「コミュニケーションの取り方で注意すべきポイントは？」
「仕事でコミュニケーションを取る重要性が知りたい」
このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。
コミュニケーションの取り方で注意すべきポイントは、傾聴を心がけることと、自分のコミュニケーション能力を知っておくことです。
本記事では、コミュニケーションの種類や、注意点・重要性を紹介します。最後まで読み進めることで、仕事で適切なコミュニケーション方法がわかるでしょう。
しかし、注意するポイントがわかっていても、うまくいかないケースもあります。コミュニケーション能力が不足している場合です。特に、傾聴力や質問力が低いと、職場のコミュニケーションに問題を抱えがちです。
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目次
「コミュニケーションを取る」の意味とは？
「コミュニケーションを取る」の意味とは、「互いの思考や感情・価値観を伝えあい、わかり合おうと試みること」です。
コミュニケーションを日本語に訳すと、以下の2つの意味が該当します。
- 意思の疎通を図る
- 言葉のキャッチボールを行う
ポイントは、お互いがわかり合おうとしている点です。一方的に話しかける行為は、正しいコミュニケーションの取り方ではありません。
円滑な対人関係を築くために必要な要素をより深く学びたい方は、以下の記事をご確認ください。
関連記事：コミュニケーションに大切なことは何？構成要素や能力を鍛える方法を紹介！ | 新・はたらき方戦略
社内における4種類のコミュニケーションの取り方
本章では、社内で主に行われている、4種類のコミュニケーションの取り方を紹介します。
- 対面のコミュニケーション
- 非言語のコミュニケーション
- 文面のコミュニケーション
- 図やデータのコミュニケーション
それぞれのコミュニケーションの特徴と、代表例を解説します。
対面のコミュニケーション
対面のコミュニケーションとは、相手と顔を合わせた状態で、言葉や表情を用いて行うコミュニケーションです。
相手の反応をしっかりと受け取れるため、他のコミュニケーションに比べて、お互いの理解を深めやすい特徴があります。対面のコミュニケーションが必要とされるのは、以下の3つのケースです。
- 個別面談
- グループ会話
- プレゼン・スピーチ
内容だけでなく表情や身振り手振りにも注意するのが、対面のコミュニケーションのポイントです。
非言語のコミュニケーション
非言語のコミュニケーションとは、内容以外の情報で思考や感情を伝えあうコミュニケーションです。
以下の3つが、非言語コミュニケーションの代表例です。
- 表情
- パラ言語（声量やイントネーションなど）
- 身振り手振り
人間はコミュニケーションを図る際、言語情報よりも、聴覚・視覚情報に影響を受けます。思考や感情を伝えたい場合は、言葉を尽くすより表情や声のトーンの工夫が大切です。
非言語スキルの具体的な種類や、ビジネスシーンでの効果的な活用例を詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。
関連記事：非言語コミュニケーションとは？｜種類や重要性、活用例を紹介 | 新・はたらき方戦略
文面のコミュニケーション
上司との報連相や、自分の考え、アイデアを理解してもらう際には、文面でのコミュニケーションが必要です。
特にビジネスの場では、わかりやすい文面のコミュニケーションが求められます。文面のコミュニケーションの代表例は、以下の3つです。
- 報告・企画などの書類
- メール・メッセージアプリ
- SNS
近年は、インターネットを通じて情報を発信する企業も見られます。その際にも、わかりやすい文面のコミュニケーションが必要です。
図やデータのコミュニケーション
図やデータのコミュニケーションとは、視覚的な情報を用いて伝えるコミュニケーションです。
口頭のみよりも内容がわかりやすく、記憶にも残りやすい特徴があります。図やデータのコミュニケーションに用いられるのは、主に以下の3つです。
- 画像・イラスト
- 動画
- グラフ・表
複雑な内容を説明したい際や、説得力を高めたい際に、活用してみてください。
コミュニケーションの取り方で注意するべき5つのポイント
本章では、コミュニケーションの取り方で注意すべきポイントを、5つ紹介します。
- 相手の話題に興味を持って傾聴する
- 相手のペースに合わせる
- 質問上手と聞き上手を意識する
- 自己開示が大切になる
- 自分のコミュニケーション能力を客観的に知っておく
おろそかにしていると、一方的な会話になりがちです。参考にして適切なコミュニケーションの取り方を身につけてください。
相手の話題に興味を持って傾聴する
コミュニケーションの取り方で注意すべきことは、相手の話題に興味・関心を持つことです。これを傾聴といいます。
