大学大学院の理系研究者」や「JAXA（宇宙開発機構）勤務者」、医師・国家公務員など、一流大学卒の（いわゆる）エリート層の方も数多くコミュトレを受講されましたが、

全員共通して「説明が分かりにくいと言われた」「相手に納得してもらえない」という課題をおもちでした。

 

なので、個人の問題というより、むしろコミュニケーション能力特有の要因が潜んでいることが判明しました。

 

原因を正しく理解し、そのうえで適切に学んでいけば、誰でも最短1日で「話し方が少し変わってきた！！」と実感できるはず。

 

今回は、「知っている」知識を「できる」に変えるための効果的・効率的学習方法についてご紹介します。是非参考にしてみてください。

 

1. コミュニケーションの知識を「知っている」のに、うまくいかない理由

コミュニケーションの知識については、誰もが本やweb記事、youtube動画などで誰もが1度以上聞いたことがあるかもしれません。

なんとなく「結論から言う、とかですよね」とイメージが湧く方もいるでしょう。

 

しかし、それでもなぜうまくいかないのか？その理由はビジネスコミュニケーション能力の9割は、言葉では説明できない「暗黙知」だからです。

 

知識は、言葉で説明できる形式知と、言葉では説明できない暗黙知の2種類に分けられます。

よく、本やyoutube動画などで「話すときは簡潔に、結論から言いましょう」「相手の感情に配慮しましょう」などの説明がありますよね。

それこそ、言葉で表された形式知です。

 

一方で、暗黙知は「身体」で覚えるものであり、言葉ではすべてを説明しきれません。

たとえば自転車に乗るとき、ごく自然に上半身のバランスをとれたとしても、「どうすれば、身体のバランスを保てるのか」を言葉で説明できるでしょうか？意外と難しいですよね。

むしろ、何度も乗っているうちに、だんだんバランス感覚がつかめるようになったのではないでしょうか。

 

実は、ビジネスコミュニケーションの9割は、この暗黙知。言葉で説明できることは、全体のごくわずかなんです。

 

たとえば、「結論から言う」というシンプルな知識ひとつとっても、

・どのような表情やトーンで言えば、自信が伝わるのか

・どんな言葉を選べば、やわらかく聞こえるか

・どこまでいえば、言葉足らずにならず、十分な説得力をもたせられるか

これらはすべて、ビジネス現場で使いこなすために必要な知識ですが、ここまでセットで教わることはほとんどないのではないでしょうか。

 

だからこそ、「結論から簡潔に言う」ことを形式知として知っているだけでは、いざ現場になると「結論から言っているはずなのに、なぜか伝わらない」など、想定外のエラーが発生してしまうのです。

 

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2. ビジネスコミュニケーションの知識を職場で使いこなす手順

本やyoutube動画では十分に学べないとしたら、どうすれば知識を正しく使いこなして、業績につなげることができるのでしょうか。

ここでは、20年間にわたり、10万人以上の社会人の成長データを分析した結果みえてきた、最も効率的な手順をご紹介します。

 

【ビジネスコミュニケーション能力の知識を職場で使いこなす手順】Step1. 自分の現在地と目標を知るStep2. 状況に合ったコミュニケーションの型を知るStep3.  無意識にできるようになるまで反復練習する

以下、順番にみていきましょう。

 

Step1.自分の現在地と目標を知る

ビジネスコミュニケーション能力を職場で使いこなすための最初の手順は、自分の現在地と目標を知ること。

 

大学受験に臨む際、行きたい大学や今の偏差値を知らず、いきなり問題集を開いて解き始める人がいたら、あなたはどう思いますか。

 

「行きたい大学が決まらないと、どの問題集を使ったらいいか分からないんじゃない」

「今の偏差値が分からないと、目指す大学とどのくらいギャップが見えないから、どれくらい努力すればいいか分からないよね」

 

おそらく、こう思った方も多いのではないでしょうか。

 

実はビジネスコミュニケーション能力を最速で身につけるときも全く同じ。

まずは自分の現在地、そして目指すべき目標を知ることが重要です。あなたにとって必要な努力の量は、この２つで決まります。

 

