「なぜ職場コミュニケーションが必要なのか?」
「職場でのコミュニケーションを改善・円滑化する方法やポイントが知りたい」
このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。
職場のコミュニケーションが活性化すると、組織の生産力や従業員のモチベーションがアップします。
本記事では、職場コミュニケーションを活性化するメリットや改善の際のポイントを紹介します。
最後まで読み進めることで、自身や職場のコミュニケーションを改善する具体策が見つかるでしょう。
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目次
【面倒くさいと感じている人必見!】職場コミュニケーションの重要性
職場でのコミュニケーションを面倒くさいと感じて、おろそかにしている方は多い印象です。
しかし、「上司に質問しづらい」「部下のモチベーションが低い」「いつまでも問題解決がされない」といった働きにくさにつながる悩みには、コミュニケーション不足が関係しています。
職場でのコミュニケーションの重要性は、高い傾向にあります。本記事を読み、なぜ重要なのか理解を深め、コミュニケーションを活性化させる方法を学んでください。
職場コミュニケーションの改善・活性化がもたらす5つのメリット
本章では職場コミュニケーションの重要性が高い理由でもある、改善・活性化がもたらす5つのメリットを紹介します。
- 生産性がアップする
- チームワークが強化される
- 課題解決力が向上する
- エンゲージメントが高まる
- モチベーションが上がり、主体的になれる
それぞれ、詳しく解説します。
生産性がアップする
職場コミュニケーションが改善・活性化すると、明確な指示やフィードバックが可能です。
その結果、従業員がタスクの優先順位を理解し、自分が期待されている仕事や成果を把握できます。効率的に業務を進め、生産性をアップさせられるでしょう。
特に、新規でプロジェクトを始める際は、個々の役割の明確化が必要です。
従業員全員の力が必要な難しい仕事でこそ、コミュニケーションを高めるメリットは大きいです。
チームワークが強化される
職場でのコミュニケーション活発化は、チームワーク強化にも役立ちます。
チームワークが強固になると、従業員間の信頼関係や協力的な意識形成が構築され、職場全体のパフォーマンスが向上します。
そのため、「間違った方法で仕事を進めてしまう」「他者の遅れをフォローせずそのままにする」といったことが防げるでしょう。
職場でミスや遅れが多発している場合は、コミュニケーションが取れているか確認が必要です。
課題解決力が向上する
職場でのコミュニケーションを活性化させるメリットとして、課題解決力の向上も挙げられます。
安心してコミュニケーションが取れる職場では、独創的で多様な意見・アイデアが出やすい傾向があります。一人で考え込むより、迅速かつ良い解決策が見いだせるでしょう。
反対に、コミュニケーションのない職場では、「否定されそうだから言わない」「言ったら怒られそう」などの理由から、意見・アイデアは出てきません。
エンゲージメントが高まる
エンゲージメントが高まることも、職場のコミュニケーションを改善するメリットです。
エンゲージメントとは、従業員が自社・組織に抱く愛着や思い入れのことです。会社に対する自発的な貢献意識は、エンゲージメントの高まりと比例して向上するといわれています。
特に、上司・部下間とのコミュニケーション円滑化によって、エンゲージメントは高まりやすいです。
モチベーションが上がり、主体的になれる
職場のコミュニケーションが改善・活性化すると、従業員のモチベーションが上がり、主体的に行動します。
活発なコミュニケーションが行われると、ポジティブな声掛けや、お礼を言われる機会が増えるためです。
人間は根本的な欲求として「人の役に立ちたい」という気持ちを抱いています。そのため、「ありがとう」が飛び交う職場ほど、従業員のモチベーションは高く、主体的に業務にあたってくれます。
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職場コミュニケーションは3つに分類される
コミュニケーションによるメリットを得るために、本章では、職場のコミュニケーションにどのような分類があるかを紹介します。
- 横の職場コミュニケーション
- 縦の職場コミュニケーション
- 組織全体の職場コミュニケーション
コミュニケーションを取る際の参考にしてください。
横の職場コミュニケーション|同僚同士
横の職場コミュニケーションとは、同僚・部署内の従業員同士で行うものです。
おろそかにしていると、お互いの足を引っ張り合うような関係になってしまいます。仕事量が多く、互いに苦しい思いをしている時にも助け合える関係が理想です。
職場の協調性が低いと感じる場合は、良い関係性が築けていない可能性があります。お互いを認め合い、目標を共有して高め合う関係性の構築を目指しましょう。
縦の職場コミュニケーション|上司と部下
職場コミュニケーションには、上司と部下で行う縦の職場コミュニケーションもあります。チーム統率や働きやすさのためには欠かせません。
横のコミュニケーションと比べると、活性化が難しい傾向にあります。能力や性格を把握して、適切な距離感を保つことから始めると良いでしょう。
「のびのび働けている」「適切な量の仕事である」これらを見ると、コミュニケーションが上手く行えているかが確認できます。
組織全体の職場コミュニケーション
組織全体の職場コミュニケーションは、企業としての意思統一や従業員の目的意識共有などに役立ちます。
コミュニケーションが活性化すれば、生産性アップに期待できるでしょう。他部署との連携が必要な際に、スムーズに協力し合えるためです。
そのためにも、社員旅行などのレクリエーションの中で、普段接することのない従業員とのコミュニケーションを図りましょう。
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職場のコミュニケーション不足につながる2大要因とは?