傾聴はアクティブリスニングともいわれ、聞き手側が能動的に準備して、発信者に対して聞いていることを表現しながら聞く行為です。
相手は興味を持たれることで自己重要感が満たされ、信頼や親しみを感じます。自然とあなたに興味を持つようになるでしょう。
傾聴にはリアクションやあいづち・質問を、適切なタイミングで行うのが大切です。
相手のペースに合わせる
相手のペースに合わせることも、コミュニケーションの取り方の注意点です。会話のスピードやリズム、声のトーンを相手の状態に合わせることを、ペーシングとよびます。
ペーシングの実施によって互いの心理的な一体感が高まり、安心感を引き出せます。
反対に、ペースが合わなければ相手は違和感を持ち、「この人とは合わない」と感じてしまうでしょう。
会話中は相手を観察し、ゆっくり話す人であればゆっくりと、大きな声で話す人には大きな声で話してください。しぐさを合わせるミラーリングも活用すると、信頼感や親近感はより高まります。
質問上手と聞き上手を意識する
コミュニケーションの取り方で注意すべき点として、質問上手と聞き上手への意識も挙げられます。
質問と聞く姿勢は、傾聴の重要な要素です。おろそかにしていると、「話を聞く気があるのか？」「自分が話したいだけでは？」と、思われてしまいます。
質問上手・聞き上手になるには、以下のポイントを意識してください。
- 意見を否定しない
- うなずき、あいづちを入れる
- クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける
オープンクエスチョンは5W1Hを意識すると、会話を広げやすい回答が得られます。
自己開示が大切になる
自己開示も、適切なコミュニケーションの取り方には大切です。
自己開示とは、自分の情報や考え、価値観を相手に伝えることです。たとえば、家族構成や趣味、悩みや弱点を伝えます。
一方が自己開示をすると、相手も自分のことが話しやすくなり、信頼関係の構築につながります。「会話を広げたい」「特定の情報を引き出したい」「本音が聞きたい」時に便利です。
雑談にも使えますが、営業や面談には必須の技術です。営業職やマネジメント職の方は身につけておきましょう。
自分のコミュニケーション能力を客観的に知っておく
コミュニケーションの取り方で注意すべき点には、自分のコミュニケーション能力を客観的に知っておくことも挙げられます。
コミュニケーションでは伝え方以外にも、傾聴力や質問力・相手のペースに合わせるテクニックなど、複数の能力が要求されます。自分の能力を把握しておかなければ、なにに注意すればよいのか、どこを改善すればよいのかがわかりません。
「適切なコミュニケーションの取り方がわからない」方は、自分のコミュニケーション能力を知ることから始めましょう。
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【実践編】事前準備！コミュニケーションにおける心構え
テクニックを磨く前に、まずは相手と向き合うための正しいマインドを整えましょう。心構えとして大切なのは以下の3点です。
- 相手に興味・関心を持つ
- 好印象を持たれる基本姿勢（表情・視線・声のトーン）を把握する
- さまざまな人のコミュニケーションスタイルを知る
心の準備ができれば、実際の会話の場でも落ち着いて振る舞えるようになります。
相手に興味・関心を持つ
コミュニケーションの核心は、相手という存在そのものに対して純粋な興味を寄せることにあります。関心をもっていれば、自然と聞きたいことや伝えたいことが浮かび、会話が途切れる心配がなくなるからです。
相手の強みや好きなことを見つけようとする前向きな姿勢は、表情や態度を通じて必ず相手に伝わります。質問を通じて相手の考えを引き出す営みは、相手の自尊心を高めるサポートにもなるでしょう。
自分とは異なる価値観を楽しむ余裕をもつことで、対人関係のストレスを減らせるでしょう。
好印象を持たれる基本姿勢（表情・視線・声のトーン）を把握する
明るい雰囲気と柔らかな態度は、相手の警戒心を和らげ、話しやすい空気を作るために役立ちます。穏やかな声のトーンや自然な微笑みは、相手に「受け入れられている」という安心感を瞬時に与えるからです。
無理に作り笑顔をする必要はありませんが、場面に合った表情を意識する配慮は社会人として大切になります。2秒から3秒程度の自然なアイコンタクトを挟めば、自信と信頼感のある印象を相手に残せるはずです。
声のトーンを普段より少しだけ上げる工夫が、会話全体の雰囲気をポジティブに変えてくれるでしょう。
さまざまな人のコミュニケーションスタイルを知る
人にはそれぞれ好む伝え方やリズムがあることを学び、多様なスタイルを知っておくことは重要です。自分と同じやり方ですべての人と通じ合えるわけではないとわかれば、対応の幅を柔軟に広げられるからです。
口数が多くなくても、相手に寄り添う姿勢があれば立派なコミュニケーションとして成立することを理解しましょう。本や動画を通じて、上手な話し手の手法を観察する練習から始めるのも良い方法といえます。
