ビジネス会話スキルが上達する5つの方法と基本｜明日から使える例文と表現一覧

「ビジネス会話が上達する取り組みとは？」

「敬語が正しいのか間違っているのかわからない」

このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。

ビジネス会話を上達させる取り組みとしては、ロールプレイや音声録音など、実践と改善を繰り返せる方法がおすすめです。

 

本記事では、ビジネス会話の基本や上達のための取り組みを紹介します。あわせて、敬語の正しい使い方や、明日から使えるビジネス会話の例文も紹介します。

上司と信頼関係を築く会話法を身につけたい方は、ぜひ参考にしてください。

 

また、ビジネス会話スキルを最短で伸ばしたい方は、プロに相談するのもおすすめです。

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【これだけは知っておきたい】ビジネス会話の基本

本章では、これだけは知っておきたいビジネス会話の基本を、3つ紹介します。

• 報告や提案は結論ファーストで伝える
• クッション言葉で柔らかく伝える
• 非言語コミュニケーションも重要

会話スキルを高めるため、まずは基本を押さえておきましょう。

 

報告や提案は結論ファーストで伝える

ビジネス会話では、報告や提案は結論ファーストで伝えるのが基本です。

報告や提案をする際、相手は時間に追われていたり業務を進めながら聞くことも多々あります。

簡潔でわかりやすく話せなければ、聴き手の理解は望めません。

結論ファーストで話すには、PREP法や5W2Hの活用がおすすめです。「なにが言いたいのかわからない」「簡潔に話せ」と言われた経験のある方は、ぜひ試してみてください。

 

クッション言葉で柔らかく伝える

クッション言葉で柔らかく伝えることも、ビジネス会話の基本です。まずは、よく使われる以下の4つのクッション言葉を覚えましょう。

• 差し支えなければ
• 恐れ入りますが
• お手数ですが
• あいにくですが

お願いや拒否の際に使うと、相手に誠意が伝わり、気持ちよく受け入れてくれます。

反対に、クッション言葉を用いずにお願い・拒否をすると、「冷たい人だな」「礼儀がなってない」と思われます。

相手の反応が思わしくない方は、実際に使ってみてください。

 

非言語コミュニケーションも重要

ビジネス会話の基本として、非言語コミュニケーションも挙げられます。

関係構築や意思疎通には、言葉で伝えられる情報だけでは足りません。表情や声のトーン・ボディランゲージなどを駆使して初めて、自分の気持ちや考えが正しく伝わります。

そのためには、以下の4つを意識しましょう。

• 相手の目を見る
• 声の大きさ、スピードを相手に合わせる
• 相づちを打つ
• 表情豊かに話す

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ビジネス会話のスキルが上達する5つの取り組み【練習方法】

本章では、ビジネス会話スキルが上達する、5つの取り組みを紹介します。

• ビジネス会話のセミナーや講習に参加する
• コミュニケーションの本で独学する
• 上司と商談や業務報告のロールプレイを行う
• 音声録音を活用して自分を客観的に見つめ直す
• 多くのニュースやビジネス書に目を通して話題を広げる

練習方法も具体的に解説するので、ぜひ参考にしてください。

 

ビジネス会話のセミナーや講習に参加する

ビジネス会話のスキルを上達させる取り組みとして、セミナーや講習への参加が挙げられます。

自分の会話がうまくいかない理由がわかれば、今後すべきことが明確化するためです。

 

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コミュニケーションの本で独学する

ビジネス会話を独学で勉強する場合は、コミュニケーションの本がおすすめです。

会話の内容だけでなく、聞き方・話し方も解説している本を読むと、より高いレベルの会話術が身につきます。

特に、以下の3冊がおすすめです。

• 話せる、伝わる、結果が出る！コミュトレ／著者：野田 雄彦氏
• 人は話し方が9割／著者：永松 茂久氏
• 世界最高の話し方／著者：岡本 純子氏

また、本で勉強する際は多数の本を読むよりも、自分に合う1冊を何度も繰り返し読むのが大切です。読むたびに実践して、自分の血肉にしましょう。

 

