コミュニケーション不足の原因は、業務効率化を推し進めた結果、会話のきっかけが減少したことです。
本記事では、コミュニケーション不足の原因と、改善に向けた効果的な対策法を紹介します。
最後まで読み進めることで、組織全体が連携するため、これからなにを実施すべきかが見えてくるでしょう。
また、個人のコミュニケーション能力が低い場合、改善策を実施しても効果は得られません。
その際には、従業員一人ひとりのコミュニケーション能力の改善にも、一緒に取り組むのがおすすめです。
「コミュトレ」のビジネスコミュ力診断を受けると、自分のコミュニケーション能力の強み・弱みが把握でき、適切なトレーニング方法もわかります。
ぜひ以下から公式LINEを追加して、個々の能力の改善にも、取り組んでみてください。
目次
社内のコミュニケーション不足を放置するリスク
社内のコミュニケーション不足を放置すると、ミスが起こりやすくなるリスクがあります。
質問や相談がしにくい環境になり、情報共有が行えず組織が連携できないためです。
さらに、従業員がストレスを抱えやすくなることで、モチベーションの低下や離職率の上昇を招くリスクもあります。従業員のやる気がなくなり、教えていた人に次々と辞められてしまっては、職場のミスは余計に増加します。
その状態では、個人がどれほど一生懸命仕事をしても、生産性は一向に改善しないでしょう。
職場がそのような状態になっている場合は、コミュニケーションが不足していないか、ぜひチェックしてみてください。
社内でコミュニケーション不足が発生する4つの原因
企業にマイナスをもたらす社内のコミュニケーション不足には、早期の対策が必要です。
本記事では、正しい対策を講じるために、社内でコミュニケーション不足が発生する4つの原因を紹介します。
- 働き方の変化で会話の機会が減少している
- 経営陣と現場の対話が不足している
- 業務以外の会話がしにくい雰囲気になっている
- 業務の悩みや不明点を相談できる相手がいない
詳しく解説するので、コミュニケーション不足の原因を見つける手助けにしてください。
働き方の変化で会話の機会が減少している
社内でコミュニケーション不足が発生する原因として、働き方の変化で会話の機会が減少していることが挙げられます。
会話は、「偶然目が合った」「休憩のタイミングが一緒だった」などのきっかけで始まります。
しかし、テレワークなどオンラインで1人黙々と仕事を行う形では、会話のきっかけが発生しません。
人間関係が構築できないため、相談や質問もしにくい環境であり、余計にチーム間での全体的な会話が減少してしまっています。
特に、他部署・他拠点の同僚と関わる機会が滅多にありません。会話をしたこともない関係では、密な連携が必要となった際にミスが生じてしまうでしょう。
経営陣と現場の対話が不足している
経営陣と現場の対話が不足していることも、社内でコミュニケーション不足が発生する原因です。
経営陣と現場の考えにズレがあると、現場間でも意見の衝突が増加し、ギスギスしてしまうためです。
現場のコミュニケーションを良好にするには、経営陣の考えを現場に浸透させ、全員に同じ方向を向いてもらわなければいけません。
全体ミーティングなどで社長や役員の主張を伝え、現場との対話を行ってみてください。
「現場に経営陣の声が届いていない」「経営陣のビジョンに共感できない」などの問題があると、現場に不満が溜まりコミュニケーションが不足してしまいます。
業務以外の会話がしにくい雰囲気になっている
社内でコミュニケーションが不足する原因として、業務以外の会話がしにくい雰囲気なことも挙げられます。
「私語厳禁」「仕事の質問のみ」などを徹底して、業務効率を重視し過ぎているためです。
それでは人間関係が構築できず、仕事の話すらしにくくなり、業務効率の低下を招いてしまいます。
特に、オンラインで仕事を進める企業は注意が必要です。
わざわざ個別に通話したり、上司もいるグループで雑談したりする人はいません。自然と業務以外の会話がしにくい環境になってしまいます。
従業員がストレスや不満を抱えやすくもなるため、なんでも話せる雰囲気を意識しましょう。
業務の悩みや不明点を相談できる相手がいない
業務の悩みや不明点を相談できる相手がいないことも、社内でコミュニケーション不足が発生する原因です。
打ち解けていない相手に相談しても、「忙しいから後にして」「なぜそんなこともわからないんだ」と、怒られるかもしれないと考えてしまうためです。
特に新入社員などは、安心して話しかけられる人でなければ、業務の悩み・不安点すら相談できません。
職場全体の会話が少ない場合は、余計に話しかけづらく感じるでしょう。
業務の悩みや不明点を相談できなければ、生産性が低下するだけでなく、モチベーションも低下します。
先輩社員や上司に気軽に相談できる制度や、環境作りを行いましょう。
社内のコミュニケーション不足を解消する5つの方法
社内のコミュニケーション不足が発生する原因は、話しかけやすい雰囲気になっていないことです。
そこで、本章では社内コミュニケーション不足を解消する、5つの方法を紹介します。
- 1on1ミーティングを実施する
- メンター制度を導入する
- 社内の情報共有ツールを導入する
- フリーアドレス制を導入する
- 定期的に社内イベントを実施する
それぞれ解説するので、自社に取り入れられそうなものは、ぜひ試してみてください。
1on1ミーティングを実施する
社内のコミュニケーション不足を解消する方法として、1on1ミーティングの実施が挙げられます。
