「会議になると何を話せばいいかわからず発言できない」
「発言したい気持ちはあるが、否定されるのが怖くて意見を言えない」
上記のような悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。
会議で沈黙が続くと、周囲からやる気がないと思われないか不安になりがちです。しかし、発言できない原因を正しく理解し、事前の準備や考え方を少し変えれば、誰でも自然に発言できるようになります。
今回は、会議で発言できない主な原因から、心理的なブレーキを外すための基本的な考え方を詳しく解説します。
明日からすぐに実践できる5つの具体策も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
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プロに教わる場合も独学で学ぶ場合も、「なぜ自分がコミュニケーションが苦手なのか」を知らなければ、苦手の克服はできません。
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目次
会議で発言できない主な原因
会議で意見をいえない状況には、いくつかの共通する理由が存在します。まずは、なぜ自分が発言にブレーキをかけてしまうのか、根本的な原因を把握しましょう。
会議で発言できない主な原因は、主に次のとおりです。
- 否定されることへの不安や心理的プレッシャーがある
- 会議の情報量が多く思考が追いつかない
- 会議の進め方や環境が発言しにくい
それぞれ詳しく解説します。
否定されることへの不安や心理的プレッシャーがある
会議で発言できない大きな理由は、意見が的外れではないか、周囲から否定されないか心配になる強い不安感があるためです。
上司や役職者が多数参加している会議では、立場の違いによる緊張感がさらに高まり、発言への心理的なハードルが上がりやすい環境です。
過去に意見を否定された経験をもつと、再び同じ状況になるのを避けようと無意識に発言を控えてしまいます。正解以外は発言してはいけない、有益な意見を出さねばならないと、言葉を飲み込んでしまうためです。
周囲の評価や反応を過剰に気にしてしまうあまり、結果として沈黙を選んでしまうケースが少なくありません。
会議の情報量が多く思考が追いつかない
会議中は多くの情報が短時間で飛び交うため、頭の中での情報処理が追いつかず発言のタイミングを逃すケースがあります。
議論のスピードが速いと、他人の意見を理解するだけで精一杯になり、自分の考えを整理する余裕がなくなります。
頭の中で意見をまとめている間に話題が次へと移ってしまい、発言の機会を失って焦る場面も多いでしょう。情報処理の負荷が高い状態が続くと、議論の波に乗れず、最後まで何もいえないまま会議が終了してしまいます。
瞬時に考えをまとめるのが苦手な人にとって、次々と新しい話題が展開されるハイペースな会議は、参加の難易度が非常に高い環境です。
会議の進め方や環境が発言しにくい
会議の議題や目的が曖昧な場合、参加者は何を基準に話すべきか判断できず発言をためらいます。司会進行の役割分担や発言のルールが決まっていないと、自分から話すタイミングを見つけるのは至難の業です。
特定のメンバーだけが長く話し続けるような環境では、他のメンバーが意見を挟む余白が生まれにくくなります。
議論に全員を巻き込む仕組みがない会議では、発言する人が一部の積極的な人に偏り、おとなしい人がますます話しづらい空気になってしまうのです。
個人のスキル不足だけが問題ではなく、会議そのものの仕組みや雰囲気が原因となり、発言の機会が奪われているケースも多々あります。
会議で発言できない状態が続くデメリット
会議で何も発言しないまま時間が過ぎると、自分自身やチーム全体にマイナスな影響を与えます。何が起きるのかを理解し、現状を変えるきっかけにしましょう。
会議で発言できない状態が続くデメリットは、主に次のとおりです。
- 自分の意見やアイデアが組織に共有されない
- 会議への貢献度が低く評価されやすい
それぞれ詳しく解説します。
自分の意見やアイデアが組織に共有されない
会議で発言しないと、現場で得た貴重な気づきや改善案が組織全体に共有されなくなります。多様な視点からの意見が出ない状況は、議論の幅が狭まり、新しいアイデアや解決策が生まれにくくなるためです。
特定のメンバーの意見だけで物事が決まってしまうと、現場の実態と合わない施策が進行するリスクが高まります。また、業務上の小さな課題が表面化しづらくなり、結果として根本的な問題の発見や改善が大幅に遅れます。
現場のリアルな声を届けるのは重要な役割であるため、自分の考えを共有しない態度は、組織の成長機会を損なう要因です。
