会議で活用できるビジネススキル

リーダー必見!会議を成功に導くファシリテーションのコツ3つ

コミュトレ編集部

会議は多くの場合、プロジェクトの進捗を確認するための重要な場面ですよね。しかし、うまく進まなかったり、結論が出なかったりすることもしばしばあります。

 

実は、ファシリテーション技術を身につけることで、会議を効果的に進め、目的を達成することができます。

そこで今回は、コミュトレのディスカッションスキルコースのカリキュラムをもとに、会議を成功に導くファシリテーションのコツをご紹介します。

ぜひやってみてくださいね。

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1.会議ファシリテーションのコツ1:話を最後まで聞く

まず、発言は基本的に途中で遮らず最後まで聴きましょう。もし誰かが発言している最中に別の発言が割り込んできた場合も、まずは最後まで聴くようにやんわりと制止します。

なぜかというと、日本語という言語は、一番言いたい結論が文末に置かれている場合も多く、最後まで聴かないと結論を正しく理解することができないからです。また、仮に結論を先に述べていたとしても、理由まで聴かないとその結論に込められたニュアンスを正しく理解することができません。 

そのため、発言を途中で遮ると、発言者が「言いたいことを伝えきっていないのに発言を打ち切られた」という印象をもちます。その結果、当然ながら良い感情はもたないでしょう。会議時間の中で1度くらいの遮りなら、議論の雰囲気には大きく影響しないこともありますが、そもそも進行役の認識として「参加者が誰かの発言を途中で遮っても構わない」と認識していると問題といえます。 

 

【講師直伝】実践のコツ

会議で参加者の話を最後まで聞きましょう、と言われたとき、「自分はしっかり聞いているぞ!」と感じる方が多いかと思います。
では、その時、相手に”伝わるように”聞くことができているでしょうか?
相手の話を理解するのに一生けん命になって、険しい顔で話を聴いていたり、メモをとるためにずっと下を向いたりしていないでしょうか。
皆さんも一参加者として会議に参加するときのことを思い出してみていただくとイメージがつくと思いますが、自分が一生懸命話しているときに、相手の反応が薄かったり、ネガティブな反応が返ってきたりすると、「何か変なこと言ったかな…」と不安な気持ちになりますよね。自分の考えが不安になって、最後まで言い切らなかったり、そのあと発言するのに躊躇したりした経験がある方も多いでしょう。
だからこそ、話を聞くときは、「自分は、あなたの話を聞いていますよ」というのを、相手にはっきりと伝わるように示す必要があります。
ポイントは、「口角を上げること」「小さなうなずき(相手の話を促進する)と大きなうなずき(理解や納得を示す)の2種類を使うこと」です。
ちょっとしたことですが、この2つを徹底するだけでも、話し手に与える印象が大きく異なります。聞き方を変えることで、会議の雰囲気をやわらげ、活発に意見を言い合える場を作っていきましょう。

 

