「なぜビジネスコミュニケーションが必要なのだろう？」
「ビジネスコミュニケーション力を向上させる具体的な方法が知りたい」
このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。
ビジネスコミュニケーションは、社内の報連相や指導・意見交換を活発化させます。
本記事では、ビジネスコミュニケーションが必要な理由やスキルを向上させる方法、おすすめのテクニックまで紹介しています。
部下がミスを隠したり、上司に不明点を質問できなかったりした経験をお持ちの方は、ぜひ身につけてみてください。
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目次
ビジネスコミュニケーションとは｜どの階層にも求められる社会人の基本スキル！
ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスにまつわるコミュニケーション全般を指す言葉です。
代表的な例として、社内の報連相や意見交換、部下への指導、顧客対応が挙げられます。
友人や家族のように親しい間柄でかわされるコミュニケーションとは、求められるスキルが異なります。
そのため、日常的に鍛えるのが難しいスキルです。
しかし、ビジネスコミュニケーションスキルは、専門家の元で考え方を学び、反復トレーニングをすることで身に付けられます。
会社でビジネスコミュニケーションが重要視される3つの理由
本章では、会社でビジネスコミュニケーションが重要視される3つの理由を紹介します。
- 業務を円滑に進められるため
- 信頼関係を構築できるため
- 風通しのよい職場環境づくりにつながるため
それぞれ詳しく解説します。
業務を円滑に進められるため
ビジネスコミュニケーションが会社で重要視される理由は、業務を円滑に進められるからです。
組織内でコミュニケーションが活発に行われることで、情報共有がスムーズになります。
ビジネスコミュニケーションを身に付ければ、問題が大きくなる前に進捗の遅れに気づけたり、双方の認識のズレを防げたりするでしょう。
所属する組織で問題の早期発見ができていないと感じる方は、会社内でビジネスコミュニケーションが活発に行われているか見直してみてください。
信頼関係を構築できるため
ビジネスは、多くの人間が一丸となって成功させるものです。
そのため、信頼関係を構築して協力し合う環境を作るビジネスコミュニケーションは、多くの会社で重要視されています。
信頼関係がなければ、抱えている仕事を任せる際に「ミスなくできるのか？」と不安になります。
ビジネスコミュニケーション力を高め「進捗が遅れている人を誰もフォローしない」「無理な量の仕事を抱え込む人がいる」といった問題をなくしましょう。
風通しのよい職場環境づくりにつながるため
ビジネスコミュニケーションが活発になることで、風通しのよい職場環境づくりが可能です。
風通しのよい職場環境とは、立場を問わず誰もが声を上げやすい職場のことです。
自由な発言ができることは、新しいアイデアの創出や仕事へのモチベーションにつながります。
反対に、風通しが悪いと従業員はミスを隠したり、疲弊してすぐに辞めてしまったりするでしょう。
そのため、会社ではビジネスコミュニケーションが重要視されています。
日本人は苦手？ビジネスコミュニケーションの難しさ
日本の職場では「従業員同士のフォロー・サポートがない」「意見をあまり言えない」と、モチベーションを低下させる要素が多く見られます。
一つの原因として、日本人の多くがビジネスコミュニケーションに対して、苦手意識を持っていることが挙げられます。
「察する」「右にならえ」という価値観や文化は、ビジネスコミュニケーションに求められる「ロジカル（論理的）であること」と正反対であるためです。
今後もビジネスは、グローバル化していくことが予想されます。そのため、いち早くビジネスコミュニケーションを取り入れることが大切です。
個人がビジネスコミュニケーション力を強化するメリットとは？
ビジネスコミュニケーションは、日本人にとって苦手な分野です。鍛えるには、時間もかかるでしょう。
そこで、本章では、個人がビジネスコミュニケーション力を強化するメリットを紹介します。
- 仕事の精度を高められる
- 仕事の生産性を高められる
- 自分の知識や世界を広げられる
スキルを向上させるモチベーションにしてください。
仕事の精度を高められる
ビジネスコミュニケーション力を強化すると、仕事の精度を高められます。周囲と正確に情報が共有でき、不明な点も事細かに質問できるためです。
不明点をそのままにして仕事を進め、終了後に間違いを指摘された経験を持つ方は多いでしょう。
その原因の一つが、ビジネスコミュニケーションスキルの不足です。
スキルを鍛える第一歩として、「不明点は再度確認する」ことを意識してみてください。
仕事の生産性を高められる
仕事の生産性を高められることも、ビジネスコミュニケーション力を強化するメリットです。
例えば、確認や修正の手間を減らせるため、工数の削減ができます。
さらに、ビジネスコミュニケーション力が高ければ、より良いアイデアを周知したり、やり方を変更する了承を得られたりもします。
昇進や昇給、モチベーションのアップにも期待できるでしょう。
自分の知識や世界を広げられる
コミュニケーションとは、相手の考えを知り、価値観を共有することです。
さまざまな人と触れ合うことで、「こんな考えもあったのか」「こういう人もいるのか」と、自分の知識や世界が広がるでしょう。
ビジネス・プライベート問わず、今までマイナスと捉えていた物事もプラスに考えられるようになります。
プライベートが充実しない悩みを抱えている方も、ビジネスコミュニケーションスキルを身につけるのがおすすめです。
ビジネスコミュニケーションを身につける方法2選
ここまで、ビジネスコミュニケーション力を高めるメリットを解説してきました。