本章では、職場のコミュニケーション不足につながる2大要因を紹介します。
- 職場での雑談や交流の機会が少ない
- コミュニケーションが苦手な人が多く、重要性・必要性が認知されていない
職場でのコミュニケーション不足を避けるために役立ててください。
職場での雑談や交流の機会が少ない
職場での雑談や交流の機会が少ないと、コミュニケーション不足につながります。
話しかけやすい雰囲気が構築されないままでは、コミュニケーションのハードルはさらに高くなってしまうでしょう。
改善のためには、懇親会を開くなど言葉を交わす場面を増やすことが大切です。
それも難しい場合は、挨拶から始めてみましょう。挨拶から雑談に繋げられれば、話しやすい雰囲気が構築できます。
コミュニケーションが苦手な人が多く、重要性・必要性が認知されていない
コミュニケーションの重要性・必要性が認知されていないことも、コミュニケーションが不足する原因です。
それでは、交流の機会があっても会話が生まれません。
特に、コミュニケーションが苦手な人が多い職場は、コミュニケーションの必要性が認知されていないことが多いです。
コミュニケーションは仕事に必要である、という認識を共有しておきましょう。
職場のコミュニケーション不足を改善するために|企業でよく見られる取り組み
本章では、職場のコミュニケーション不足を改善するための、企業でよく見られる取り組みを紹介します。
- 1on1ミーティングを実施する
- メンター制度を導入する
- 研修会やワークショップを開催する
- ランチタイムを活用する
- フリーアドレス制を導入する
自社で行う際の参考にしてください。
1on1ミーティングを実施する
縦の職場コミュニケーションを活性化させるためには、1on1ミーティングが有効です。
1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う定期的なミーティングのことです。業務の進捗状況共有や、モチベーション向上のサポートを行います。
部下が抱える課題を解決することで、信頼関係の構築が図れるでしょう。
メンター制度を導入する
メンター制度の導入も、多くの企業で見られる取り組みです。
メンター制度とは、新入社員や後輩社員に対して、上司とは別の年齢の近い先輩社員が指導・支援を行う制度です。
業務上の教育を効率的に行えるだけでなく、職場でのコミュニケーションが取りづらい新人を孤立させない効果もあります。
研修会やワークショップを開催する
研修会やワークショップも、コミュニケーション不足改善に用いられる方法です。
研修会やワークショップは教育的側面が強いです。しかし、お互いの視点や考え方を知る機会にもなります。
相互理解が深まり仲間意識が芽生えるため、今後の円滑なコミュニケーションに期待できるでしょう。
ランチタイムを活用する
ランチタイムの活用も、多くの企業で見られる職場コミュニケーション活性化の方法です。それぞれ、以下のことを行います。
- シャッフルランチ:普段接点を持たない社員同士で昼食をとる
- ウェルカムランチ:新入社員が入社した際に開く昼食会
これにより、組織全体のコミュニケーションが活発になります。
フリーアドレス制を導入する
コミュニケーション不足の改善方法として、フリーアドレス制の導入を実施する企業も多いです。
フリーアドレス制とは、従業員の席を指定せずに、毎日好きな席を選択して働く制度です。毎日異なる人と会話する機会が生まれます。
隠れた能力の発見や、新しいアイデアの創出にも役立つので、ぜひ試してみてください。
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職場コミュニケーションを図る際に心がけたい3つのポイント
職場にコミュニケーション不足改善の機会が増えても、間違ったコミュニケーション方法では意味がありません。
以下の3つのポイントに気をつけましょう。
- 相手を尊重して傾聴すること
- PREP法でわかりやすく伝えること
- 笑顔で、目を見て話すこと
職場でコミュニケーションを図る際には、ぜひ参考にしてください。
相手を尊重し、傾聴すること
職場でコミュニケーションを図る際の重要なポイントは、相手を尊重して傾聴することです。
コミュニケーションとは「上手く話すこと」である、と思っている方は多いでしょう。しかし、相手の意見を聞くことも同様に大切です。
相手の意見や視点を尊重することは、良好なコミュニケーションの基礎です。まずは相手の話をじっくり聞く姿勢を示しましょう。
PREP法でわかりやすく伝えること
PREP法を用いてわかりやすく伝えることも、職場でのコミュニケーションでは重要です。
PREP法とは、Point(結論)⇒Reason(根拠)⇒Example(事例)⇒Point(結論)の順で伝える手法です。
なにが言いたいのかを伝えずに長々と話しては、相手にストレスを与えてしまいます。
PREP法を用いて結論から話すことで、内容をわかりやすく、短くまとめられます。
笑顔で、目を見て話すこと
職場でのコミュニケーションを取るうえでは、笑顔で目を見て話すことも非常に大切です。
話を聞いている人が明るい表情をしていると、話し手も気分が良く、目を見て会話することで相手に好印象が与えられます。
相手が自分の性格をよく知っているプライベートとは違い、職場では非言語コミュニケーションの軽視は悪印象に繋がります。笑顔や目を見て話すことも重要視しましょう。
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本記事では、職場でのコミュニケーションを活性化させるメリットや、大切なポイントを解説してきました。
職場でのコミュニケーションを改善することで、生産性の向上やモチベーションアップに期待できます。
しかし、職場でのコミュニケーション能力を向上させるには、長い時間がかかります。早く身につけたい方は、プロのアドバイスを受けてみてください。
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