「ビジネスで結論から話さなければいけない理由は？」
「結論から話すために覚えるべきコツが知りたい」
このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。
ビジネスで結論から話す理由は、短い時間で正確に伝えるためです。相手が一言でわかるよう、なにをしてほしいのかを最初に伝えるようにしましょう。
本記事では、結論から話すことが求められる理由や、覚えるべきコツを紹介します。あわせて練習方法やよくある質問も紹介するので、結論から話すための方法が理解できるでしょう。
しかし、結論から話すための練習には、練習パートナーを見つけることやお手本を見つけることが欠かせません。難しいと感じる場合には、プロに依頼するのがおすすめです。
「コミュトレ」では、プロと実践形式で会話しながら学べるため、効率的に結論から話す練習ができます。
また、無料診断では自身のコミュニケーションの強み・課題が把握できます。わかりやすく伝えるために足りないことがわかるため、ぜひ下記からお申し込みください。
目次
ビジネスで結論から話すことが求められる4つの理由
本章では、ビジネスで結論から話すことが求められる、4つの理由を紹介します。
- 仕事中は全員が忙しいため
- 話に説得力を持たせられるため
- 雑談ではないことを示して話に引き込めるため
- 重要箇所の伝え漏れを防止できるため
「結論から話せ」と言われた経験をお持ちの方は、ぜひ参考にしてください。
仕事中は全員が忙しいため
ビジネスで結論から話すことが求められる理由として、仕事中は全員が忙しいことが挙げられます。
仕事中に、話を聞く時間を無限に確保できる人はいません。全員が、限られた時間をやりくりして、話を聞く時間を設けています。
そのため、言いたいことがわからない会話や無駄に長い会話をされると、「忙しい中時間を作っているのに」とイライラさせてしまいます。
他人の時間を無駄にしないために、ビジネスでは結論ファーストの会話が大切です。
話に説得力を持たせられるため
話に説得力を持たせられることも、ビジネスで結論から話すことが求められる理由です。
結論から話すと、自分の考えや提案に自信を持っていることが伝わります。さらに、結論の後に理由や例を示せるため、相手も思わずうなずいてしまうでしょう。
商談でも会議でも、説得力は重要です。そのような場では結論ファーストを強く意識しましょう。
反対に、結論を後回しにすると、「自分の意見に自信がないんだな」と思われます。話を聞く前から検討に値しないと思われる可能性もあるため、注意してください。
雑談ではないことを示して話に引き込めるため
ビジネスで結論から話すことが求められる理由として、雑談ではないと示して話に引き込めることが挙げられます。
結論を最初に言えば、相手は仕事の話だとすぐにわかります。手を止めて話を聞いてくれるでしょう。
しかし、結論から話さずに前置きから話し始めてしまうと、「雑談をしたいのか？」と思い仕事の手を止めてくれません。
話に集中していないため、「なんの話だったっけ？」と聞き返されて二度手間になってしまいます。
しっかり話を聞いてもらうためにも、結論ファーストを意識しましょう。
重要箇所の伝え漏れを防止できるため
重要箇所の伝え漏れを防止できる点も、ビジネスで結論から話すことが求められる理由です。
結論から話すと、重要な部分が最初に伝わります。そのため、重要箇所の伝え漏れは起こりません。
しかし、「結局なにが言いたかったの？」と言われるような、結論を後回しにした会話では、話の核心が相手に伝わりません。
重要箇所の伝え漏れは、いつか大きなミスにつながります。なるべく避けられるように、結論ファーストの会話をビジネスでは徹底しましょう。
【結論から話す】PREP法とは？
PREP法とは、ビジネスシーンで求められる会話法です。「Point：結論・要点」「Reason：理由」「Example：事例・具体例」「Point：結論・要点」の4つの順番で話すため、頭文字をとって、PREP法といわれています。
以下は、PREP法を用いた報告の一例です。
