情報共有・進捗報告・交渉など、ビジネスシーンではさまざまなコミュニケーションが発生します。仕事上での円滑なやりとりのために欠かせないのが、ビジネスコミュニケーション力です。
しかし、そもそもビジネスコミュニケーションがわからない、どうすればビジネスコミュニケーション力が身につくのかと、疑問に感じている方もいるのではないでしょうか。そこで今回は、ビジネスコミュニケーションについて詳しくご紹介します。
目次
ビジネスコミュニケーションとは
ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスシーンで行われるコミュニケーション全般のことです。たとえば社内での情報共有や意見交換、顧客対応などがあります。ビジネスコミュニケーションの手段としては、対面での会話だけでなく電話やメール、チャットやWeb会議なども含まれます。
ビジネスコミュニケーションは、マネジメント層・メンバー層など階層に関わらず、どの社員にも必要なスキルです。組織のメンバーとして役目を果たすためには、立場に関係なく仲間と良好な関係を築く必要があります。
なお、社会人として必要なマナーやコミュニケーションに関する基礎的な知識・技能を身につけることを目的として実施されているのが、ビジネスコミュニケーション検定です。企業のなかには、社内研修にビジネスコミュニケーション検定を取り入れているところもあります。
ビジネスコミュニケーションの目的は？なぜ重要なのか
ビジネスコミュニケーションは、仕事を進めるうえで重要なスキルです。ここからは、ビジネスコミュニケーションの目的についてご紹介します。
情報共有を行うことで業務を円滑に進める
社内で積極的に情報共有を行うことで、業務を円滑に進められるようになります。どのような仕事であっても1人で完遂するのは難しいため、会社や部署内で助け合いながら進めることが重要です。
情報共有を行うことによって、関わる相手の状況を理解して、自分がどのように仕事を進めるべきかが明確になります。相手との連携や分担をスムーズに行うために、ビジネスコミュニケーションがカギとなるのです。
また、積極的にビジネスコミュニケーションを行うことで、社内でのネットワークが広がります。メンバーとのつながりが増えれば、必要なときにさまざまな人に助けを求めやすくなるのがメリットです。
認識のずれによるトラブルを防ぐ
ビジネスコミュニケーションは、認識のずれによるさまざまなトラブルを防ぐためにも重要です。ビジネスコミュニケーションが不足していると、社内・社外問わず認識のずれによるトラブルが起こりやすくなります。
たとえば社内の場合は、「分担の認識がずれていて、だれも着手していなかった」「納期の認識がずれていて、納品が間に合わなかった」などのトラブルが考えられます。社外の場合は、「取引先のニーズを捉えきれず、希望の成果物を納品できなかった」といった事態に陥りかねません。
このような認識のずれによるトラブルを防ぐために、報告・連絡・相談の3つのプロセスを意識してこまめにコミュニケーションをとることが大切です。
商談を成功させる
商談を成功させるためには、顧客を理解し、購入・サービスを受けることで得られる成果を明確に伝えることが重要です。ビジネスコミュニケーション力があれば、顧客の課題や求めていることを理解して適切な提案ができるので、商談の成功につなげられます。
会議を有意義なものにする
社内で行われる会議の主な目的は、情報共有、アイデア創出・意見交換、意思決定です。しかしこれらの目的を果たせない、いわゆる「無駄な会議」が行われているケースは、少なくありません。
ビジネスコミュニケーションをしっかりと行うことで、会議の流れをつかんだ適切な提案が可能になります。結果として、その後の会社の売上や個人の収入の増加につながるのです。会議を有意義なものにするビジネスコミュニケーションの例としては、会議の目的や進行、議題などをあらかじめ参加者に共有することなどが挙げられます。
同僚・上司や顧客との信頼関係を築く
ビジネスコミュニケーションをしっかり行うことで、同僚や上司・顧客との信頼関係を築けます。社内で信頼関係が構築されていれば、一体感や結束感が生まれて風通しのいい職場になり、働きやすくなっていきます。
社外のパートナーとの間でも、コミュニケーションによって信頼関係を築くことは大切です。「この人になら任せられる」と思ってもらえることで、成約率アップにつながるでしょう。
