結論から話すコツ5選！ 結論ファーストが求められる理由と練習方法

「ビジネスで結論から話さなければいけない理由は？」

「結論から話すために覚えるべきコツが知りたい」

このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。

ビジネスで結論から話す理由は、短い時間で正確に伝えるためです。相手が一言でわかるよう、なにをしてほしいのかを最初に伝えるようにしましょう。

本記事では、結論から話すことが求められる理由や、覚えるべきコツを紹介します。あわせて練習方法やよくある質問も紹介するので、結論から話すための方法が理解できるでしょう。

しかし、結論から話すための練習には、練習パートナーを見つけることやお手本を見つけることが欠かせません。難しいと感じる場合には、プロに依頼するのがおすすめです。

 

「コミュトレ」では、プロと実践形式で会話しながら学べるため、効率的に結論から話す練習ができます。

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ビジネスで結論から話すことが求められる4つの理由

本章では、ビジネスで結論から話すことが求められる、4つの理由を紹介します。

• 仕事中は全員が忙しいため
• 話に説得力を持たせられるため
• 雑談ではないことを示して話に引き込めるため
• 重要箇所の伝え漏れを防止できるため

「結論から話せ」と言われた経験をお持ちの方は、ぜひ参考にしてください。

 

仕事中は全員が忙しいため

ビジネスで結論から話すことが求められる理由として、仕事中は全員が忙しいことが挙げられます。

仕事中に、話を聞く時間を無限に確保できる人はいません。全員が、限られた時間をやりくりして、話を聞く時間を設けています。

そのため、言いたいことがわからない会話や無駄に長い会話をされると、「忙しい中時間を作っているのに」とイライラさせてしまいます。

他人の時間を無駄にしないために、ビジネスでは結論ファーストの会話が大切です。

 

話に説得力を持たせられるため

話に説得力を持たせられることも、ビジネスで結論から話すことが求められる理由です。

結論から話すと、自分の考えや提案に自信を持っていることが伝わります。さらに、結論の後に理由や例を示せるため、相手も思わずうなずいてしまうでしょう。

商談でも会議でも、説得力は重要です。そのような場では結論ファーストを強く意識しましょう。

反対に、結論を後回しにすると、「自分の意見に自信がないんだな」と思われます。話を聞く前から検討に値しないと思われる可能性もあるため、注意してください。

 

雑談ではないことを示して話に引き込めるため

ビジネスで結論から話すことが求められる理由として、雑談ではないと示して話に引き込めることが挙げられます。

結論を最初に言えば、相手は仕事の話だとすぐにわかります。手を止めて話を聞いてくれるでしょう。

しかし、結論から話さずに前置きから話し始めてしまうと、「雑談をしたいのか？」と思い仕事の手を止めてくれません。

話に集中していないため、「なんの話だったっけ？」と聞き返されて二度手間になってしまいます。

しっかり話を聞いてもらうためにも、結論ファーストを意識しましょう。

 

重要箇所の伝え漏れを防止できるため

重要箇所の伝え漏れを防止できる点も、ビジネスで結論から話すことが求められる理由です。

結論から話すと、重要な部分が最初に伝わります。そのため、重要箇所の伝え漏れは起こりません。

しかし、「結局なにが言いたかったの？」と言われるような、結論を後回しにした会話では、話の核心が相手に伝わりません。

重要箇所の伝え漏れは、いつか大きなミスにつながります。なるべく避けられるように、結論ファーストの会話をビジネスでは徹底しましょう。

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【結論から話す】PREP法とは？

PREP法とは、ビジネスシーンで求められる会話法です。「Point：結論・要点」「Reason：理由」「Example：事例・具体例」「Point：結論・要点」の4つの順番で話すため、頭文字をとって、PREP法といわれています。

以下は、PREP法を用いた報告の一例です。

1. 結論「A社とトラブルがありました。謝罪と説明のため同行してください」
2. 理由「こちらで◯◯のミスがあったためです」
3. 具体例「ミスの原因は◯◯です。改善策として◯◯が考えられます」
4. 結論「同行していただき、謝罪と改善策をふまえた説明をお願いします」