1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で対話するミーティングです。業務・プライベートでの悩みや、今後のキャリア形成など幅広いテーマで話し合います。
上司の人となりを知り、自分の言葉に共感してもらうことで、従業員は安心して働けるようになります。
ミーティング以外の時間でも会話が生まれ、コミュニケーション不足が改善するでしょう。
ただし、最初から深い話をするのに抵抗がある人もいます。10～15分の時間で、週1回から月1回定期的に実施するのがおすすめです。
メンター制度を導入する
メンター制度の導入も、社内のコミュニケーション不足を解消する方法として挙げられます。
新入社員が悩みを打ち明けやすくなるためです。
メンター制度とは、社歴の近い先輩社員が新入社員の指導係になる制度です。
先輩社員から積極的にコミュニケーションを取ってもらえると、新入社員は仕事だけでなくさまざまな悩みを相談できるでしょう。
学生から社会人になり戸惑うことも多い新入社員を、精神的にもサポートできます。
業務で関わりがない別部署の社員がメンターを務めた場合、業務の質問がしづらくなる代わりに、職場の人間関係の悩みが相談しやすくなります。
自社の状況によって使い分けてみてください。
社内の情報共有ツールを導入する
社内のコミュニケーション不足の解消は、「社内SNS」などの情報共有ツールの導入でも行えます。
ツールによって気軽にメッセージを送受信できると、情報共有のハードルが低くなるためです。
周囲との情報共有が苦手な人は、「相手の時間を奪ってしまうのが申し訳ない」「文面作成が面倒」と、考える傾向があります。
そのため、口頭・電話・メールでの報告をせずに、自分の判断で進めてしまいがちです。
しかし、ツールは相手の時間を奪うことなく、メールより短い文面で情報を送れます。
メッセージが記録に残り複数人が見られるツールを使うと、認識ミスや確認漏れなどのトラブル予防にも効果があります。
フリーアドレス制を導入する
フリーアドレス制の導入も、社内のコミュニケーション不足を解消する方法です。
オフィス内で固定の席を設けないことで、隣に座った人と意識的に会話する人が増え、社内全体で話しやすい雰囲気が作れるためです。
部署の垣根を超えた話により、刺激を受けてモチベーションが上がったり、新しいアイデアが生まれたりするメリットも得られます。
しかし、フリーアドレスには上司や先輩がどこにいるかわからず、質問しづらくなるデメリットもあります。
チーム間の連携が難しくなると感じた場合は、チームで座る場所を決める方法を試してみてください。
1人で集中したい人用に、席数の少ないフロアを設けておくのもおすすめです。
定期的に社内イベントを実施する
社内のコミュニケーション不足解消の方法として、定期的なイベント開催も挙げられます。
イベントをきっかけに、打ち解けられていない相手と親密になれるためです。
仲のよい相手が職場にいると悩みが相談しやすくなって、モチベーションが向上するうえに、他の人とのコミュニケーションのハードルも下がります。
おすすめの社内イベントは以下の4つです。
- 歓送迎会
- バーベキュー
- スポーツ大会
- ファミリーデー
- 表彰式
業務中の姿だけでなく、プライベートに近い部分も知ることで人間関係は深まります。
社内のコミュニケーション不足を解消するため、ぜひ実施してみてください。
社内のコミュニケーション不足を改善する際のポイント
社内のコミュニケーション不足を解消するには、従業員同士が話すきっかけを作るのが大切です。
しかし、ただきっかけを与えただけでは継続せず、その時だけの関係で終わってしまいます。
本章では、社内のコミュニケーション不足を、根本から改善する際のポイントを紹介します。
- 社内のコミュニケーション戦略を立案する
- 個人のコミュニケーション能力を高める
会話不足を実感している方は、ぜひ試してみてください。
社内のコミュニケーション戦略を立案する
社内のコミュニケーション不足を改善する際のポイントは、企業が主体となってコミュニケーション戦略を立てることです。
現場のメンバーだけで対応しても、コミュニケーションの重要性の周知が難しく、不満から一時的な取り組みで終わってしまうためです。
特に、情報共有ツールの導入などは、経営陣の協力なしにはできません。
改善の結果を出すには、企業が目的と重要性を従業員に周知しておきましょう。
また、反対に経営陣だけで対応した場合も、取り組みと現場の課題がマッチせず結果は出ません。
現場へのヒアリングを行い、課題を明確にしてからコミュニケーション戦略を立案しましょう。
個人のコミュニケーション能力を高める
個人のコミュニケーション能力を高めると、組織全体のコミュニケーション不足改善に効果的です。
相手を否定しない聞き方・話し方や、心理的安全性の作り方がわかり、会話の弾む環境が作れるためです。
現場だけでなく、経営陣・中間管理職も、今一度自身のコミュニケーション能力をチェックしてみましょう。
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また、コミュニケーション能力向上の方法を、以下の記事で詳しく解説しています。効率的にトレーニングして最短で結果を出したい方は、ぜひお読みください。
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