ビジネススキル基礎

職場で円滑なコミュニケーションをとる5つのポイント! メリットや必要なスキルも解説

コミュトレ編集部

「職場で円滑なコミュニケーションをとるポイントは?」

「円滑なコミュニケーションに必要なスキルが知りたい」

このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。

職場で円滑なコミュニケーションをとるには、PREP法や非言語コミュニケーション・人間心理の活用が求められます。

本記事では、職場で円滑なコミュニケーションをとるポイントや必要なスキルを紹介します。具体例や実施する際のコツも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

職場で円滑なコミュニケーションがどうしても取れない場合は、むやみに練習や実践を繰り返すのではなく、自己分析をしてみるのがおすすめです。自分のコミュニケーション能力の強み・弱みを把握すると、原因や対処法がわかります。

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円滑なコミュニケーションの意味とは?

円滑なコミュニケーションとは、誤解や摩擦が抑えられたスムーズな情報伝達を意味します。

具体的には、お互いの発言内容や意図が相手に正しく伝わっている状態のことです。チームメンバー間やクライアントとの間で、円滑なコミュニケーションがかわされていると相互理解が深まり信頼しあえる関係を築けます。

また、円滑なコミュニケーションとはスキルを意味する場合もあります。

チームリーダーだけでなくメンバーにも求められる、人間関係やチームワークを強固にするスキルです。

職場で円滑なコミュニケーションが必要な3つの理由

本章では、職場で円滑なコミュニケーションが必要な、3つの理由を紹介します。

  • 組織全体の生産性に期待できる
  • 組織全体の足並みを揃えられる
  • ノウハウやナレッジを共有できる

円滑なコミュニケーションが必要な理由を一度確認しておきましょう。

組織全体の生産性に期待できる

職場で円滑なコミュニケーションが必要な理由には、組織全体の生産性に期待できる点があります。チームメンバー間での情報共有や連携がスムーズになり、業務が効率化されるためです。

業務を効率化できると、同じ予算・人員で高い成果を挙げられるため、生産性が向上します。円滑なコミュニケーションがなければ、情報が間違った形で伝わりミスが発生します。

さらに、信頼関係や協調関係も築けずメンバー間での助けあいも起こりません。そのため、組織全体の生産性は向上しないでしょう。

組織全体の足並みを揃えられる

組織全体の足並みを揃えられることも、職場で円滑なコミュニケーションが求められる理由です。

円滑なコミュニケーションは、組織全体にMVV(ミッション・ビジョン・バリュー)を浸透させる効果があります。MVVの重要性を理解している上司と、積極的なコミュニケーションを行い信頼関係を築けているためです。

社員全員が企業の一員としてどうすべきかを、当事者意識を持って考えてくれるでしょう。

反対に、上司と円滑なコミュニケーションが取れていなければMVVへの重要性をいくら説いても理解を示してくれません。

ノウハウやナレッジを共有できる

職場で円滑なコミュニケーションが求められる理由には、ノウハウやナレッジを共有できる点もあります。

円滑なコミュニケーションがあれば、チーム内だけでなく、部署間でも情報共有ができるためです。従業員や各部署が蓄積したノウハウやナレッジは、業務効率化や品質向上に役立ちます。

組織全体で共有すると、売上アップなど、大きな目標に近づけるでしょう。

しかし、部署間で共有できなければ、一部署の売上しか上がりません。組織全体の売上を伸ばすためには、部署を問わない円滑なコミュニケーションが求められます。

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職場で円滑なコミュニケーションを実施する5つのポイント

本章では、職場で円滑なコミュニケーションを実施するための、5つのポイントを紹介します。

  • 会話でPREP法を意識する
  • 非言語コミュニケーションに注意する
  • 相手の話をきちんと傾聴する
  • できるだけ対面での会話を意識する
  • 適度に仕事以外の話をする

すぐに取り入れられる意識・行動もあります。ぜひ参考にしてください。

会話でPREP法を意識する

職場で円滑なコミュニケーションを実施するには、PREP法を意識した会話が重要です。PREP法とは、以下の順番で話を構成する方法です。

  • Point(結論)
  • Reason(根拠)
  • Example(具体例)
  • Point(結論)