上司と商談や業務報告のロールプレイを行う

上司と商談や業務報告のロールプレイを行うのも、ビジネスシーンでの会話を上達させる取り組みです。

ロールプレイとは、業務のよくあるシチュエーションを定められた役割で演じ、疑似体験する練習方法です。

結論から話す話し方や使えるクッション言葉など、実践的な知識やスキル・上司のノウハウが学べるため、ビジネス会話が上達するでしょう。

また、ロールプレイ後は、上司に改善点がないか尋ねてフィードバックを受けてください。

会話の課題に自分で気づくのは難しいため、フィードバックがなければ上達に長い時間がかかります。

 

音声録音を活用して自分を客観的に見つめ直す

ビジネスの会話を上達させる取り組みとして、音声録音を活用して、自分を客観的に見つめ直すことも挙げられます。

聴き手に情報や考えをしっかり伝えるには、話の構成や話すスピード・声のトーンなど、多くのことを意識しなければいけません。

しかし、その場でうまく修正するには、経験が必要です。そのため、後から見直して改善点を探せるよう、音声録音をしておきましょう。

同僚や上司の話を録音しておくのも、自分と比べられるためおすすめです。

 

多くのニュースやビジネス書に目を通して話題を広げる

多くのニュースやビジネス書に目を通して話題を広げることも、ビジネスの会話を上達させる取り組みです。目を通すことで、以下の効果が得られます。

• ニュース：初対面の人にも話しやすい話題が多く、打ち解けるのに役立つ
• ビジネス書：相手に役立つ情報を提供できると、好印象を与えられる

反対に、ニュースやビジネス書に目を通さず話題についていけないと、「話す甲斐がない」「不勉強」と相手に思われます。

特に、自社の業界に関わる話は、積極的に仕入れておきましょう。

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敬語を正しく使えていますか？ ビジネス会話のマナー

ビジネス会話の上達には、技術を伸ばすだけでは足りません。社会人としての正しいマナーも必要です。

本章では、敬語を正しく使うための、敬語の特徴と使い方を紹介します。

• 敬語は3種類｜それぞれの特徴とは？
• 敬語の正しい使い方

自分は敬語を使えていると思っている方も、ぜひ今一度確認してください。

 

敬語は3種類｜それぞれの特徴とは？

敬語には、「尊敬語」「丁寧語」「謙譲語」の3種類があります。それぞれの特徴は、以下の通りです。

• 尊敬語：おっしゃる・なさるなど、目上の人に使う言葉。上司や社外の人に対して用いる。
• 丁寧語：お・ご、です・ますなどをつける基本的な敬語。
• 謙譲語：伺います・拝見しますなど、へりくだった表現。自分や身内が主語になる際に用いる。

ビジネスでは主に丁寧語を使います。しかし、「おっしゃる」「ご存じ」「伺う」「いただく」など、一部の尊敬語・謙譲語は頻繁に使われます。

丁寧語だけでは不十分のため、上司・同僚が話しているのを聞いて、よく使われる敬語を一つずつ覚えてください。

 

敬語の正しい使い方

間違った敬語を使うと、「不勉強だな」「本当に信頼できるのか？」と、相手の印象が悪くなります。

以下は、ビジネスでも使われがちな間違った敬語の一例です。使っていないかチェックしてください。

 

間違った敬語	正しい敬語
了解しました	承知しました
お名前を頂戴できますか	お名前を伺ってもよろしいでしょうか
お客様がいらっしゃいました	お客様がおみえになりました
おわかりいただけたでしょうか	ご理解いただけたでしょうか

 

また、過剰に敬語を使うと嫌味に取られます。相手の反応を見て、その都度対応しましょう。

 

明日から使えるビジネス会話の例文3選

本章では、明日から使えるビジネス会話の例文を3つ紹介します。

• 使い方に注意が必要な言葉の例文
• クッション言葉を活用したビジネス会話の例文
• 電話対応におけるビジネス会話の例文

同じシチュエーションに遭遇した際には、ぜひ使ってみてください。

 

使い方に注意が必要な言葉の例文

ビジネス会話で使い方に注意が必要な言葉は、「了解しました」「なるほど」などです。これらは、使っている本人が問題ないと感じていても、言われた側は少し気になります。

以下の、上司からミスを直すよう指示された際の例文を見て、比較してみましょう。

=====

【NG例文】

上司：「ここミスしてるよ。15時までに直しといてね」

自分：「なるほど。たしかにミスですね。すみません。15時まで、了解しました」

 

