社会人のマナーは、周囲と良好な関係を築き、仕事への責任感を示すために欠かせません。
本記事では、報連相や時間厳守など基本的なマナーから、電話対応の仕方など実践的なマナーまで紹介します。
効果的な身につけ方も紹介するので、最後まで読み進めることで、ビジネスマナーへの不安を払拭できるでしょう。
また、社会人のマナーとコミュニケーションスキルは、どちらも周囲との関係を良好化するスキルです。
そのため、コミュニケーションを改善すると、社会人のマナーも自然と身につきます。
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目次
社会人のマナーとして押さえておきたい4つの基本
本章では社会人のマナーとして押さえておきたい、以下の4つの基本を紹介します。
- ハキハキとした明るい挨拶を心がける
- 約束の時間は厳守する
- 報告・連絡・相談を確実に実施する
- 清潔感のある適切な服装を心がける
新たに社会人となる方や、転職される方は参考にして、職場で円滑な関係を築いてください。
ハキハキとした明るい挨拶を心がける
社会人のマナーとして押さえておきたい基本は、ハキハキした明るい挨拶を心がけることです。
円滑なコミュニケーションや業務効率化には、職場全体の雰囲気や周囲からの印象が大切なためです。
ハキハキした挨拶を行うと、周囲に笑顔や活気をもたらし、職場の雰囲気を向上させます。「一生懸命仕事をしてくれそう」と好印象も与えられるでしょう。
「おはようございます」と全員へ向けて明るく挨拶して、その後個別に目を合わせて笑顔で挨拶してみてください。
気分よく働けるようになり、仕事へのモチベーションも高まります。
約束の時間は厳守する
時間厳守も社会人として押さえておきたい基本のマナーです。
仕事に対する責任感や真剣さを示すには、時間の厳守が大前提のためです。
特に、社外の方との約束を破ると、会社の信用も落としてしまいます。
社内会議は開始時間の5～10分前に到着して準備を済ませ、取引先との約束では、15分前には受付で待機するようにしましょう。
また、小さな約束を破るだけでも、「大事な約束でも時間を守らないのでは？」と悪印象を与えます。
自分にとって不利益しかないため、社会人として約束の時間は厳守してください。
報告・連絡・相談を確実に実施する
社会人のマナーとして、報告・連絡・相談の実施も、押さえておきたい基本的な行為です。
報連相が行われていない職場では、業務は効率的に進められません。管理者が仕事の状況を把握できなければ、無駄な作業が増えたり、重大なミスが発生したりするためです。
チームで協力して仕事を進める意識を持ち、確実に実施していきましょう。
また、報連相は以下の形式で端的に伝えると、相手の時間を取らないのでおすすめです。
- 進捗状況の報告です。タスクの進捗は順調で週末までに納品できます。
- 書類の記載方法で一箇所相談があります。このような記載で正しいでしょうか？
清潔感のある適切な服装を心がける
清潔感のある適切な服装を心がけることも、社会人のマナーとして押さえておきたい基本です。
服装は相手に与える印象を大きく左右するためです。以下のポイントに気をつけて、周囲に好印象を与えましょう。
- 男性：スーツは黒・紺・グレーなどの落ち着いた色合いで、シワや汚れがない
- 女性：スーツは黒・紺・ベージュなど上品な色合いで、スカートは膝が隠れる長さ
また、髪は清潔に保ち必要に応じてセットして、化粧はナチュラルメイクを心がけるのがおすすめです。
【社会人】勤務中に押さえておきたい4つのビジネスマナー
本章では、勤務中に押さえておきたい4つのビジネスマナーを紹介します。
- デスク周りや共有スペースの整理整頓に努める
- 機密書類は適切に管理する
- 会社の備品を私用に使用しない
- 仕事内容や取引先情報をSNSなどで漏らさない
これらを実践すると、周囲から社会人として信頼を得られます。
デスク周りや共有スペースの整理整頓に努める
勤務中に押さえておきたいビジネスマナーとして、デスク周りや共有スペースの整理整頓に努めることが挙げられます。
必要な物をすぐに見つけられると、作業時間を短縮できるためです。
デスク周りを常にきれいに保つには、毎日の業務終了時に整理する習慣をつけるのがおすすめです。
また、使用後に元の場所に戻す癖をつけると、共有スペースを乱すことがなくなります。
機密書類は適切に管理する
機密書類の適切な管理も、勤務中に押さえておきたいビジネスマナーです。
