ビジネスシーンで話し方が上達する方法7選！信頼の勝ち取り方を紹介

ビジネスの世界で成果や評価を上げていくためには、相手の共感や信頼を得られる話し方や、好感を生み出すコミュニケーション能力が求められます。

自身と相手の立場を踏まえた言葉遣いを習得するのはもちろんのこと、会話の中で相手の反応や感情、TPOに合わせて柔軟に話し方を変えられるスキルも自身の成長に欠かせない要素です。

この記事では、ビジネスシーンで話し方が上達する方法や信頼を得られる方法、注意点などを解説します。

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ビジネスシーンでの話し方の重要性

ビジネスにおける様々な会話のシーンでは、単なる情報伝達に留まらず、相手に好印象を与え、興味関心を引く話し方が重要とされます。

例えば、自身と相手の立場を踏まえた適切な言葉遣いをはじめ、複雑な情報を分かりやすく伝えるスキルや、相手に合わせて声のトーンと話すペースを柔軟に変えられるスキルなどが求められます。

ビジネスは協力と協調の場でもあり、上司や同僚、クライアントとのコミュニケーションを円滑にし、信頼関係を構築するためにも話し方に注意しなければなりません。

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ビジネスシーンでの話し方のマナー

営業や商談、プレゼンテーション、会議などで自身が話し手や聞き手になる際、最低限わきまえておくべきマナーを把握しておきましょう。

尊敬語・謙譲語を使い分ける

尊敬語は、相手を敬意をもって尊重するための言葉遣いであり、相手の地位や役職によって、使い分けることが重要です。

目上の方や上司に対しては丁寧な尊敬語を使用し、敬意を表しましょう。例えば、「お会いできて光栄です」や「ご意見を伺えれば幸いです」といった表現が該当します。

謙譲語は、自分を控えめに表現するための言葉遣いであり、使い方次第で相手に好印象を与えることができます。例えば、「申し訳ございませんが、ご提案させていただきたいのですが」といった言い回しは、謙譲語を適切に使用した例です。

コミュニケーションの場面によっても尊敬語や謙譲語の使い方は異なります。フォーマルな場面ではより丁寧な言葉遣いが求められる一方、カジュアルな場面では適切な尊敬語や謙譲語を用いつつも、自然なコミュニケーションを心がけましょう。

相手の話を遮らず最後まで聞く

相手の話を途中で遮ることなく最後まで聞くことは、相手の意見や考えを尊重する行為にあたり、信頼と共感を得ることに繋がります。

相手が話す内容に興味を示し、真摯に向き合うことで、相手は自分を理解してくれると感じ、より良いコミュニケーションが築けます。

また、しっかり耳を傾けて話を聞くことで、重要な情報やポイントを見逃さずキャッチすることができ、相手のニーズを捉えた返答によって共感を呼びます。

ビジネスシーンで話し方が上達する方法7選

ビジネスにおける話し方で、相手の興味関心や信頼、共感を生み出すために知っておくべき知識や、習得しておくべきスキルについて詳しく解説します。

①結論ファーストで話を組み立てる

話の最初に要点を明確に提示する結論ファーストのアプローチにより、相手がコミュニケーションの目的や話の着地点を把握しやすくなります。

特に技術的な情報や複雑なデータを伝えるときに効果的であり、最初に結論を提示することでその後の詳細な説明の理解を促すことができます。

結論を伝えた後は、なぜその結論に結びつくのか具体例を挙げながら論理的に説明しましょう。理由を明確にすることで相手がその話に納得でき、結論に対する対処法や改善策を決めやすくなります。

話の最後に再び結論を話すことで、何を伝えたいのかを相手に認識させることができ、求めている返答やリアクションを得やすくなります。

②数字を使って具体性を持たせる

具体的な数字を含めたビジネストークは、主観的な意見ではなく客観的な情報を提供できるため、信頼性や説得力を持たせることが可能です。

例えば、新製品の売上予測や市場のシェアなどの数値を示すことで、相手はビジネスの実績や進捗状況を具体的に理解しやすくなります。このとき、数字をグラフやチャートとして可視化することで相手の理解をより促すことができます。

数字を使った説明は、客観性・具体性・視覚的理解・論理的な裏付けを提供する効果的な方法であるため、ビジネスの様々なシーンで活用しましょう。

③話の要点を復唱する

相手の話の要点を復唱する「バックトラッキング」というトークスキルで、自分が話を正確に理解していることを示すことができます。

会話を通じて信頼関係を築くためにも、相手の話を尊重し、意見やニーズを重要視していると伝えることが重要です。また、自身の誤解や情報漏れを最小限に抑えられるメリットもあります。