【OK例文】

上司：「ここミスしてるよ。15時までに直しといてね」

自分：「おっしゃる通り、ミスですね。申し訳ございません。15時まで、承知しました」

=====

自分がミスした際やアドバイスを受けた際に使うと、相手をイラっとさせてしまうかもしれません。正しい言葉遣いを意識してください。

 

クッション言葉を活用したビジネス会話の例文

クッション言葉は、お願いや拒否の際に誠意を伝えるための言葉です。主に会話の冒頭につけます。

以下は、クッション言葉を活用した、商談中の一連の会話です。

=====

【例文】

自分：「差し支えなければ、来週の打ち合わせにもご出席いただけますか？」

顧客：「資料に目を通しておけばよいですか？」

 

自分：「お手数ですが、よろしくお願いします」

顧客：「この後、詳しい話はできますか？」

 

自分：「あいにくですが、本日は予定が入っておりまして。明後日はいかがでしょうか」

顧客：「わかりました」

 

自分：「恐れ入りますが、お名刺を頂戴できますか」

=====

クッション言葉を抜いて読んでみると、相手への気遣いが欠けた会話になるのがわかります。

 

電話対応におけるビジネス会話の例文

職場でよくある電話対応のやり取りの例文は、以下の通りです。

=====

【例文】

自分：「お電話ありがとうございます。◯◯株式会社、営業部の◯◯です」

相手：「××さんいますか？」

 

自分：「恐れ入りますが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか？」

相手：「△△株式会社の△△です」

 

自分：「△△様ですね。あいにくですが、××はただいま別の電話に出ております。差し支えなければ、後ほど××から折り返し連絡いたしますが、いかがでしょうか」

相手：「お願いします」

=====

電話では互いに表情が見えない分、内容や声のトーンに注意が必要です。感謝・謝罪の際は、感情を少し大げさに出すのがおすすめです。

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【一覧】ビジネス会話で頻繁に使用される敬語・表現

本章では、ビジネス会話で頻繁に使用される敬語・表現を紹介します。

• ビジネス会話における敬語の例
• よく使うビジネス表現一覧

経験を積むにつれて自然と覚えられますが、早い段階で覚えると周囲に好印象を与えられるでしょう。

 

ビジネス会話における敬語の例

以下は、ビジネス会話で頻繁に使用される敬語・表現の例です。

 

表現	敬語・表現	意味
行く・来る	伺う（謙譲語）・お越しになる（尊敬語）	相手に対する訪問の意味を表す
言う	申し上げる（謙譲語）・おっしゃる（尊敬語）	発言・意見を述べる際
聞く	伺う（謙譲語）・お聞きになる（尊敬語）	質問や話を聞く際
知る	存じ上げる（謙譲語）・ご存知（尊敬語）	情報や知識の有無を伝える
もらう	いただく（謙譲語）・お受け取りになる（尊敬語）	受け取る意味
会う	お目にかかる（謙譲語）・お会いになる（尊敬語）	会合・面会を指す

 

謙譲語は自分や身内が主語の際に使い、尊敬語は上司や顧客と話す際に使う、と覚えておきましょう。

 

よく使うビジネス表現一覧

以下は、頻繁に使用されるビジネス表現の一覧です。

• 「お世話になっております」：挨拶やビジネスメールで頻出の表現。
• 「ご確認のほどお願いいたします」：確認を依頼する際に。
• 「お手数をおかけしますが」：相手に手間をかけるときの配慮表現。
• 「何卒よろしくお願いいたします」：ビジネスメールや会話の締めくくりで使用。

一言添えるだけでも、相手に与える印象は大きく異なります。気遣う意思を感じて、よい印象を持ってくれるでしょう。

上記の表現は広く使われているため、上司や先輩の話の中にも頻繁に登場します。まずは真似をして使ってみてください。

 

まとめ｜ビジネス会話を最短で習得するならプロに相談

本記事では、ビジネス会話を上達させる話法や敬語を紹介してきました。

ビジネス会話を効率的に鍛えるには、知識を取り入れるのはもちろんこと、実践的な練習やフィードバックが大切です。

そのため、最短で習得したい方は、プロに相談するのがおすすめです。

 

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