会議への貢献度が低く評価されやすい
会議中にずっと無言でいると、周囲からやる気がないとマイナスな評価を受ける可能性があります。意見や提案を口にしないと、仕事に対してどれだけ熱意をもっているのかが相手に伝わらないためです。
また、自ら発信しないため上司から有益なフィードバックをもらう機会が減り、自分自身の成長スピードも遅くなります。積極性が足りないと見なされる結果、新しいプロジェクトのメンバーや責任ある役割に選ばれるチャンスも大きく減少します。
優秀な思考力をもっていたとしても、発言の少なさは、長期的なキャリア形成において大きな不利益をもたらす原因です。
会議で発言するための基本的な考え方
会議に対するマインドセットを少し変えるだけで、発言に対する恐怖心やプレッシャーは大きく軽減されます。完璧を目指さず、まずは発言のハードルを下げる意識をもつのが重要です。
会議で発言するための基本的な考え方は、主に次のとおりです。
- 完璧な意見でなくても議論への貢献になる
- 失敗を学びの機会と捉える
- 小さな会議など低リスクの場から経験を積む
それぞれ詳しく解説します。
完璧な意見でなくても議論への貢献になる
会議では、必ずしも論理的で完璧な結論を用意してから発言する必要はありません。思考の途中段階にある仮説や素朴な疑問であっても、停滞した議論を前に進める重要なきっかけになるためです。
会話の中で「今の話をまとめると、以下の認識で合っていますか？」と確認の言葉を挟むだけでも、参加者全員の頭の中を整理する大きな役割を果たします。
ハードルを下げて発言の回数を増やしていくと、自然と会議への参加意識が高まり、徐々に意見を言いやすくなります。
失敗を学びの機会と捉える
自分の発言が的外れだったとしても、決して恥ずかしい失敗ではなく、一つの貴重な経験として学びになります。他の参加者からの反論やフィードバックを受けると、自分では気づけなかった新しい視点を得られるためです。
間違いを極度に恐れず発言に挑戦する姿勢を繰り返すうちに、会議特有の空気感に慣れ、コミュニケーション能力が着実に向上します。
初めは上手く話せなくても、発言の経験を積み重ねる過程で、自分の意見に自信をもてるようになります。
小さな会議など低リスクの場から経験を積む
最初から大規模な会議や重役が揃う場で発言しようとせず、参加人数が少ないチーム内の気軽な打ち合わせから発言の練習を始めましょう。
少人数の場であれば、失敗したときの心理的ダメージが少なく、発言へのハードルが大きく下がるためです。
まずは他人の意見に対して賛成の意を示したり、相槌などのリアクションを増やしたりして、声を出す行動に慣れましょう。小さな成功体験を少しずつ積み重ねると、自分も発言してよい場所だと安心感が生まれます。
会議で発言できるようになる具体的な方法
心理的なハードルを下げる考え方が身についたら、次は実践的なテクニックを活用して発言の機会を作っていきましょう。
会議で発言できるようになる具体的な方法は、主に次のとおりです。
- 会議前に議題や資料を確認して準備する
- 疑問点や確認事項を質問として発言する
- 質問パターンを知って議論に参加する
それぞれ詳しく解説します。
会議前に議題や資料を確認して準備する
会議が始まる前に、当日の目的や配布される資料の内容を必ず確認し、事前の準備を徹底してください。事前に議題を把握しておくと、自分の頭の中で考えを整理しやすくなります。
資料をひと通り読み込み、自分が話したいポイントや不明点をメモに書き出しておけば、本番で発言する際に言葉に詰まることも少なくなるでしょう。
自分の役割や会議のゴールを事前に理解した状態で参加すれば、突然意見を求められても落ち着いて対応できます。瞬発力に自信がない人ほど、事前の入念な準備が発言の量と質を大きく左右するのです。
疑問点や確認事項を質問として発言する
自分の意見をゼロから生み出すのが難しい場合は、理解できていない部分を質問する形から発言に挑戦しましょう。素朴な質問であっても、参加者全体の理解を深め、議論の方向性を確認する立派な発言になります。
一人が疑問に感じている部分は、他の参加者も同じように疑問を抱いているケースも多くあります。また、質問への回答をきっかけに新しいアイデアが生まれ、議論がさらに白熱する場面も珍しくありません。
質問は会議の理解度を深めるだけでなく、議論そのものを活性化させる重要な役割を担っています。
質問パターンを知って議論に参加する
会議で使える相槌や質問の定型フレーズをいくつか覚えてから、議論へ参加しましょう。毎回ゼロから言葉を選ぶ必要がなくなり、思考の負担が減ります。