2.会議ファシリテーションのコツ2:1つの質問で聞くテーマは1つに絞る

質問を1つ振る場合、その質問で聞くテーマは1つに限定しましょう。仮に、1つの質問にテーマが複数含まれているとどうなるのでしょうか。以下、事例で確認しましょう。 

例:1つの質問のテーマが複数ある場合 

×)「コスト削減と人員不足に対して意見がある人はいますか?」 

この質問だと、そもそも「コスト削減」について答えればいいのか、それとも「人員不足」について答えればいいのかわからず、回答者を混乱させてしまいます。 

この場合は、以下のように質問のテーマをどちらかに絞ると良いでしょう。 

△)「人員不足に対して意見がある人はいますか?」
△)「コスト削減に対して意見がある人はいますか?」 

この質問をすれば、人員不足にだけ回答すれば良いことがわかるので、質問の焦点がより明確になります。

しかし、この質問表現だとまだ問題があります。そのため、回答者にとってはまだ答えにくいかもしれません。具体的にはどういうことか、次に見ていきましょう。 

【講師直伝】実践のコツ

「~について、どう思いますか?」
このような質問、会議の場で良く投げかけていませんか?
ざっくばらんに意見を集めるという点では有効かもしれませんが、聞かれる側(参加者)からすると、何を答えれば良いのか、一瞬迷ってしまう聞き方かもしれません。
議題について経験豊富なメンバーや、普段からコミュニケーションをよくとっているメンバー同士であれば、すぐに意見が出てくるかもしれませんが、そうでない場合、「えーと、意見は自分なりに考えてきたけど、それを言うので良いのかな…」と参加者を迷わせてしまう恐れがあります。
参加者の意見を引き出すためにも、何を話せば良いのかが明確にわかる問いをなげかけるようにしましょう。
【例】
△)「現在行っている、学生向けのインターンシッププログラムについて、どう思いますか?」
〇)「現在行っている、学生向けのインターンシッププログラムについて、どのような問題点があると思いますか?」

 

ファシリテーションのコツ3:回答の観点を指定する 

参加者の回答をさらに効果的に引き出すには、回答の観点を指定するという方法があります。

回答の観点とは、「どのような観点から意見を述べるのか」ということです。たとえば「問題の原因として考えられること」(「原因」という観点)、「とりうる対策(「対策」という観点)」といったような表現が考えられます。 

前述の例では「人員不足に対して意見がある人はいますか?」という質問表現がありました。

しかし「人員不足に対する意見」とは、具体的にどんな意見でしょうか。人員不足の「実情」について発言してほしいのか、「人員不足が生じている原因」について意見を出してほしいのか、それとも「人員不足を解消する対策」を求めているのでしょうか。「意見がありますか」という質問表現だと、この3つのうちどの解釈も当てはまりそうです。

このように、「どういう観点で回答すればいいのか」について複数解釈できてしまうと、質問の焦点があいまいになります。その結果、「結局、なにを答えれば良いのか」と混乱させる恐れがあります。また、仮に回答したとしても、質問の意図から外れた回答になってしまう可能性もあります。 

そのため、質問するときは回答の観点を指定しましょう。また、そのときは先に述べた「1つの質問テーマ」と併用すると良いでしょう。 

<例>
〇)「人員不足を解消するために(質問のテーマ)、どんな対策が考えられますか(「対策」という観点)」
〇)「コストがかさんでいる(質問のテーマ)」原因としてなにが考えられますか?(「原因」という観点)」 

このように質問すれば、「何についてどんなことを聞きたいのか」という質問の焦点が明確になっているので、回答を効果的に引き出しやすくなります。 

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2.会議のファシリテーションには「正解」がある

今回は、もっと会議をうまくファシリテートしたい方に向けた解決策をご紹介しました。

ファシリテーションは一見「どうすればいいか分からない」と思われがちですが、実は明確な正解があります。

コミュトレでは、ディスカッションスキルコースでファシリテーションについて取り扱っております。気になる方は是非ご覧ください

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コミュトレは、ビジネスパーソン10万人のデータから仕事に必要な「スキル」を特定し、リアルなビジネスシーンを想定したトレーニングを行う【実践型ビジネススキルスクール】。全17種類ものコースがあり、新入社員から経営者まで、一人ひとりの「理想とする成長」にあわせて学習プランを提供。東京・大阪・名古屋に拠点を置き、講義はすべてオンラインで行っている。

1967年 東京都出身。 東京工科大学機械制御工学科在学中に、輸入商社のスタートアップに参加。 1996年 株式会社コミュニティネット入社。営業所長として、PCソフト及びBTOパソコンの販売、ISP、IP電話代理店など、新規事業を立ち上げる。 1999年 「日本を元気にする会社を創りたい」と株式会社アイソルートを設立(eラーニング製品の開発)。専務取締役として営業、開発、財務の各責任者を歴任。 2004年 同社代表取締役に就任。以降19年間連続黒字と最高売上高更新中。 2007年 新宿区優良企業表彰「経営革新賞」受賞。 2012年 日経トップリーダー「本当に強い中小企業ランキング」全国総合14位、IT業界2位に選出。 2024年 ダイヤモンド社から書籍『話せる、伝わる、結果が出る!コミュトレ』を発売し、紀伊國屋書店ビジネス書第1位、Amazonセールス営業本第1位を獲得。

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