「コミュニケーションの取り方で注意すべきポイントは？」
「仕事でコミュニケーションを取る重要性が知りたい」
このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。
コミュニケーションの取り方で注意すべきポイントは、傾聴を心がけることと、自分のコミュニケーション能力を知っておくことです。
本記事では、コミュニケーションの種類や、注意点・重要性を紹介します。最後まで読み進めることで、仕事で適切なコミュニケーション方法がわかるでしょう。
しかし、注意するポイントがわかっていても、うまくいかないケースもあります。コミュニケーション能力が不足している場合です。特に、傾聴力や質問力が低いと、職場のコミュニケーションに問題を抱えがちです。
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目次
「コミュニケーションを取る」の意味とは？
「コミュニケーションを取る」の意味とは、「互いの思考や感情・価値観を伝えあい、わかり合おうと試みること」です。
コミュニケーションを日本語に訳すと、以下の2つの意味が該当します。
- 意思の疎通を図る
- 言葉のキャッチボールを行う
ポイントは、お互いがわかり合おうとしている点です。一方的に話しかける行為は、正しいコミュニケーションの取り方ではありません。
社内における4種類のコミュニケーションの取り方
本章では、社内で主に行われている、4種類のコミュニケーションの取り方を紹介します。
- 対面のコミュニケーション
- 非言語のコミュニケーション
- 文面のコミュニケーション
- 図やデータのコミュニケーション
それぞれのコミュニケーションの特徴と、代表例を解説します。
対面のコミュニケーション
対面のコミュニケーションとは、相手と顔を合わせた状態で、言葉や表情を用いて行うコミュニケーションです。
相手の反応をしっかりと受け取れるため、他のコミュニケーションに比べて、お互いの理解を深めやすい特徴があります。対面のコミュニケーションが必要とされるのは、以下の3つのケースです。
- 個別面談
- グループ会話
- プレゼン・スピーチ
内容だけでなく表情や身振り手振りにも注意するのが、対面のコミュニケーションのポイントです。
非言語のコミュニケーション
非言語のコミュニケーションとは、内容以外の情報で思考や感情を伝えあうコミュニケ―ションです。
以下の3つが、非言語コミュニケーションの代表例です。
- 表情
- パラ言語（声量やイントネーションなど）
- 身振り手振り
人間はコミュニケーションを図る際、言語情報よりも、聴覚・視覚情報に影響を受けます。思考や感情を伝えたい場合は、言葉を尽くすより表情や声のトーンの工夫が大切です。
文面のコミュニケーション
上司との報連相や、自分の考え、アイデアを理解してもらう際には、文面でのコミュニケーションが必要です。
特にビジネスの場では、わかりやすい文面のコミュニケーションが求められます。文面のコミュニケーションの代表例は、以下の3つです。
- 報告・企画などの書類
- メール・メッセージアプリ
- SNS
近年は、インターネットを通じて情報を発信する企業も見られます。その際にも、わかりやすい文面のコミュニケーションが必要です。
図やデータのコミュニケーション
図やデータのコミュニケーションとは、視覚的な情報を用いて伝えるコミュニケーションです。
口頭のみよりも内容がわかりやすく、記憶にも残りやすい特徴があります。図やデータのコミュニケーションに用いられるのは、主に以下の3つです。
- 画像・イラスト
- 動画
- グラフ・表
複雑な内容を説明したい際や、説得力を高めたい際に、活用してみてください。
コミュニケーションの取り方で注意するべき5つのポイント
本章では、コミュニケーションの取り方で注意すべきポイントを、5つ紹介します。
- 相手の話題に興味を持って傾聴する
- 相手のペースに合わせる
- 質問上手と聞き上手を意識する
- 自己開示が大切になる
- 自分のコミュニケーション能力を客観的に知っておく
おろそかにしていると、一方的な会話になりがちです。参考にして適切なコミュニケーションの取り方を身につけてください。
相手の話題に興味を持って傾聴する
コミュニケーションの取り方で注意すべきことは、相手の話題に興味・関心を持つことです。これを傾聴といいます。
傾聴はアクティブリスニングともいわれ、聞き手側が能動的に準備して、発信者に対して聞いていることを表現しながら聞く行為です。
相手は興味を持たれることで自己重要感が満たされ、信頼や親しみを感じます。自然とあなたに興味を持つようになるでしょう。
傾聴にはリアクションやあいづち・質問を、適切なタイミングで行うのが大切です。
相手のペースに合わせる
相手のペースに合わせることも、コミュニケーションの取り方の注意点です。会話のスピードやリズム、声のトーンを相手の状態に合わせることを、ペーシングとよびます。
ペーシングの実施によって互いの心理的な一体感が高まり、安心感を引き出せます。
反対に、ペースが合わなければ相手は違和感を持ち、「この人とは合わない」と感じてしまうでしょう。
会話中は相手を観察し、ゆっくり話す人であればゆっくりと、大きな声で話す人には大きな声で話してください。しぐさを合わせるミラーリングも活用すると、信頼感や親近感はより高まります。
質問上手と聞き上手を意識する
コミュニケーションの取り方で注意すべき点として、質問上手と聞き上手への意識も挙げられます。
質問と聞く姿勢は、傾聴の重要な要素です。おろそかにしていると、「話を聞く気があるのか？」「自分が話したいだけでは？」と、思われてしまいます。
質問上手・聞き上手になるには、以下のポイントを意識してください。
- 意見を否定しない
- うなずき、あいづちを入れる
- クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける
オープンクエスチョンは5W1Hを意識すると、会話を広げやすい回答が得られます。
自己開示が大切になる