例えば、他者の意見に賛成して理由を付け足すパターンや、一度話をまとめるパターンが存在します。自分の発言の引き出しを増やしておけば、どんなテーマの会議でも焦らずに対応できるでしょう。
さらに具体的な発言のコツを学びたい方は、以下の記事をご確認ください。
会議で発言できない時に重視すべき余裕の生み方
会議では、心と頭にゆとりをもたせると、焦らずに議論へ参加できます。心身の余裕を生み出す具体的な手段は、主に次のとおりです。
- 体調を整える
- 会議の目的を常に意識する
- 会議を活性化させる意識をもつ
会議で発言できない時に重視すべき余裕の生み方を詳しく解説しますので、順番に見ていきましょう。
体調を整える
…いきなりコミュニケーションの話から逸れて、驚いたかもしれませんね。
なぜあえて体調なのか。実は、深い理由があります。
以下を順にみていきましょう。
体調を整える重要性
会議でのコミュニケーションは、正しい心得を習得し、ノウハウを着実に実行することで必ず好転していきます。
どれほど知識をもっていても、体調が万全でなかったらどうでしょう？
実行しようという気力が湧いたり、目の前の仕事に対して全力を出したりすることは、なかなか難しいですよね。
スポーツの世界では「体技心」という言葉があります。技術よりも先に、体力が重要であることを端的に示しています。
中日ドラゴンズ元監督の落合博満氏の著書『采配』には、以下のような記述があります。
人間の成長にとって大切な要素として「心技体」という言葉ある。（略）私は「体・技・心」になると思う。プロ野球選手だからというわけではなく、ビジネスマンであれ学生であれ、仕事や勉学に打ち込むときには体力が必要だからだ。病気などで体力が落ちている時は、なかなか気力も湧いてこない。人間の生活を根本的に支えているのは体力なのだから、まずは体力をつけておくことが肝要だろう。
（略）
ビジネスパーソンの場合は、自分の仕事を無駄なくこなしていく生活サイクルの確立と置き換えてもいいだろう。要は仕事をしていく体力ということだ
出典：落合 博満『采配』ダイヤモンド社,2011年
スポーツもビジネスも、根本は同じです。体力と気力が充実していれば、難しい仕事にも前向きに取り組んでいけますよね。
そのため、一見会議とは関係ないように思えますが、まずはご自身の体調を整えましょう。
体調を整える習慣例
体調を整えるにはどうすればよいのでしょう？弊社コミュトレスタッフの例を挙げてご紹介します。
・昼休みの時間に、20分間ウォーキングする・食事をすこし薄味にする・コンビニ弁当は買わず、自炊する・砂糖・精製食品（白米、小麦粉など）を常食しない・通勤時に、一駅分多く歩く
いかがでしょうか。どれも、日常生活の中でできそうなことではないでしょうか。
会議はプレッシャーがかかる場だからこそ、まずは体調を整える生活習慣を確立させていきましょう。
その結果、落ち着いて仕事に向き合う余裕が、少しずつ生まれてくるようになります。
会議の目的を常に意識する
体調を整えたら、その次に意識したいのは「会議の目的を常に意識する」習慣です。
会議で発言できない、という方からは「自分の発言に対して、相手がピンと来ていない」「あまり納得してもらえない」といったご相談を伺います。
その原因は、発言の仕方の上手い下手というよりも、目的のズレから生じることが大半です。
例えば、こんなことはないでしょうか。
・アイデアを広く出し合うための会議なのに、自分の意見を批判された結果、意見の正当性を主張することに終始してしまう・商品の課題について議論しあう場なのに、商品開発において大事にすべきことを話してしまう
このように、「何を話すために、今この瞬間に集まっているのか」という会議の目的からズレてしまうと、どれほどわかりやすく説明したとしても相手に伝わりづらくなりますよね。
逆に、目的を把握することで、どのような発言を求められているのかが明確になります。
例えば、アイデアを出す会議では、目的は多くのアイデアを出すことです。そのため、準備としては質よりも量を重視し、できる限り多くのアイデアを考えるようにすればよいことがわかります。
このように会議で求められている対応を知ることで、適切な準備をすることができます。その結果、無駄な仕事や手戻りが減って、時間に余裕をもてるようになります。
是非、今あなたがやっている仕事が、会議の目的達成につながっているのか？
少し立ち止まって考えてみてくださいね。
📚 「会議の場で話についていけない」という方は、こちらの記事をチェック！
会議を活性化させる意識をもつ
会議の目的を押さえたうえで、さらに身につけたい習慣は「会議を活性化させる意識をもつ」ことです。以下、順にみていきましょう。
会社視点に立つ重要性
会議に臨むとき、あなたは自分がどんな視点に立っているか意識したことはありますか？