結論から述べると話のテーマが明確になり、聞き手に自分の意見や気持ちをわかりやすく伝えられます。

「結局なにが言いたかったの?」「結論は?」といわれた経験のある方は、ぜひ取り入れてみてください。しかし、PREP法をいきなり使いこなすのは難しいため、最初は「結論から話す」ことだけを意識するのがおすすめです。

非言語コミュニケーションに注意する

非言語コミュニケーションへの注意も、円滑なコミュニケーションには重要です。

非言語コミュニケーションとは、声のトーンや表情・ボディランゲージなど、言語以外のコミュニケーション方法のことです。

情報や気持ちを正確に伝えるためには欠かせません。感謝を伝えられても相手の表情が不機嫌であれば、感謝されているとは感じられないためです。

トーンや表情は少々オーバーでも構わないので、誤解を生じさせないために日常会話から気をつけてみてください。

相手の話をきちんと傾聴する

職場で円滑なコミュニケーションを実施するには、傾聴も重要なポイントです。

円滑なコミュニケーションとは、お互いの発言内容や意図が、相手に正しく伝わっている状態を指します。

話す力がいくら高くとも、相手が「話を聞いてもらえない」と感じていると、円滑なコミュニケーションは成り立ちません。

自分が話すよりも、相手に話させることを意識した方が、コミュニケーションはうまくいきます。話を広げる質問や意見を否定しないことを意識して、相手に話してもらうことを心がけましょう。

できるだけ対面での会話を意識する

できるだけ対面で会話を行うことも、職場で円滑なコミュニケーションを実施するポイントです。

メールでは文面しか相手に伝えられないため、誤解を招いてしまう可能性があります。しかし、対面で会話すると言葉だけでなく、声のトーンや表情・ボディランゲージでも情報を伝えられます

正しい気持ちや情報を伝えやすく、円滑なコミュニケーションの役に立つでしょう。部署内の同僚に対しては、報告をメールで済ませるのではなく対話を行ってみてください。

適度に仕事以外の話をする

職場で円滑なコミュニケーションの実施には、仕事以外の話もポイントです。共通の話題は、コミュニケーションのきっかけになります。

相手との共通点の発見や自己開示も進むため、信頼関係も構築できるでしょう。

反対に、業務上必要な話のみでは会話は広がらず、打ち解ける機会も作れません。特に、上司が仕事の話しかしてこないと、話しかけづらいと感じてしまいます。

仕事の話以外が難しい方は、事前に話題を準備しておくのがおすすめです。時事ネタを仕入れておきましょう。

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円滑なコミュニケーションに必要なスキルとは?

円滑なコミュニケーションには、話し方や聞き方への意識が大切です。

本章では、円滑なコミュニケーションをとれる話し方・聞き方に、必要な5つのスキルを紹介します。

  • 人間心理
  • 共感力
  • 提案力
  • 主体性
  • 状況把握力

自身のコミュニケーション力の強みや、課題を見つける手助けにもなります。ぜひ参考にしてください。

人間心理

円滑なコミュニケーションには、人間の心理に働きかけるスキルが必要です。信頼も親近感も持っていない相手と、コミュニケーションを積極的にとりたい人はいません。

まずは、以下の2つのテクニックを活用して、相手に親近感をもってもらいましょう

  • ミラーリング:相手の言動やしぐさを真似る
  • ペーシング:相手の話し方や呼吸のペースに合わせる

ミラーリングの具体例は、「飲み物を飲んだら自分も飲む」「一緒にうなずく・笑う」などです。

共感力

共感力も、職場の円滑なコミュニケーションに求められるスキルです。共感が得られないと、「本当に聞いているのか?」「自分に関心があるのか?」と疑問に思ってしまいます。

共感力を高めるためには、「バックトラッキング」がおすすめです。

バックトラッキングとは、日本語ではオウム返しと表現される、相手の言葉を繰り返すテクニックです。

話を聞いていることや、関心があることを自然と伝えられます。

提案力

職場の円滑なコミュニケーションに必要なスキルとして、提案力も挙げられます。提案力はプレゼンの際に求められるスキルです。

しかし、「新しい業務に取り組んでもらう」「好きな映画を見てもらう」ことにも活用できます。

チームメンバーの結束を高め、やる気を引き出せるでしょう。提案力を高めるには、伝え方を磨くのがおすすめです。PREP法や、例え・比喩を使ってみてください。

主体性

主体性も、職場の円滑なコミュニケーションに必要なスキルです。伝えるスキルや傾聴力を鍛えても、自ら語りかけたり質問したりしなければ、コミュニケーションのきっかけは生まれません