報連相にPREP法を活用すると、聞き手は話の目的や自分に求められているものが、すぐにわかるでしょう。

 

結論から話すために覚えるべき5つのコツ

本章では、PREP法を使いこなす際にも必要な、結論から話すために覚えるべき5つのコツを紹介します。

• 相手に何をしてほしいのか伝える
• 一度の会話を数十秒で終わらす意識を持つ
• 相手が知っている情報を事前に整理する
• 相手が理解している言葉を使用する
• 自信がなければプロに相談する

実施すると無駄な会話は減ります。ぜひ試してみてください。

 

相手に何をしてほしいのか伝える

結論から話すためのコツとして、相手になにをしてほしいのか伝えることが挙げられます。これは、PREP法の「Point：結論・要点」にあたります。

トラブルを報告した際に、「それで？」「結局なにが言いたいの？」と聞き返された経験をお持ちの方は多いでしょう。それは、してほしいことを伝えていないのが原因です。

ビジネスシーンでの会話では、最初に相手にしてほしいことを述べましょう。その後、なぜそうしてほしいのかを伝えられると、相手も行動に移せます。

 

一度の会話を数十秒で終わらす意識を持つ

一度の会話を数十秒で終わらす意識を持つことも、結論から話すために覚えるコツです。具体的には、ひとつの話題が15秒で終わるよう意識すると、わかりやすく話せます。

伝えるべき情報や言葉に優先順位が考えられるようになり、必要な情報がしっかり伝わるためです。

親切心から、すべての情報を時系列で話す人もいます。しかし、伝えられる側からすると、話の内容や自分に求められているものがわからなくなるだけです。

一度の会話を数十秒で終わらす意識を持ち、不必要な情報を伝えないように心がけましょう。

 

相手が知っている情報を事前に整理する

結論から話すために覚えるべきコツとして、相手が知っている情報の事前整理も挙げられます。

情報を整理しておくと、どの情報が必要で、どの情報が不必要かわかります。伝達する情報の優先順位づけや、会話を短く終わらせることに役立つでしょう。

また、いらない前置きをされると相手のイライラはつのります。たとえば、商談から帰ってきた部下が「今、商談に行ってきたんですが」と前置きしてから話すと、「知ってるから早く結論を」と思ってしまうでしょう。

事前に情報を整理し、必要な情報のみを伝えるようにしてください。

 

相手が理解している言葉を使用する

相手が理解している言葉の使用も、結論から話すために覚えるべきコツです。専門的な言葉は、相手が理解できないこともあるためです。

話の中に理解できないポイントがあると、集中力は切れてしまいます。また、「この人の話はよくわからない」とレッテルを貼られ、その後も話を聞いてもらえなくなります。

専門用語は話を短くまとめたり、意味の取り違えを防ぐために有効です。しかし、相手が理解できなければ、意味がありません。

専門的な用語に詳しくなさそうであれば、簡単な言葉に言いかえて伝えましょう。

 

自信がなければプロに相談する

結論から話すためのコツとして、プロへの相談も挙げられます。独学で結論から話す技術を学ぶと、円滑なコミュニケーションが失われる可能性があるためです。

たとえば、「A社との取引が中止になりました。対応方法を教えてください」との報告は、結論から述べた上で相手に求めることも伝えています。

しかし、結論から話すことを意識するあまり、相手が理解できるかを考えていません。相手からすれば「なんの話？」「経緯は？」となるでしょう。

このような状態に陥らないよう、自信のない方はプロに相談しましょう。

 

「コミュトレ」では、実際に会話をしながら結論から話す方法を学べます。また、自身のコミュニケーション能力の強み・弱みが把握できる無料診断も行っています。

まずは、相手にわかりやすく伝えられるコミュニケーション能力があるのか、自分の能力を把握しておきましょう。ぜひ、下記からお申し込みください。

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結論から話せるようになるための具体的な練習方法とは？

本章では、結論から話すための具体的な練習方法を紹介します。

• 相手を見つけて繰り返し練習する
• 結論から話せている人を真似する
• コミュニケーションの本で勉強する

結論から話すことだけが目的にならないよう、注意して取り組んでください。

 