他人の真似をするのではなく、自分の性格に合った心地よい表現方法を模索する姿勢を大切にしてください。
【実践編】コミュニケーションを円滑にする具体的な方法
基本的な心構えができたら、次はやり取りをよりスムーズにするための応用テクニックを実践しましょう。
- ミラーリングやバックトラッキングを使いこなす
- PREP法などのフレームワークを活用する
- 適切なタイミングで質問する
これらの技術を使い分ければ、どんな場面でも落ち着いて対応できるようになります。
ミラーリングやバックトラッキングを使いこなす
相手の仕草を自然に真似たり、発言を要約して返したりする手法は、深い親近感を築くために役立ちます。相手の言動を反映させることで「この人は自分のことを理解してくれている」という安心感を抱かせることが可能です。
例えば、相手が飲み物を飲んだら自分も少し時間を置いて飲むミラーリングは、無意識の連帯感を生みます。相手の言葉を繰り返すバックトラッキングを活用すれば、情報の確認と共感を同時に行うことが可能です。
ただし、あからさまにやりすぎると不自然に見えるため、さりげない配慮として取り入れる工夫が求められます。
PREP法などのフレームワークを活用する
論理的で分かりやすい説明を行うためには、PREP法などの話の型を活用する習慣が効果的です。結論から先に伝えることで、聞き手は話の着地点を最初から理解でき、内容を整理しやすくなります。
「結論（Point）」「理由（Reason）」「具体例（Example）」「再提示（Point）」の順序を意識して、頭の中を整理しましょう。仕事の報告や提案の場面で活用すれば、要点を短時間で正確に伝えるプロフェッショナルな印象を与えられます。
型を身に付ける訓練を重ねて、誰にでも伝わる論理的な話し方を目指してください。
PREP法の具体的な作り方やメリットを詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。
関連記事：PREP法とは？ビジネスで活用するメリット・デメリット、3つの練習方法を解説 | 新・はたらき方戦略
適切なタイミングで質問する
相手の話を深く引き出すためには、タイミングを見計らって適切な問いかけを行う技術が求められます。会話の途中で遮るのではなく、話が一段落した瞬間に質問を挟むことで、リズムを崩さずに内容を深められるからです。
5W1Hを用いたオープンクエスチョンを活用すれば、相手の自由な答えを引き出し、会話を広げるきっかけを作れます。質問は「あなたの話に興味があります」という強力なサインとなり、信頼関係を築くための手段となるでしょう。
相手を追い詰めるような詰問にならないよう、押しつけがましくない質問を心がける工夫が必要です。
仕事でコミュニケーションを取る大切さとは？
本章では、仕事でコミュニケーションを取る大切さを、以下の3つの観点から紹介します。
- チームや社内の生産性が高まる
- 自分のモチベーションが向上する
- 顧客満足度が向上する
上記の問題を現在抱えている方は、ぜひお読みください。
チームや社内の生産性が高まる
仕事でコミュニケーションを取る理由として、チームや社内の生産性が高まる点が挙げられます。情報伝達が広く正確に行われ、ミスを未然に防ぐことやナレッジの共有が可能となるためです。
コミュニケーションがなければ、情報伝達にミスがあっても気付けず、後々になって大きなトラブルが発生してしまいます。
そのため、対応に時間を取られて生産性は低下してしまうでしょう。
また、コミュニケーションのない職場では、従業員同士の助け合いも起こりません。仕事場でも適切なコミュニケーションを取ることで、生産性が向上します。
自分のモチベーションが向上する
自分のモチベーション向上にも、仕事でのコミュニケーションは役立ちます。
コミュニケーションは、チームの信頼関係や協力関係を強化し、意見が受け入れられる風通しのよい職場を作るためです。信頼関係や協力関係が築けていない相手とは、なにをするにもギスギスしてしまい、気持ちよく働けません。
現在、仕事のモチベーションが低下している方は、職場のコミュニケーション不足が原因の可能性があります。
自分のコミュニケーション能力だけでなく、職場でのコミュニケーションの現状も分析してみましょう。
顧客満足度が向上する
仕事のコミュニケーションは、以下の2点の理由によって、顧客満足度も向上させます。
- 生産性が向上し、質の高い商品・サービスを提供できる
- トラブルの際にもスピーディーに対応できる
トラブルが発生した際には、部署間で情報共有が求められることもあります。コミュニケーションが取れていないと、情報伝達の遅延や食い違いが発生するでしょう。
また、従業員のモチベーションが低いと、仕事に手を抜く人や辞めてしまう人が増加します。会社の評判を下げてしまうため、顧客満足度も低下するでしょう。
コミュニケーションが苦手！克服する3つの方法
「自分は苦手だから」と諦める必要はありません。苦手意識は以下の3つの方法で克服を目指せます。