万が一にも機密書類が外部に漏れてしまうと、法的にも経済的にも大きな痛手を負ってしまうためです。
「使用後保管場所に戻す」「シュレッダーで裁断する」などの、会社で定められた保管方法と廃棄手順を遵守しましょう。
取り決めを破ると会社から訴えられる可能性もあります。リスクを避けるため、常に注意してください。
会社の備品を私用に使用しない
勤務中に押さえておきたいビジネスマナーとして、会社の備品を私用で使わないことが挙げられます。
会社の備品は会社の資産です。個人的な目的で使用してはいけません。
以下は、やってしまいがちな人が多い私的利用です。周囲の人がしていても真似しないよう注意してください
- コピー機・プリンター：私的な書類や写真の印刷
- 文房具・コピー紙・トイレットペーパー：持ち帰る
- パソコン：私的なWebサイトの閲覧やメールの送受信
仕事内容や取引先情報をSNSなどで漏らさない
仕事内容や取引先情報を漏らさないことも、勤務中に押さえておきたいビジネスマナーです。
不適切な情報発信により、企業の評判や利益を損ねてしまう可能性があるためです。
特に、SNSで情報を発信するとすぐに広まります。リスクを避けるため、以下に類する投稿は控えてください。
- 業務情報：◯◯サービスの新規プロジェクトが始まった
- 取引先企業：今日は◯◯社とミーティングをする
【社会人】コミュニケーションで押さえておきたい4つのビジネスマナー
本章では、コミュニケーションで押さえておきたい、4つのビジネスマナーを紹介します。
- 結論から先に述べて詳細は後から説明する
- 相手の目を見てうなずきながら積極的に傾聴する
- 必要に応じてメモを取る
- 公私の区別をつけて不適切な話題を避ける
心がけることで、円滑な人間関係が形成できるでしょう。
結論から先に述べて詳細は後から説明する
コミュニケーションで押さえておきたいビジネスマナーとして、結論ファーストで後から結論を述べることが挙げられます。
結論ファーストのコミュニケーションにより、相手の時間を無駄にせず、要点を素早く伝えられるためです。
報告の際は、以下のように話の題材を先に説明してみてください。
「◯◯プロジェクトの進捗報告です。予定通り来月15日に完了する見込みで、詳細はこちらになります」
相手の目を見てうなずきながら積極的に傾聴する
積極的な傾聴も社会人が押さえておきたい、ビジネスコミュニケーションのマナーです。
アイコンタクトと相づちを意識した積極的な傾聴は、話に真剣に耳を傾けているアピールになり、相手との信頼関係が深められるためです。
以下のポイントを意識すると、より聞き上手になれます。試してみてください。
- アイコンタクト：時折視線を外して圧迫感を与えないようにする
- 相づち：話のポイントでうなずき急かさないようにする
必要に応じてメモを取る
コミュニケーションで押さえておきたいビジネスのマナーとして、必要に応じたメモ取りも挙げられます。
重要な指示や決定事項を記録してミスを減らし、話し手に真剣に聞いていると示すことで、業務効率化や信頼関係の構築ができるためです。
上司の指示を受ける際には、メモ帳を持参して書き留めるようにしましょう。
話を聞きながら一字一句書き込むのは難しいため、重要ポイントのみを記して、後で清書するのもおすすめです。
公私の区別をつけて不適切な話題を避ける
公私の区別をつけて不適切な話題を避けることも、社会人がコミュニケーションで押さえておきたい、ビジネスのマナーです。
話題によっては人間関係のトラブルを招いてしまいます。職場では以下の話題を振らないように注意しましょう。
- 政治・宗教
- 個人的な金銭事情
- 恋愛事情
また、私的な関係の相手に仕事の話題を振ると、機密情報漏洩のリスクがあります。
公私の区別をつけて、不適切な話題は避けてください。
【社会人】来客・訪問・電話対応で押さえておきたい4つのビジネスマナー
本章では、来客・訪問・電話対応で押さえておきたい、4つのビジネスマナーを紹介します。
- 入口から最も遠い席（上座）にお客様を案内する
- 名刺交換は役職が上の方から行う
- 3コール以内に電話に出る
- 用件は必ずメモを取り復唱確認する
企業の信頼を損ねないためにも、ぜひ覚えておいてください。
入口から最も遠い席（上座）にお客様を案内する
来客・訪問時に押さえておきたいビジネスマナーとして、上座を理解しておくことが挙げられます。
出入口から最も遠い席が上座と呼ばれ、お客様など立場が上の方が座る位置です。
