コミュニケーション能力は、人と人とのやりとりにおいて意思疎通をスムーズに行い、信頼関係を構築するために重要とされる能力です。
ビジネスシーンにおいては、コミュニケーション能力が高いほど組織内での報連相や業務、商談を効果的に進められるため、自身の成長やキャリアアップに不可欠と言えます。
この記事では、コミュニケーション能力の向上で得られるメリットや、能力を高める秘訣について詳しく紹介します。
目次
コミュニケーション能力とは
コミュニケーション能力とは、相手の感情や情報、意見をくみ取りながら、円滑な意思疎通ができる能力のことです。
具体的には、相手の話をよく聞き、適切なタイミングでリアクションをする聴取能力や、自分の考えや意見を明確に表現する能力、相手の背景やコミュニケーションスタイルに応じて建設的なフィードバックを提供する能力などが求められます。
コミュニケーション能力を高めることで、プレゼンテーションや顧客対応、商談、組織内での報連相などを効率的かつ円滑に進められるようになります。
また、コミュニケーション能力が高い人ほど相手と良好な関係を築くことができるため、相互理解を深められるのも大きなメリットです。
コミュニケーション能力の向上で得られるメリット
コミュニケーション能力は、伝える力と受け取る力をそれぞれ養うことで向上させることができます
ビジネスシーンにおいて、コミュニケーション能力の向上がどのようなメリットをもたらすのか紹介します。
社内外での信頼関係の構築
コミュニケーション能力が高まることで、社内で意見や情報をより明確かつ円滑に共有できるようになるため、上司や同僚からの信頼を得られやすくなります。
信頼を得た相手とのスムーズな会話によって、より多くの情報を得られるため、相手や状況に合わせた話し方で相互理解を深めることもできます。
また、良好なコミュニケーションは、相手のニーズや要求を正確に理解することにもつながるため、取引先との商談がより円滑になることも大きなメリットです。
仕事の生産性向上
コミュニケーション能力の向上により、情報共有・協力・問題解決・意思決定・フィードバックのプロセスが円滑になり、効率的な業務遂行が可能です。
例えば、プロジェクトチームに属している場合、プロジェクトの目標やタスクの優先順位を明確にメンバーに共有できるようになります。
組織内でのコミュニケーションを活性化し、報連相しやすい雰囲気が生まれることで、より効果的な意思決定や役割分担ができるようになります。
リーダーシップの質の向上
コミュニケーション能力の向上は、リーダーシップの質を向上させ、チームや組織の成功に寄与する重要な要素です。
具体的には、ビジョンと方針を明確化し、メンバーが共感しやすいように伝える力をコミュニケーション能力の向上によって養うことができます。
また、オープンなコミュニケーション環境を構築し、メンバーが率直に意見や問題点を共有できる場を整えることもリーダーの大事な役割です。
リーダーとして積極的にコミュニケーションを図り、メンバーの強みや改善点を理解することで、適切な指導やフォローが可能となります。
コミュニケーション能力が高い人と低い人の特徴
コミュニケーション能力の高低は、ビジネスやプライベートにおける様々なシーンでの言動や感情の変化によって判断することができます。
コミュニケーション能力が高い人
以下の項目に複数当てはまる場合、コミュニケーション能力が高い人であると判断できます。
- 相手の話に対して自然な相槌を打てる
- 相手の話を遮らず最後まで聞くことができる
- 相手を否定せずに適切な切り返しができる
- 自己開示するのが得意である
コミュニケーション能力が高い人は、会話を最後まで真剣に聞く姿勢ができており、適切な相槌を打つことで相手の話に関心を示していると伝えることができます。
また、自分の素直な気持ちや意見をさらけ出すことが得意であり、なおかつ相手の感情や状況を理解しながら柔軟に話を切り替える能力も持っています。
コミュニケーション能力が低い人
コミュニケーション能力が低い人は、以下のような特徴を持っています。
- 相手が話している最中でも自分の好きなタイミングで発言してしまう
- 会話の中で上手くリアクションや切り返しができない
- 自分の発言が相手にどう思われるか過剰に気にしてしまう
- 警戒心が強すぎて自分の本性を上手くさらけ出せない
上記に該当する人でも、自分の課題に合わせたトークスキルの習得やトレーニングによって、コミュニケーション能力を養うことが可能です。
【話し手】コミュニケーション能力を向上させる方法
コミュニケーション能力を向上させたい場合、どのような説明の組み立て方や伝え方が重要になるのかを紹介します。
PREP法で結論から伝える