- なぜ苦手なのか、根本の原因を知る
- まずは小さな会話から意識する
- トレーニングを取り入れる
一段ずつ階段を上るように練習を重ねれば、誰でも自然な会話術を身に付けられます。
なぜ苦手なのか、根本の原因を知る
自分がコミュニケーションに対してどのような不安を抱いているのか、冷静に分析することから始めましょう。苦手意識の多くは「失敗して嫌われるかもしれない」という予期不安から生まれているケースが多いです。
完璧な会話を求めるあまり、自分に過度なプレッシャーをかけて緊張しやすくなっている可能性もあります。自分の特性や思考パターンを見つめ直せば、どの場面でどのような配慮が必要なのかが明確になるでしょう。
原因を特定する営みは、根拠のない恐怖心を消し去り、改善に向けた具体的な一歩を踏み出す助けとなります。
まずは小さな会話から意識する
無理に話題を広げようとせず、挨拶や一言程度の短いやり取りから成功体験を積んでいく方法が効果的です。些細な雑談から始めることで、会話に対する過度な緊張を和らげ、自信を少しずつ取り戻せます。
相手の反応を見ながら進めることで安心感が得られ、繰り返すうちに自然な言葉のキャッチボールができるようになります。最初から長時間の会話を目指すのではなく、まずは「笑顔で挨拶する」といった小さな目標から挑戦してください。
小さな成功の積み重ねが自己肯定感を高め、対人スキルの向上につながるでしょう。
トレーニングを取り入れる
話し方や表情の使い方、相槌のバリエーションなど、意識して学べるスキルを計画的に習得しましょう。
コミュニケーションは単なる才能ではなく、後天的に鍛えられる技術です。実際の会話を録音して振り返る方法は、客観的な改善に役立ちます。
講座やセミナーを活用して、ロールプレイを通じて実践的に学ぶ工夫も、上達を助けるでしょう。専門家の知恵を借りて正しく学ぶことが、苦手克服のための効率的な道となります。
具体的な学習方法を詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。
関連記事：コミュニケーション能力を学びたい方必見！練習方法や講座を具体的に紹介 | 新・はたらき方戦略
コミュニケーションの取り方でよくある質問とは？
本章では、コミュニケーションの取り方でよくある、3つの質問を紹介します。
- コミュニケーションが取りやすい具体的な話題とは？
- コミュニケーションが取れない人との付き合い方は？
- 新入社員とのコミュニケーションの取り方とは？
職場でのコミュニケーションの取り方に迷わないよう、ぜひお読みください。
コミュニケーションが取りやすい具体的な話題とは？
コミュニケーションが取りやすい具体的な話題は、以下の3つです。
- 会社を選んだ理由
- 尊敬する人、気になる上司・先輩
- 相手の好きなコンテンツ
なぜこの会社を選んだのかは、若手社員と話す際におすすめの話題です。価値観や仕事観を知る手助けとなり、仕事へのモチベーションも引き上げられます。
また、相手の好きなコンテンツの話は、老若男女問わず盛り上がります。自分の好きなことは、誰でも話しやすいためです。若い世代には、アニメやマンガの話題もおすすめです。世代間のギャップも話のネタになります。
コミュニケーションが取れない人との付き合い方は？
コミュニケーションが取れない人との付き合い方では、以下の3点を意識してください。
- 業務連絡は自分から積極的に行う
- 傾聴に力を入れる
- 相手の立場になって考えてみる
コミュニケーションが取れない人は、どうやってコミュニケーションを取ればよいのか、わかっていないことがあります。
そのため、きっかけを作ることや、傾聴を心がけて信頼関係を築くことが大切です。小さなことでも感謝を伝えていると、心を開いてくれる可能性もあります。
新入社員とのコミュニケーションの取り方とは？
新入社員とのコミュニケーションで悩む方は、多く見られます。ジェネレーションギャップや立場の違いによって、共感が得られづらいためです。
新入社員とのコミュニケーションでは、以下の2つのポイントに気を付けてください。
- 相手が話しやすい話題を心がける
- 最初はほどよい距離間を保つ
相手が話しやすい話題とは、「会社に入った理由」「趣味や好きなこと」「同期との仲」などです。
反対に、仕事の話題は新入社員を緊張させてしまいます。「ミスがあったのか？」「返答が評価を左右するのか？」と、思わせてしまうためです。
コミュニケーション能力を向上させて成果を出すなら「コミュトレ」がおすすめ！
本記事では、社内のコミュニケーションの種類や取り方・注意点を解説してきました。コミュニケーションの取り方では、質問・傾聴への意識と、自分のコミュニケーション能力の把握が大切です。
自分の能力の把握は、適切なコミュニケーションをとるだけでなく、今後トレーニングする際にも役立ちます。自分の強みと課題を、知っておきましょう。
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