自己開示も、適切なコミュニケーションの取り方には大切です。
自己開示とは、自分の情報や考え、価値観を相手に伝えることです。たとえば、家族構成や趣味、悩みや弱点を伝えます。
一方が自己開示をすると、相手も自分のことが話しやすくなり、信頼関係の構築につながります。「会話を広げたい」「特定の情報を引き出したい」「本音が聞きたい」時に便利です。
雑談にも使えますが、営業や面談には必須の技術です。営業職やマネジメント職の方は身につけておきましょう。
自分のコミュニケーション能力を客観的に知っておく
コミュニケーションの取り方で注意すべき点には、自分のコミュニケーション能力を客観的に知っておくことも挙げられます。
コミュニケーションでは伝え方以外にも、傾聴力や質問力・相手のペースに合わせるテクニックなど、複数の能力が要求されます。自分の能力を把握しておかなければ、なにに注意すればよいのか、どこを改善すればよいのかがわかりません。
「適切なコミュニケーションの取り方がわからない」方は、自分のコミュニケーション能力を知ることから始めましょう。
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仕事でコミュニケーションを取る大切さとは？
本章では、仕事でコミュニケーションを取る大切さを、以下の3つの観点から紹介します。
- チームや社内の生産性が高まる
- 自分のモチベーションが向上する
- 顧客満足度が向上する
上記の問題を現在抱えている方は、ぜひお読みください。
チームや社内の生産性が高まる
仕事でコミュニケーションを取る理由として、チームや社内の生産性が高まる点が挙げられます。情報伝達が広く正確に行われ、ミスを未然に防ぐことやナレッジの共有が可能となるためです。
コミュニケーションがなければ、情報伝達にミスがあっても気付けず、後々になって大きなトラブルが発生してしまいます。
そのため、対応に時間を取られて生産性は低下してしまうでしょう。
また、コミュニケーションのない職場では、従業員同士の助け合いも起こりません。仕事場でも適切なコミュニケーションを取ることで、生産性が向上します。
自分のモチベーションが向上する
自分のモチベーション向上にも、仕事でのコミュニケーションは役立ちます。
コミュニケーションは、チームの信頼関係や協力関係を強化し、意見が受け入れられる風通しのよい職場を作るためです。信頼関係や協力関係が築けていない相手とは、なにをするにもギスギスしてしまい、気持ちよく働けません。
現在、仕事のモチベーションが低下している方は、職場のコミュニケーション不足が原因の可能性があります。
自分のコミュニケーション能力だけでなく、職場でのコミュニケーションの現状も分析してみましょう。
顧客満足度が向上する
仕事のコミュニケーションは、以下の2点の理由によって、顧客満足度も向上させます。
- 生産性が向上し、質の高い商品・サービスを提供できる
- トラブルの際にもスピーディーに対応できる
トラブルが発生した際には、部署間で情報共有が求められることもあります。コミュニケーションが取れていないと、情報伝達の遅延や食い違いが発生するでしょう。
また、従業員のモチベーションが低いと、仕事に手を抜く人や辞めてしまう人が増加します。会社の評判を下げてしまうため、顧客満足度も低下するでしょう。
コミュニケーションの取り方でよくある質問とは？
本章では、コミュニケーションの取り方でよくある、3つの質問を紹介します。
- コミュニケーションが取りやすい具体的な話題とは？
- コミュニケーションが取れない人との付き合い方は？
- 新入社員とのコミュニケーションの取り方とは？
職場でのコミュニケーションの取り方に迷わないよう、ぜひお読みください。
コミュニケーションが取りやすい具体的な話題とは？
コミュニケーションが取りやすい具体的な話題は、以下の3つです。
- 会社を選んだ理由
- 尊敬する人、気になる上司・先輩
- 相手の好きなコンテンツ
なぜこの会社を選んだのかは、若手社員と話す際におすすめの話題です。価値観や仕事観を知る手助けとなり、仕事へのモチベーションも引き上げられます。
また、相手の好きなコンテンツの話は、老若男女問わず盛り上がります。自分の好きなことは、誰でも話しやすいためです。若い世代には、アニメやマンガの話題もおすすめです。世代間のギャップも話のネタになります。
コミュニケーションが取れない人との付き合い方は？
コミュニケーションが取れない人との付き合い方では、以下の3点を意識してください。
- 業務連絡は自分から積極的に行う
- 傾聴に力を入れる
- 相手の立場になって考えてみる
コミュニケーションが取れない人は、どうやってコミュニケーションを取ればよいのか、わかっていないことがあります。
そのため、きっかけを作ることや、傾聴を心がけて信頼関係を築くことが大切です。小さなことでも感謝を伝えていると、心を開いてくれる可能性もあります。
新入社員とのコミュニケーションの取り方とは？
新入社員とのコミュニケーションで悩む方は、多く見られます。ジェネレーションギャップや立場の違いによって、共感が得られづらいためです。
新入社員とのコミュニケーションでは、以下の2つのポイントに気を付けてください。
- 相手が話しやすい話題を心がける
- 最初はほどよい距離間を保つ
相手が話しやすい話題とは、「会社に入った理由」「趣味や好きなこと」「同期との仲」などです。
反対に、仕事の話題は新入社員を緊張させてしまいます。「ミスがあったのか？」「返答が評価を左右するのか？」と、思わせてしまうためです。
コミュニケーション能力を向上させて仕事で成果をだそう
本記事では、社内のコミュニケーションの種類や取り方・注意点を解説してきました。コミュニケーションの取り方では、質問・傾聴への意識と、自分のコミュニケーション能力の把握が大切です。
自分の能力の把握は、適切なコミュニケーションをとるだけでなく、今後トレーニングする際にも役立ちます。自分の強みと課題を、知っておきましょう。
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