ビジネスコミュニケーションに必要な3つの基本スキル
ビジネスコミュニケーションには、伝える力、聴く力、質問する力の3つのスキルが必要です。ここからは、それぞれのスキルについてご紹介します。
➀伝える力
伝える力とは、自分が持っている情報や考えを、論理的かつわかりやすく伝達するスキルのことです。1つの課題に対してチームで取り組むことが多いビジネスにおいて、事実を正確かつ簡潔に伝える力は重要です。
伝える力を身につけるためには、PREP法を意識しましょう。PREP法とは、以下のような構成から成る論理の組み立て方のことです。
▼PREP法の内容
| P（Point） | 要点・結論を最初に伝える |
| R（Reason） | 要点・結論に至った理由 |
| E（Example） | 具体例・事例 |
| P（Point） | 再度要点・結論を伝える |
上記の構成を意識して伝えることで、話の要点がわかりやすく伝わり、説得力が生まれます。PREP法とともに重要となるのが、5W1Hです。5W1Hは、文章に盛り込むべき以下の6つの要素を指します。
▼PREP法の内容
| Who | だれが |
| When | いつ |
| Where | どこで |
| What | なにを |
| Why | なぜ |
| How | どのように |
上記の要素を意識しながら伝えることで、情報の漏れが少なくなり、シンプルでわかりやすい文章になります。
PREP法や5W1Hに加えて、身振り手振りなどで伝えることもポイントです。とくにオンライン上でのやりとりなど、細かな動作が伝わりにくい場合は、手や身体、表情の動きを大きくするよう意識してみましょう。
➁聞く力
聞く力とは、相手の話を聞いてその主張や意図、事実を理解するスキルのことです。相手が伝えようとしていることを意識して話を聞けば、話の要点をつかみやすくなります。
相手の話を聞くときには、相槌を打ちながら最後まで聞くことがポイントです。話を途中で遮って自分が話し始めると、「聞く気がない」と思われてしまいます。相槌を打って共感している空気をつくることによって、相手は話をしやすくなるでしょう。
➂質問する力
質問する力とは、相手の話を理解したうえで、疑問に感じたことを尋ねるスキルです。質問することによって、知りたい情報について深掘りできるだけでなく、相手との会話のキャッチボールによって信頼関係の構築につながります。
質問の手法には、オープンクエスチョン、クローズドクエスチョンの2種類があります。オープンクエスチョンとは、相手が自由に返答できる質問のことです。それに対してクローズドクエスチョンは、「イエス」か「ノー」の2択で回答できる質問や、選択肢を設けた質問を指します。
どちらの手法を用いるにしても、重要なのは相手への誠実な態度と対応です。相手の気持ちを理解したうえで適切な質問を行い、それに対する回答にしっかり耳を傾ける姿勢を大切にしましょう。
ビジネスコミュニケーション力を上げるトレーニング方法
ビジネスコミュニケーション力の重要性はわかっていても、どのように鍛えればよいかわからない方は多いのではないでしょうか。ここからは、ビジネスコミュニケーション力を上げるトレーニング方法についてご紹介します。
ビジネスコミュニケーションが上手い人を真似る
周りにビジネスコミュニケーションが上手い人がいるなら、その人を真似てみましょう。話し方や文章の作り方、相槌の打ち方などをよく観察し、自分の会話に取り入れてみることで、自然と上手なコミュニケーション力が身についていきます。
本や雑誌で学ぶ
ビジネスコミュニケーション力に関する本や雑誌は、多数出版されています。とことんインプットしたい方は、本や雑誌から学ぶのもおすすめです。
ビジネススキルスクールを受講する
プロからスキルを学びたい方は、ビジネススキルスクールを受講するのもおすすめです。スクールではほかの受講者や講師と実際にコミュニケーションをとる機会があるので、実践力を身につけられます。
まとめ
今回は、ビジネスコミュニケーションの重要性や必要なスキルなどについてご紹介しました。仕事を進めるうえで、ビジネスコミュニケーション力はどんな立場の方にも必要です。話す力・聞く力・質問する力を意識しながら、仕事に関わる人との対話を大切にしましょう。