その際、課題はできるかぎり「数字」で把握すると、納得感が生まれやすくなるでしょう。

 

Step2. 状況に合った「コミュニケーションの型」を知る

ビジネスコミュニケーション能力を職場で使いこなす手順2つ目は、状況に合った『コミュニケーションの型』を知ること。

 

「え、コミュニケーションの仕方に、型なんてあるんですか」と思う方も多いでしょう。

 

スポーツの世界では、いきなり試合に出るのではなく、まず「基本の型」を覚え込みますよね。

ビジネスコミュニケーション能力も同様に、すべてのコミュニケーションに「基本の型」が存在します。

 

というのも、「人間が他人の話を理解したり、納得するプロセス」は、その本人の性格・特性というより、「ある特定の立場、特定の状況に置かれた人間であれば、本質的に共通している」と判明しているからです。

なので、そのプロセスに沿ったコミュニケーション方法を「基本の型」として守ることで、状況に合わせて臨機応変にコミュニケーションをとることができます。

 

例えば、先日、日系メーカーから外資系企業に転職されたある受講生は、このようなことをおっしゃっていました。

「いままで、周りの同僚の論理的思考力がすごすぎて、会議で一生懸命発言しても”何を言いたいのかわかりづらい”、と言われていたんです。しかし、僕の課題に合わせて教えていただいた”ＰＲＥＰ法”（結論-理由-事例-結論、の順で発言する型）を会議で実践したら、”なるほど～”と反応が180度変わりました！型をきっちり守ると、ここまで違うんですね！」

 

本を読むと、さまざまな細かいノウハウ・テクニックを知ることができますよね。

私たちはつい本を読んで「結局どうすればいいんだろう」となりがちですが、最初に基本の型を身につけると迷いがなくなります。

なので、本に載っているテクニックを上手に生かせるようになりますよ。

 

Step3.  無意識にできるようになるまで反復練習する

ビジネスコミュニケーション能力を職場で使いこなす手順３つ目のは、無意識にできるようになるまで、反復練習すること。

 

スポーツが上手くなりたい！と思って基本の型を知っても、実際に体を動かすことで初めて「こうすればいいのか！」と実感できますよね。

受験勉強でも、問題集を何度も解くことによって、だんだん早く解けるようになったのではないでしょうか。

ビジネスコミュニケーション能力を身につけるプロセスも全く同じ。

 

前述した基本の型も、頭で理解しただけでは、とっさの状況ですぐに使いこなせるかというと、そうでもない場合があります。

自分のものにするには、非常に単純ですが「繰り返し実践練習を積む」こと。

 

例えば、先の例で受講生が述べていた「PREP法」も、はじめは多くの方が「頭では分かっているんですけど、やってみてもうまくいかない」とおっしゃいます。

 

そこでコミュトレでは、実際の仕事シーンを想定した実践練習を繰り返し積んでいただくのですが、早い方で1週間後から早速

「あ、理由ってこういうふうにつたえると嫌味がないんですね」

「こういう根拠や事例を入れると、たしかに説得力が高まりますね！」

と実感されるようになります。

 

基本の型を実践する際の細かなニュアンスを発見し、やってみて相手からフィードバックをもらう、というプロセスを繰り返すのですが、その過程で「本を読んでもweb記事を見てもつかめなかったコツをつかめた！」と非常に好評いただいております。

 

3. 自分の課題に合う知識を知る効率的な方法

「効率的に暗黙知を使いこなすには、まず自分の現在地と目標を知ることが確かに大事だな」と感じる方は多いです。

 

とはいえ、

「ビジネスコミュニケーション能力はこれまで学校で教わらなかったし、本を読んで自分なりにやってもなんかうまくいっていない…」

「上司や同僚に聴くのもちょっと恥ずかしいし、申し訳ないよな‥‥」

と思い悩むこともありますよね。

 

オススメは、ビジネスコミュニケーション能力の専門家に相談してみること。

 

コミュトレでは、毎月100名限定で相談会を開催しております。ビジネスコミュニケーション基礎能力診断を受けていただき、その定量データをもとに解説します。

「自分の長所や課題を俯瞰し、効率的に結果につなげる方法がわかる」と好評いただいております。

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