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第12回|相手の想定外を想定内に!社内の交渉・調整をうまく進めるコツ【週刊・コミュニケーション仕事術】

広谷ろうき

 

前回は、上手に仕事の依頼をしたいと思っている方に対して「あなたに頼みたい理由を伝えよう」「配慮して納期を伝えよう」とお話いたしました。

 

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今回は社内の交渉や調整をうまく進めていきたい方におすすめのワンポイントコミュニケーション術をご紹介していきます。

 

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はたらく社会人に、今日から早速使えるワンポイントアドバイスをお伝えします!

 

第12回のテーマは、相手の想定外を想定内に!社内の交渉・調整をうまく進めるコツです。

 

ぜひお楽しみください!

 

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仕事の依頼に渋い顔をされないために「前もって予期させていこう」

 

社内で仕事の依頼をする場面で、相手から「えー」と渋い顔をされること、皆さんありませんか?

 

その際にうまく話を進めるために「交渉・調整」というコミュニケーションが必要になります。

 

今回相手から、そもそも渋い顔をされないために、交渉・調整のコミュニケーションのコツとして「前もって予期させる」というものがあります。

 

具体的には、仕事の依頼をする「可能性が生まれた瞬間」に、前もって「仕事の依頼をするかもしれないです」と伝える、ということです。

 

これだけで仕事の依頼を引き受けてくれる可能性が高まります。

 

なぜでしょうか?

 

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どうして「前もって予期させる」ことが良いのか?

 

相手が抱く不満が減るからです。

 

仕事の依頼を受けた相手の渋い表情は、予期していなかったタスクが突如入ったことによる面倒くささから来ることが多いです。

 

だからこそ、事前に「仕事を依頼するかもしれない」と一言伝えておくことで、相手からすると「プラスの仕事入るかも」と、仕事が入ることを前提に、スケジュールを立ててくれる可能性が高くなります。

 

想定外が想定内に変わり、相手が不満を抱きにくくなるわけですね。

 

<コミュトレを学習された受講生の声>その方は女性の秘書がいる方でした。女性の秘書に「もしかしたら○○の仕事入るかも」と伝えるようにしたところ「本当に助かります。ありがとうございます」と言ってくれるようになったそうです。

 

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仕事の依頼に渋い顔をされた場合の対処法

 

ただ、とはいっても仕事の依頼に「えー」と、渋い顔をされる瞬間は生まれると思います。その際の対処法をお伝えします。

 

仕事の依頼を受けて「えー」と渋い顔をされる際、大きく2つのパターンにわかれます。

 

①感情的に生じるもの気持ち的に仕事を引き受けたくない

②物理的に生じるもの仕事が詰まっていてできない

 

「具体的にどういう点が困りますか?」と聞いて、相手の反応がどちらになるか、まずは分析しましょう。

 

反応が①②のどちらかわかると対処ができます。それぞれの対処法を見ていきましょう。

 

感情的に生じるもの → 共感をしよう

 

共感の姿勢を示しましょう。

 

例として「そうですよね、お忙しい中依頼してしまってすいません、大変ですよね」のように「あなたのことをしっかりと理解していますよ」ということを伝えられると良いです。

 

物理的に生じるもの → 代替案を出そう

 

代替案を出しましょう。

 

例として「代わりに△△の仕事を引き受けるので(依頼を)引き受けていただくことはできますか?」と伝えられると良いです。

 

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まとめ

 

今回は、社内の交渉や調整をうまく進めていきたい方に向けた解決策をご紹介しました。

 

最後に、改めておさらいしましょう。

 

●仕事の依頼に「えー」と渋い顔をされないために「前もって予期させる」コミュニケーションを活用する●それでも「えー」といわれる場合は、共感を示したり、代替案を提示したりして、依頼を相手に伝えていく

 

ぜひ使ってみてくださいね!

 

次回予告

次回のテーマも今回同様「交渉・調整をスムーズに進める伝え方 」です!お見逃しなく♪

 

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1967年 東京都出身。 東京工科大学機械制御工学科在学中に、輸入商社のスタートアップに参加。 1996年 株式会社コミュニティネット入社。営業所長として、PCソフト及びBTOパソコンの販売、ISP、IP電話代理店など、新規事業を立ち上げる。 1999年 「日本を元気にする会社を創りたい」と株式会社アイソルートを設立(eラーニング製品の開発)。専務取締役として営業、開発、財務の各責任者を歴任。 2004年 同社代表取締役に就任。以降19年間連続黒字と最高売上高更新中。 2007年 新宿区優良企業表彰「経営革新賞」受賞。 2012年 日経トップリーダー「本当に強い中小企業ランキング」全国総合14位、IT業界2位に選出。 2024年 ダイヤモンド社から書籍『話せる、伝わる、結果が出る!コミュトレ』を発売し、紀伊國屋書店ビジネス書第1位、Amazonセールス営業本第1位を獲得。

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