- 結論「A社とトラブルがありました。謝罪と説明のため同行してください」
- 理由「こちらで◯◯のミスがあったためです」
- 具体例「ミスの原因は◯◯です。改善策として◯◯が考えられます」
- 結論「同行していただき、謝罪と改善策をふまえた説明をお願いします」
報連相にPREP法を活用すると、聞き手は話の目的や自分に求められているものが、すぐにわかるでしょう。
結論から話すために覚えるべき5つのコツ
本章では、PREP法を使いこなす際にも必要な、結論から話すために覚えるべき5つのコツを紹介します。
- 相手に何をしてほしいのか伝える
- 一度の会話を数十秒で終わらす意識を持つ
- 相手が知っている情報を事前に整理する
- 相手が理解している言葉を使用する
- 自信がなければプロに相談する
実施すると無駄な会話は減ります。ぜひ試してみてください。
相手に何をしてほしいのか伝える
結論から話すためのコツとして、相手になにをしてほしいのか伝えることが挙げられます。これは、PREP法の「Point：結論・要点」にあたります。
トラブルを報告した際に、「それで？」「結局なにが言いたいの？」と聞き返された経験をお持ちの方は多いでしょう。それは、してほしいことを伝えていないのが原因です。
ビジネスシーンでの会話では、最初に相手にしてほしいことを述べましょう。その後、なぜそうしてほしいのかを伝えられると、相手も行動に移せます。
一度の会話を数十秒で終わらす意識を持つ
一度の会話を数十秒で終わらす意識を持つことも、結論から話すために覚えるコツです。具体的には、ひとつの話題が15秒で終わるよう意識すると、わかりやすく話せます。
伝えるべき情報や言葉に優先順位が考えられるようになり、必要な情報がしっかり伝わるためです。
親切心から、すべての情報を時系列で話す人もいます。しかし、伝えられる側からすると、話の内容や自分に求められているものがわからなくなるだけです。
一度の会話を数十秒で終わらす意識を持ち、不必要な情報を伝えないように心がけましょう。
相手が知っている情報を事前に整理する
結論から話すために覚えるべきコツとして、相手が知っている情報の事前整理も挙げられます。
情報を整理しておくと、どの情報が必要で、どの情報が不必要かわかります。伝達する情報の優先順位づけや、会話を短く終わらせることに役立つでしょう。
また、いらない前置きをされると相手のイライラはつのります。たとえば、商談から帰ってきた部下が「今、商談に行ってきたんですが」と前置きしてから話すと、「知ってるから早く結論を」と思ってしまうでしょう。
事前に情報を整理し、必要な情報のみを伝えるようにしてください。
相手が理解している言葉を使用する
相手が理解している言葉の使用も、結論から話すために覚えるべきコツです。専門的な言葉は、相手が理解できないこともあるためです。
話の中に理解できないポイントがあると、集中力は切れてしまいます。また、「この人の話はよくわからない」とレッテルを貼られ、その後も話を聞いてもらえなくなります。
専門用語は話を短くまとめたり、意味の取り違えを防ぐために有効です。しかし、相手が理解できなければ、意味がありません。
専門的な用語に詳しくなさそうであれば、簡単な言葉に言いかえて伝えましょう。
自信がなければプロに相談する
結論から話すためのコツとして、プロへの相談も挙げられます。独学で結論から話す技術を学ぶと、円滑なコミュニケーションが失われる可能性があるためです。
たとえば、「A社との取引が中止になりました。対応方法を教えてください」との報告は、結論から述べた上で相手に求めることも伝えています。
しかし、結論から話すことを意識するあまり、相手が理解できるかを考えていません。相手からすれば「なんの話？」「経緯は？」となるでしょう。
このような状態に陥らないよう、自信のない方はプロに相談しましょう。
「コミュトレ」では、実際に会話をしながら結論から話す方法を学べます。また、自身のコミュニケーション能力の強み・弱みが把握できる無料診断も行っています。
まずは、相手にわかりやすく伝えられるコミュニケーション能力があるのか、自分の能力を把握しておきましょう。ぜひ、下記からお申し込みください。