実は、「どんな視点に立つか」、これが立ち居振る舞いに決定的な影響をもたらします。
まずは少し、自分視点を離れて、会社視点に立ってみましょう。
そもそも、チームや会社にとって「理想の会議」とはどのような会議でしょうか。様々な回答が考えられますが、おそらく「多角的に検討され、全員が決定事項に納得する会議」という点はほぼ共通しているのではないでしょうか。
どのような決定事項であれ、組織の一員として実行されることであれば、立場が異なるもの同士が協力しあいますよね。だからこそ、１つのテーマをそれぞれの立場・視点で検討しつくせば、全体の納得度も高まります。
だからこそ、多くの意見が出てきやすいような雰囲気づくりがなされていると、会社にとって非常に理想的な状態に近づきますよね。
そう考えると、ある程度のポジションをもつあなたが会議で果たす役目は、単に「わかりやすい意見を言う」より、「雰囲気を作る」という一歩上であることに気づくのではないでしょうか。
なので是非、その役目を果たすために発言するという習慣をつけてみましょう。
ツッコミに対する正しいスタンス
とはいえ、いざ発言しようと思うと、少し躊躇してしまうこともありますよね。
発言がなかなかできない方の中には「ツッコまれるかもしれない」と恐れている場合も多々あります。
自分の中でツッコミに対してどのようなスタンスをとると決めているのか。
それによって、対応が180度変わります。
まず押さえていただきたいのは「自分の意見に納得してもらう必要は、実はない」ということです。
そもそも、どのような意見であれ、見方が異なれば必ずツッコミ、言い換えれば反論の余地が生まれますよね。
科学は従来の研究を批判する形で発展していますし、ビジネス社会においても首相や大統領の支持率が100％でないことからみて、批判はあって当然だといえます。この記事も、批判の余地はゼロではないでしょう。
むしろ、会議であえて反論されることで、意見を引き出しやすくするというファシリテーション例もあるくらいです。
意見が出ない会議の打開策は、ファシリテーターが考えるべき議題は何かを明確に提示して、どのような発言ができそうかを例示してみます。できれば突飛なアイデアを口にするとよいでしょう。例えば「iPhoneにヒゲ剃りをつけたらどうだろう」「ケースを開けると歯ブラシが出てきたら…」など。実現不可能と思えるアイデアをひとつ言うと、参加者はその後の発言がしやすくなります。一番遠いアイデアのボールを投げることで、ほかの人による発言の幅を広げることができるのです。
なので、自分の意見に対する相手の反応を恐れる必要はありません。むしろ、自分の発言をもとに相手が気づきを得たのであれば、大変意義のある発言だったといえます。
年次が上がると、責任を意識してつい「それなりの発言をしなければ」と構えがち。
しかし、年次が高くなるからこそ、自分視点にこだわって自分を守ろうとするよりも、会社視点をもって参加者全体に貢献しようとする方が評価されます。
このようにツッコミに対して正しいスタンスをもつと、余裕を持てるようになります。
そうすれば、落ち着いて議論に臨むことができるようになります。
会議を活性化させるコミュニケーション例
会議を活性化させる方法としては、以下のようなものが考えられるでしょう。
是非、できそうなところから取り入れてみてくださいね。
１．相手の発言に対して、別の角度から意見を述べる
・「あえて〇〇さんの意見の逆を考えてみたいのですか…」・「今の〇〇さんの意見をもとに、少し考えてみたのですが…」
💭 論理的に筋道だてて考えられるようになるためのヒントは、こちらの記事からご確認ください
２．相手の発言に対して肯定的なリアクションをとる
・「確かに」・「わかります」・「興味深い視点ですね」・「面白い意見ですね」
苦手意識を感じる会議だと、どうしても相手の意見を黙って聞くだけ、という受け身の姿勢になってしまいがち。
しかし、肯定的なリアクションを発していくだけでも、話しやすい雰囲気が作られていきます。まずはリアクションをとるだけでも十分ですので、できるところから少しずつ会議に貢献していきましょう。
💭 会議での発言が苦手でも、それを脱却するコツがあります！
会議で発言できない状況を変えたいなら「コミュトレ」がおすすめ！
発言への苦手意識は、事前準備を徹底し、発言のハードルを少しずつ下げる行動により確実に改善できます。しかし、一人で悩んでいても上手く話せるようになるか不安な方もいるでしょう。
会議で堂々と意見をいえるようになりたい、コミュニケーションスキルを本格的に磨きたいと考えている方には、実践的なトレーニングができる「コミュトレ」がおすすめです。
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