本章では、効率的に身につける方法を紹介します。
- ビジネスコミュニケーション研修や関連講座を受講する
- ビジネスコミュニケーション検定の過去問で勉強する
それぞれ詳しく解説します。
ビジネスコミュニケーション研修や関連講座を受講する
ビジネスコミュニケーション研修や関連講座を受講するのが、スキル向上には一番の近道です。
一人でトレーニングをしても、上達には時間がかかります。モチベーションの維持は難しいでしょう。
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ビジネスコミュニケーション検定の過去問で勉強する
ビジネスコミュニケーション検定の過去問で勉強することも、スキルアップにおすすめです。
ビジネスコミュニケーション検定とは、公共財団法人全国商業高等学校協会が実施する検定です。
社会人として必要なマナーや、コミュニケーションに関する基礎的な知識・技能を身につけることを目的としており、高校生でなくとも受験できます。
過去問は公式サイトで無料公開されているため、実際に受験しなくても自主学習が可能です。
ビジネスコミュニケーションを成功に導く3つの能力
ビジネスコミュニケーションは、正しい手順で反復トレーニングすることで身に付けられるスキルです。
本章では、具体的にどのような力を高めれば良いのか、成功に導く3つの能力を紹介します。
- 聞き取る力
- 正しく伝える力
- 質問力
それぞれ、意識すべきことも合わせて解説します。
聞き取る力
ビジネスコミュニケーションを成功に導くためには、聞き取る力が重要です。
聞き取る力とは、相手の話を理解し、意図を正しくつかむ能力のことです。
普段から以下の2点を意識して会話すると、聞き取る力の向上が図れます。
- 何を結論として伝えようとしているのか
- その理由は何なのか
また、聞き取る力には共感力も大切です。
相手が話している最中に会話をかぶせたり、資料ばかりを見ていてはいけません。
相手の話に興味を示して話しやすい環境を作り、聞き取る力を高めましょう。
正しく伝える力
正しく伝える力も、ビジネスコミュニケーションを成功させるためには必要です。
自分の意見や考えを誤解のないよう伝えることは、プレゼンや商談に欠かせません。
正しく伝える力を身につけるためには、伝えたい情報を整理し、分かりやすく組み立てることを意識しましょう。
「5W1H」や、結論から入る「PREP法」を用いると効果的です。
他にも、相手の知識や状況に合わせて簡単な言葉・短い言葉で伝えること、具体的な数字で期日や期限を示すこともおすすめです。
質問力
認識の違いや不明点をそのままにすると、業務上のミスに発展します。質問力も高めて、ミスを未然に防ぎましょう。
以下の2つの質問の手法を参考にしてください。
- クローズドクエスチョン：はい・いいえ、などの回答の選択肢を与える質問
- オープンクエスチョン：どこに・なぜ、などの選択肢のない質問
しかし、適切なタイミングで、よどみなく質問するのは難しいです。場合によっては話の腰を折り、相手に悪印象を与えてしまいます。
「お忙しいところすみません、1つだけ質問よろしいでしょうか？」など、前置きしてから質問しましょう。
それだけでも、印象は大きく変わります。
ビジネスコミュニケーションで役立つテクニック
本章では、ビジネスコミュニケーションで役立つテクニックを紹介します。
- 相手や場面に合わせて伝える順番を工夫する
- 例えやパロット、パラフレーズを活用する
- 誠実な態度・対応を徹底する
実践を繰り返し、身に付けてください。
相手や場面に合わせて伝える順番を工夫する
相手や場面に合わせて伝える順番を工夫することで、要点を明確に伝えられます。
欧米式のビジネスコミュニケーションでは、「PREP法」に基づいたコミュニケーションスキルが用いられます。
PREP法を用いる際は、以下の順番で伝えてください。
- Point：要点（結論・主張）
- Reason：理由
- Example：具体例（データ・事例）
- Point：要点（結論・まとめ）
要点と理由が具体的に伝わるので、説得力のある説明ができます。
例えやパロット、パラフレーズを活用する
例やパロット・パラフレーズも、ビジネスコミュニケーションに役立つテクニックです。
例えに身近で具体的な事象を用いれば、難解な話でも聞き手とイメージを共有できます。
また、パロットやパラフレーズを用いると、相手に話を聞いていることをアピールできます。
パロットとは、オウム返しのことです。相手が話した言葉を返すことで、話を促します。
パラフレーズとは、相手の意図を整理して要約したり、別の言葉で言い換えたりする話法です。話の途中で内容を整理したい場合に便利です。
誠実な態度・対応を徹底する
ビジネスコミュニケーションの目的は、他者と信頼関係や協力関係を築くことです。
しかし、スキルが高くとも誠実さが欠けていれば、強固な関係は結べません。
職場で信頼される人は共通して、人柄も素晴らしい傾向にあります。
ビジネスコミュニケーション能力を鍛える際には、以下のような態度・対応を実践してみてください。
- 挨拶・感謝・謝罪を忘れない
- 礼儀正しい
- ルールやマナーを守る
- 正直で嘘をつかない
誠実さとコミュニケーションスキルの両方があれば、社会的な信頼と評価が得られるでしょう。
ビジネスコミュニケーション力を効率的に強化したい人はコミュトレの無料相談を活用しよう！
本記事では、ビジネスコミュニケーションが重視される理由やメリット、おすすめのテクニックを紹介してきました。
ビジネスコミュニケーションは、正しい手順を反復トレーニングすることで鍛えられるスキルです。
研修や関連講座を受講して、効率的に強化しましょう。
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