結論から話せるようになるための具体的な練習方法とは？
本章では、結論から話すための具体的な練習方法を紹介します。
- 相手を見つけて繰り返し練習する
- 結論から話せている人を真似する
- コミュニケーションの本で勉強する
結論から話すことだけが目的にならないよう、注意して取り組んでください。
相手を見つけて繰り返し練習する
結論から話すための具体的な練習方法として、相手を見つけて繰り返す方法が挙げられます。
特定の相手と以下の形式で話してみましょう。
- 簡単な質問を受ける（入社動機や趣味など）
- 回答をPREP法の順番通りに並べて答える
- 振り返り
- 質問役と回答役を交代し、1に戻る
回答を振り返ると、結論から話す技術が身につきます。継続して練習すると、業務の報告にも応用できるようになるでしょう。
また、相手に練習と伝えずに、雑談の中で行うのはおすすめしません。雑談中に結論から話すのは違和感が強く、相手に不快感を与えてしまうためです。
結論から話せている人を真似する
結論から話している人の真似も、結論から話すための具体的な練習方法です。うまい人を真似すると結論から話す際の流れや、必要な情報の取捨選択のコツがわかります。
時系列ですべての情報を話してしまう方は、ぜひ真似をして練習しましょう。
また、独学では結論から話すことだけに重きを置いた、意図・目的が伝わりづらい会話になりがちです。しかし、うまい人の真似をすると、そのような会話になることも避けられます。
コミュニケーションの本で勉強する
結論から話すための具体的な練習方法として、コミュニケーションの本での勉強も挙げられます。
おすすめは、以下の3冊です。
- 話せる、伝わる、結果が出る！コミュトレ 10万人のデータから導き出されたビジネス・コミュニケーションスキル／著者：野田雄彦氏
- 1分で話せ／著者：伊藤羊一氏
- 一番伝わる説明の順番／著者：田中耕比古氏
本でコミュニケーションを勉強する場合、多くの本を読むよりも、1冊の本を繰り返し読むのがおすすめです。納得できた本を何度も読み、その都度実践していきましょう。
結論から話すことに関するよくある質問とは？
本章では、結論から話すことに関する、よくある質問を2つ紹介します。
- 結論ファーストと逆の話し方が効果的な場面とは？
- 結論から話す場合のテンプレートはある？
結論ファーストの話し方を学びたいと思っている方は、ぜひ把握しておきましょう。
結論ファーストと逆の話し方が効果的な場面とは？
結論ファーストと逆の話し方が効果的な場面とは、相手の知識や置かれた状況・ここに至るまでのプロセスがわかっていない場面です。
たとえば、初対面の方や初めてやる作業の話には、結論ファーストと逆の話し方が効果的です。
結論の前に前提条件をすり合わせたり、物事を時系列に並べて話したりする方が、わかりやすく伝えられるでしょう。
結論から話す場合のテンプレートはある？
結論から話す場合のテンプレートは、PREP法を活用するのがおすすめです。結論から話したい方は、以下の順番で話を構成してみてください。
- 結論
- 理由1と理由2
- 理由1の詳細
- 理由2の詳細
- 具体例
- 結論
理由は2つ用意できると、話の説得力が増します。4つ以上あると説明が長くなってしまうため、多くとも3つまでに抑えるのがよいでしょう。
また、結論は短く一言でまとめます。印象的に伝えられる言葉選びが大切です。
結論から話すためにはプロに相談するのが最短の近道
本記事では、結論から話す理由や覚えるべきコツ、練習方法を解説してきました。仕事中は全員が忙しいため、結論ファーストで伝えなければいけません。
PREP法を活用して、結論から伝えられるようになりましょう。また、結論から話すためにはプロへの相談が最短の近道です。
「コミュトレ」では、コミュニケーションの強み・弱みが知れる無料診断を行っています。相手にわかりやすく伝えるために足りないものがなにか、把握できるでしょう。
また、コミュニケーション能力を鍛える本も特典でもらえます。結論から話すビジネス会話を身につけるために、ぜひ役立ててください。