相手を見つけて繰り返し練習する

結論から話すための具体的な練習方法として、相手を見つけて繰り返す方法が挙げられます。

特定の相手と以下の形式で話してみましょう。

1. 簡単な質問を受ける（入社動機や趣味など）
2. 回答をPREP法の順番通りに並べて答える
3. 振り返り
4. 質問役と回答役を交代し、1に戻る

回答を振り返ると、結論から話す技術が身につきます。継続して練習すると、業務の報告にも応用できるようになるでしょう。

また、相手に練習と伝えずに、雑談の中で行うのはおすすめしません。雑談中に結論から話すのは違和感が強く、相手に不快感を与えてしまうためです。

 

結論から話せている人を真似する

結論から話している人の真似も、結論から話すための具体的な練習方法です。うまい人を真似すると結論から話す際の流れや、必要な情報の取捨選択のコツがわかります。

時系列ですべての情報を話してしまう方は、ぜひ真似をして練習しましょう。

また、独学では結論から話すことだけに重きを置いた、意図・目的が伝わりづらい会話になりがちです。しかし、うまい人の真似をすると、そのような会話になることも避けられます。

 

コミュニケーションの本で勉強する

結論から話すための具体的な練習方法として、コミュニケーションの本での勉強も挙げられます。

おすすめは、以下の3冊です。

• 話せる、伝わる、結果が出る！コミュトレ 10万人のデータから導き出されたビジネス・コミュニケーションスキル／著者：野田雄彦氏
• 1分で話せ／著者：伊藤羊一氏
• 一番伝わる説明の順番／著者：田中耕比古氏

本でコミュニケーションを勉強する場合、多くの本を読むよりも、1冊の本を繰り返し読むのがおすすめです。納得できた本を何度も読み、その都度実践していきましょう。

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結論から話すことに関するよくある質問とは？

本章では、結論から話すことに関する、よくある質問を2つ紹介します。

• 結論ファーストと逆の話し方が効果的な場面とは？
• 結論から話す場合のテンプレートはある？

結論ファーストの話し方を学びたいと思っている方は、ぜひ把握しておきましょう。

 

結論ファーストと逆の話し方が効果的な場面とは？

結論ファーストと逆の話し方が効果的な場面とは、相手の知識や置かれた状況・ここに至るまでのプロセスがわかっていない場面です。

たとえば、初対面の方や初めてやる作業の話には、結論ファーストと逆の話し方が効果的です。

結論の前に前提条件をすり合わせたり、物事を時系列に並べて話したりする方が、わかりやすく伝えられるでしょう。

 

結論から話す場合のテンプレートはある？

結論から話す場合のテンプレートは、PREP法を活用するのがおすすめです。結論から話したい方は、以下の順番で話を構成してみてください。

1. 結論
2. 理由1と理由2
3. 理由1の詳細
4. 理由2の詳細
5. 具体例
6. 結論

理由は2つ用意できると、話の説得力が増します。4つ以上あると説明が長くなってしまうため、多くとも3つまでに抑えるのがよいでしょう。

また、結論は短く一言でまとめます。印象的に伝えられる言葉選びが大切です。

 

結論から話すためにはプロに相談するのが最短の近道

本記事では、結論から話す理由や覚えるべきコツ、練習方法を解説してきました。仕事中は全員が忙しいため、結論ファーストで伝えなければいけません。

PREP法を活用して、結論から伝えられるようになりましょう。また、結論から話すためにはプロへの相談が最短の近道です。

 

「コミュトレ」では、コミュニケーションの強み・弱みが知れる無料診断を行っています。相手にわかりやすく伝えるために足りないものがなにか、把握できるでしょう。

また、コミュニケーション能力を鍛える本も特典でもらえます。結論から話すビジネス会話を身につけるために、ぜひ役立ててください。