PREP法とは、相手にわかりやすい説明をするために用いられる、汎用的なフレームワークのことです。
| Point | 要点や結論を述べる |
| Reason | 結論に至った理由、そのように主張する理由を述べる |
| Example | 理由に説得力を与える具体例・事例を提示する |
| Point | 再度、要点や結論を述べる |
PREP法では、要点や結論を伝えることから始まります。その後、結論に至った理由や説得力をもたせる具体例を提示し、最後に再び結論をなぞるのが基本的な説明の流れです。
聞き手にとっては、話し手が何の話をしているのかすぐに理解しやすく、ストレスや不要なやりとりが減ることで円滑なコミュニケーションを図れます。
相手の言葉や情報量に合わせて話す
伝える力だけを養うのではなく、聞き手の目線になってコミュニケーションの図り方を柔軟に変えることも大事です。
例えば、専門用語を相手が理解できる言葉に置き換えて説明したり、相手が把握している情報の範囲内で説明したりすることで、スムーズに会話を進められます。
さらに、相手に応じて話すスピードや声のトーン・大きさ、身振り手振りなどのコミュニケーションスタイルを合わせることが、安心感や好意をもたせる秘訣です。
エレベータートークで短時間で伝える能力を高める
エレベータートークは、米国シリコンバレーのビジネス文化が発祥とされるトークスキルです。
同じエレベーターに乗り合わせた相手と会話する場面を想定し、30秒〜1分程度で話の要点を伝えて印象に残すトレーニングを行います。
例えば、特定の商材をアピールしたい場合、エレベータートークでは結論→理由→具体例→結論で話を進めるPREP法を応用できます。
多忙な相手の興味関心を引くために、伝えたいことや強調したいポイントを凝縮し、洗練されたプレゼンテーションを行なってコミュニケーション能力を養いましょう。
【聞き手】コミュニケーション能力を向上させる方法
コミュニケーション能力には、伝える力だけではなく、相手の言葉を真摯な姿勢で聴き、安心感と信頼感を与える能力も求められます。
ここでは、聞き手として注意すべき点や、汎用的なテクニックを紹介します。
傾聴して相手が伝えたいことを理解する
傾聴とは、相手の話に対し、真摯な姿勢で耳・目・心を傾けて聞き手に徹する技術のことです。
本来はカウンセリングで活用されてきた『聞く技術』のことですが、職場の上司や同僚、取引先との信頼関係構築にも有効なテクニックとして応用されています。
傾聴で意識することは、相手の話を遮らず、最後までしっかり聞くということです。相手の話の途中で自分の意見を述べたい場面でも、相槌や頷きなどのリアクションに留めることで、真剣に話を聴いている姿勢であることを伝えられます。
相手の話を度々遮り、会話のキャッチボールが成り立たない状況になると、心理的な距離ができてコミュニケーションに支障が出る可能性があるため注意してください。
バックトラッキングで安心感を与える
バックトラッキングとは、相手の発言をオウム返しのように繰り返して発言していく『聞く技術』のことです。まるで鏡のように相手の発言を全て真似る行為については、ミラーリングと呼ばれています。
バックトラッキングでは、相手が話した事実や感情などを繰り返すことで、真剣に話を聴いていることが伝わり、安心感と信頼感が生まれます。
以下は、バックトラッキングを上達させるコツです。
- 会話内にあるキーワードを復唱する
- 感情表現をした場合はそれを強調する
- 話を最後まで聴き、要約して繰り返す
ミラーリングやバックトラッキングを多用しすぎると、話を早く終えたがっているように伝わってしまうため、相手の言葉や表情の変化をみながら適度に活用しましょう。
パラフレーズで率直な感情を引き出す
パレフレーズとは、会話から相手の意図を整理・要約し、別の言葉に置き換えて発言するトークスキルのことです。
例えば、「◯◯で悩んでいる」という相手の発言に対して、「◯◯で解決できる」という言葉に転換し、認識をすり合わせたり内容を理解していることを示したりします。
パレフレーズの活用により、相手は自分が話した内容を客観視できるようになり、新たな気づきによって素直な感情を引き出せる可能性があります。
相手の話をしっかり聴いている姿勢が伝わりやすいため、安心感を与えたい場面で有効です。
まとめ
コミュニケーション能力を向上させたい場合、ビジネスシーンでよく利用されているPREP法やバックトラッキング、パラフレーズなどを習得するのがおすすめです。
まずは、自身に足りていない能力や成長目標に向けた課題を整理しておくことで、具体的な改善策やトレーニング方法を明確にすることができます。
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