たとえば、応接室では出入り口から見て机を挟んだ奥側の席、長椅子がある場合は出入り口から最も遠い長椅子の奥が上座です。
上座への案内を行うとお客様に対して敬意や知識を示せます。人柄や仕事ぶりへの信頼が得られるでしょう。
名刺交換は役職が上の方から行う
名刺交換を行う順番を知っておくことも、来客・訪問時に押さえておきたいビジネスマナーです。
正しい順序で名刺交換を行うことで、相手への敬意や、役職の上下を示せます。役職が上の方から順番に渡していきましょう。
また、基本的には訪問した側から先に渡すのが礼儀です。そのため、1番早く名刺を渡すのは、訪問した側の上司になります。
相手方から先に名刺を差し出された場合は、失礼のないように「申し遅れました」と、一言添えて渡すとよいでしょう。
3コール以内に電話に出る
電話対応で押さえておきたいビジネスマナーとして、3コール以内に電話に出ることが挙げられます。
自社の業務効率化のためだけでなく、かけてきた相手の時間を尊重し好印象を与える意味もあります。
また、出るまでにかかったコール数に応じて、言葉を変えるのがおすすめです。以下を参考にしてみてください。
- 4コール以上：「大変お待たせいたしました」
- 3コール：「お待たせいたしました」
2コール以内であれば必要はありません。
用件は必ずメモを取り復唱確認する
伝えられた用件に対して、メモ取りと復唱確認を行うことも、電話対応で押さえておきたいビジネスマナーです。
伝達ミスは多くの人に迷惑や余計な手間をかけさせるうえに、重大なトラブルにもつながるためです。
特に、電話対応に慣れていないうちは緊張して、内容を忘れたり聞き間違いをしたりしてしまいます。
手元にメモ帳と筆記用具を用意して、多少もたついても慌てずに、正確さを重視して対応しましょう。
【社会人】ビジネスマナーを身に付ける効果的な3つの方法
社会人のマナーを身につけると、業務効率化や信頼関係構築が楽になります。
そこで、本章ではビジネスマナーを身につける効果的な方法を、3つ紹介します。
- 書籍を活用する
- ロールプレイングで実践する
- セミナーに参加する
職場での良好な関係性構築のため、ぜひ試してみてください。
書籍を活用する
ビジネスマナーを身につける効果的な方法として、書籍の活用が挙げられます。
空き時間や移動時間で学習でき、忙しくても継続しやすいためです。
社会人のマナーを学ぼうと試みても、新社会人や昇進直後の方は忙しく、まとまった時間が取れません。
その結果、「5年目なのに電話が取れない」「上司なのに名刺の渡し方がわからない」となってしまいます。
書籍は忙しくても継続しやすく、セミナーなどに比べて安価で始められます。
立場や職務に対応した書籍を選ぶと実践的な知識も得られるため、ぜひ活用してみてください。
ロールプレイングで実践する
ロールプレイングで実践練習を積むことも、ビジネスマナーを身につける効果的な方法です。
フィードバックをその場で受け取ることで、改善点を具体的に把握できるためです。
ロールプレイングは電話対応や会議・ミーティングなど、業務上よくあるシーンを中心に行います。
それらを通して敬語の使い方や準備すべき物がなにか、取り次ぎなど各種業務の具体的な対応方法を学びましょう。
さまざまなシーンでの対応を学ぶことで自信がつき、本番でも落ち着いて行動できるようになります。
セミナーに参加する
ビジネスマナーを身につける効果的な方法として、セミナーへの参加も挙げられます。
経験豊富な講師から最新のビジネスマナーを教わり、ロールプレイングなども合わせて行うことで、実践的なスキルやマナーを短期間で身につけられるでしょう。
たとえば、「ENDCOREs」を活用したセミナーでは、自分のコミュニケーション能力を数値化して把握できます。
求められるマナーやコミュニケーションに対して、どの能力がどの程度足りないのかがわかるため、今後の具体的な改善方法が見つかるでしょう。
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社会人のマナーを身につけると職場での信頼関係が構築でき、チームワークも向上します。
取引先や顧客との関係も良好になり、個人のキャリア発展にも期待できるでしょう。
短期間で集中的に社会人のビジネスマナーを身につけるには、セミナーがおすすめです。
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