営業や商談の場で重宝されているトークスキルですが、プレゼンテーションや社内会議で重要なポイントをアピールしたい場合にも活用できます。

④要点は最大3つにまでにする

一度に多くの情報を伝えた場合、聞き手が情報の過多感に陥り、重要なポイントを見失う可能性が懸念されます。

そのため、要点を3つまでに絞って話の構成を組み立てることで、聞き手の集中を維持しながら情報の理解を促すことができます。また、シンプルな構造ほど記憶に残りやすいため、相手が内容を後で振り返りやすくなります。

要点を絞った話し方は、メッセージを明確に伝える助けになるため、自社製品の魅力を伝えたい営業や商談、自身のアイデアの理解を促したいプレゼンテーションや会議などのシーンで効果的です。

⑤相手やTPOに合わせた話し方をする

会話の中で相手のコミュニケーションスタイルを理解し、話し方やテンポを合わせることで共感を促すことができます。

また、話のテンポをTPOに合わせることで、相手が話に追いつけない、内容を理解できないというリスクを回避できます。TPOとは、Time（時間）、Place（場所）、Occasion（場面）を意味する用語です。

プレゼンテーションやディスカッションの場では、適切なテンポを保つことで聞き手の注意を引くことができ、情報伝達や理解をスムーズに進められます。

⑥話の構成に合わせて声に抑揚をつける

単調な話し方では相手の興味を引きづらくなりますが、声の抑揚を使ってバリエーションを加えることで関心を高められます。

具体的には、話のストーリー進行の中で重要な場面に差し掛かったときや、情報の重要度に応じて声のトーンやリズムを変えて感情を表現しましょう。

声の抑揚を使いこなすことで情報の伝達力と話の魅力が高まり、より効果的なビジネストークが実現します。

⑦相手の話に対して表情や仕草でも反応する

表情や仕草を通じて相手の話に反応することは、相手の意見や感情を真摯に受け止めている姿勢を示す手段です。

オープンなコミュニケーションの促進により、相手が思ったことや疑問を素直に伝えやすい雰囲気をつくることができます。

相手の話を最後までしっかり聞き、相槌やジェスチャーを交えることで信頼を抱きやすくなり、良好な関係の構築に繋がります。

ビジネスシーンでの話し方で信頼を得る方法

ビジネスシーンでは、相手との信頼関係が仕事の成果や評価に繋がる要素となります。

では、話し方をどのように工夫することで信頼を得られやすいのか紹介します。

相手が求めている情報のボリュームを増やす

営業や商談に向けて事前に話の構成を組み立てる際、相手のニーズに合わせて提供する情報のボリュームを調整しましょう。

例えば、自社製品のセールストークの場合、相手の課題をどのように解決できる製品なのか、相手が懸念している点をどのようにカバーできるのかなどに比重を置いて話します。

情報のボリュームは、相手の理解度や話の流れに応じて柔軟に調整することが重要です。

豊富な知識を得たうえで自信を持って話す

ビジネストークにおいて、知識量は信頼性と専門性を築くための基盤です。

自身が担当する分野で深い知識を持つことで、相手が意見や提案に対して信頼を抱きやすくなります。また、知識量が豊富なほど相手からの質問に適切な返答ができるため、自信を持って話すことができます。

知識と自信を組み合わせたビジネストークは、相手を納得させて成果を得るために不可欠なものです。

ビジネスシーンの話し方で注意すべきポイント

ビジネスシーンでの話し方で、相手に不快感や不信感を与えないように以下の注意点を把握しておきましょう。

相手が理解できない専門用語は多用しない

専門用語の使用は知識レベルが高いことを示す手段ですが、多用することで相手が理解しづらくなる可能性があります。

相手の知識レベルやバックグラウンドに合わせて分かりやすい表現や一般的な用語を使うことで、情報の伝達がスムーズになります。

専門用語を使わざるを得ない場合でも、その用語をシンプルに噛み砕いて説明することが重要です。

相手の理解を重視し、適切な言葉遣いと説明を心掛けることで、クリアで効果的なコミュニケーションを確立できます。

適切な質問を選んで会話を掘り下げる

質問とフィードバックは、ビジネストークにおいて円滑なコミュニケーションを築くための重要な手段です。

例えば、「なぜ」「どのように」といったオープンな質問は、相手の意見や考えを引き出し、クリエイティブな対話を促します。一方で、「はい」「いいえ」で答えられるクローズな質問は、特定の情報を得る際に有効です。

注意しなければならないのが、相手の回答を注意深く聴くことです。質問をしたら、相手の話を遮ることなく、その内容に耳を傾けましょう。

また、相手の回答に対して追加質問を行うことで、会話をより深く掘り下げることができ、ニーズをより理解しやすくなります。

まとめ

ビジネスシーンで円滑なコミュニケーションを図りたい場合、相手の共感や信頼を得るための話し方を習得する必要があります。

ビジネストークに苦手意識のある人は、要点を少数に絞った話の組み立て方や、結論ファーストでのアプローチ、相手やTPOに合わせた対応を覚えることが上達の近道です。

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