職場で円滑なコミュニケーションをとりたい方は、コミュニケーション能力を高めるだけでなく主体性も高めましょう。

主体性を高めるには、「疑問を質問するくせをつける」「仕事以外の話をふってみる」ことを意識的に行ってください。

状況把握力

職場の円滑なコミュニケーションには、状況把握力も求められます。たとえば、相手が忙しいタイミングで話しかけても、良好なコミュニケーションはとれません

場合によっては、不愉快な気分にさせてしまうでしょう。状況把握力を高めておけば、相手に寄り添った伝え方を選択できます。

本章で挙げた5つのスキルは、「コミュトレのリレーションシップコース」で身につけられます。

リレーションシップコースとは、誰とでも良好な人間関係を築く力を、身につけられるコースです。無料診断では、コミュニケーションの課題や強みも発見できます。現状を知りたい方も、ぜひ申し込んでみてください。

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円滑なコミュニケーションができる職場の環境作りとは?

本章では、円滑なコミュニケーションができる職場の環境作りに役立つ、技術や施策を紹介します。

  • ファシリテーションを実践する
  • チームビルディングを実施する

職場の生産性や組織力の向上を図りたい方は、ぜひ導入してみてください。

ファシリテーションを実践する

円滑なコミュニケーションができる職場づくりには、ファシリテーションの実践が役立ちます。

ファシリテーションとは、会議を円滑に進める行為・技術のことです。具体的には、話の流れを整理したり参加者の発言をうながしたりします。

特定の人ばかりが発言している状況は、発言できない人や発言を取り上げられない人に不満を感じさせてしまいます。

普段の業務にも悪影響が出るため、ファシリテーションを実践して職場のコミュニケーションを活発化させましょう。

チームビルディングを実施する

チームビルディングの実施も、円滑なコミュニケーションができる職場づくりに役立ちます。

チームビルディングとは、従業員同士が交流する機会を、組織が主体となって定期的に設けることです。

具体例として、ランダムに選ばれた社員同士で昼食をとる「シャッフルランチ」や、上司と部下が1対1で行う「1on1ミーティング」が挙げられます。

部署内・外を問わず心理的な距離が縮まり、組織全体のコミュニケーションを円滑化してくれるでしょう。しかし、食事会などを負担に感じる方もいます。上司のフォローが大切です。

円滑なコミュニケーションのために自分の強みと課題を知ろう

本記事では、円滑なコミュニケーションをとるポイントや、必要なスキルを解説してきました。

結論から話すことや、バックトラッキングを活用した共感力のある傾聴を、ぜひ実施してみてください。しかし、それらに注意しても、円滑なコミュニケーションがとれるわけではありません。

円滑なコミュニケーションには、さらに多くの能力が求められるためです。

まずは、自分のコミュニケーション能力の強み・弱みを把握しておきましょう。「コミュトレ」ではコミュニケーションの課題や強みを発見できる、無料診断を行っています。

効率的にコミュニケーション能力を磨くため、ぜひ申し込んでみてください。

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1967年 東京都出身。 東京工科大学機械制御工学科在学中に、輸入商社のスタートアップに参加。 1996年 株式会社コミュニティネット入社。営業所長として、PCソフト及びBTOパソコンの販売、ISP、IP電話代理店など、新規事業を立ち上げる。 1999年 「日本を元気にする会社を創りたい」と株式会社アイソルートを設立(eラーニング製品の開発)。専務取締役として営業、開発、財務の各責任者を歴任。 2004年 同社代表取締役に就任。以降19年間連続黒字と最高売上高更新中。 2007年 新宿区優良企業表彰「経営革新賞」受賞。 2012年 日経トップリーダー「本当に強い中小企業ランキング」全国総合14位、IT業界2位に選出。 2024年 ダイヤモンド社から書籍『話せる、伝わる、結果が出る!コミュトレ』を発売し、紀伊國屋書店ビジネス書第1位、Amazonセールス営業本第1位を獲得。

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