対上司・職場で活用できるビジネススキル

職場コミュニケーションは超重要!活性化がもたらす5つのメリットや具体的な改善方法

コミュトレ編集部

 

「なぜ職場コミュニケーションが必要なのか?」 

「職場でのコミュニケーションを改善・円滑化する方法やポイントが知りたい」 

 

このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。 

職場のコミュニケーションが活性化すると、組織の生産力や従業員のモチベーションがアップします。 

本記事では、職場コミュニケーションを活性化するメリットや改善の際のポイントを紹介します。 

最後まで読み進めることで、自身や職場のコミュニケーションを改善する具体策が見つかるでしょう。 

 

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【面倒くさいと感じている人必見!】職場コミュニケーションの重要性

話し合う男女 職場

職場でのコミュニケーションを面倒くさいと感じて、おろそかにしている方は多い印象です。 

しかし、「上司に質問しづらい」「部下のモチベーションが低い」「いつまでも問題解決がされない」といった働きにくさにつながる悩みには、コミュニケーション不足が関係しています。 

職場でのコミュニケーションの重要性は、高い傾向にあります。本記事を読み、なぜ重要なのか理解を深め、コミュニケーションを活性化させる方法を学んでください。 

 

職場コミュニケーションの改善・活性化がもたらす5つのメリット

話し合う男女 ビジネス

本章では職場コミュニケーションの重要性が高い理由でもある、改善・活性化がもたらす5つのメリットを紹介します。 

  • 生産性がアップする 
  • チームワークが強化される 
  • 課題解決力が向上する 
  • エンゲージメントが高まる 
  • モチベーションが上がり、主体的になれる 

それぞれ、詳しく解説します。 

 

生産性がアップする

職場コミュニケーションが改善・活性化すると、明確な指示やフィードバックが可能です。 

その結果、従業員がタスクの優先順位を理解し、自分が期待されている仕事や成果を把握できます。効率的に業務を進め、生産性をアップさせられるでしょう。 

特に、新規でプロジェクトを始める際は、個々の役割の明確化が必要です。 

従業員全員の力が必要な難しい仕事でこそ、コミュニケーションを高めるメリットは大きいです。 

 

チームワークが強化される

職場でのコミュニケーション活発化は、チームワーク強化にも役立ちます。

チームワークが強固になると、従業員間の信頼関係や協力的な意識形成が構築され、職場全体のパフォーマンスが向上します。

そのため、「間違った方法で仕事を進めてしまう」「他者の遅れをフォローせずそのままにする」といったことが防げるでしょう。

職場でミスや遅れが多発している場合は、コミュニケーションが取れているか確認が必要です。

 

課題解決力が向上する

職場でのコミュニケーションを活性化させるメリットとして、課題解決力の向上も挙げられます。

安心してコミュニケーションが取れる職場では、独創的で多様な意見・アイデアが出やすい傾向があります。一人で考え込むより、迅速かつ良い解決策が見いだせるでしょう。

反対に、コミュニケーションのない職場では、「否定されそうだから言わない」「言ったら怒られそう」などの理由から、意見・アイデアは出てきません。

 

エンゲージメントが高まる

エンゲージメントが高まることも、職場のコミュニケーションを改善するメリットです。

エンゲージメントとは、従業員が自社・組織に抱く愛着や思い入れのことです。会社に対する自発的な貢献意識は、エンゲージメントの高まりと比例して向上するといわれています。

特に、上司・部下間とのコミュニケーション円滑化によって、エンゲージメントは高まりやすいです。

 

モチベーションが上がり、主体的になれる

職場のコミュニケーションが改善・活性化すると、従業員のモチベーションが上がり、主体的に行動します。

活発なコミュニケーションが行われると、ポジティブな声掛けや、お礼を言われる機会が増えるためです。

人間は根本的な欲求として「人の役に立ちたい」という気持ちを抱いています。そのため、「ありがとう」が飛び交う職場ほど、従業員のモチベーションは高く、主体的に業務にあたってくれます。

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職場コミュニケーションは3つに分類される

職場 コミュニケーション

コミュニケーションによるメリットを得るために、本章では、職場のコミュニケーションにどのような分類があるかを紹介します。

  • 横の職場コミュニケーション
  • 縦の職場コミュニケーション
  • 組織全体の職場コミュニケーション

コミュニケーションを取る際の参考にしてください。

 

横の職場コミュニケーション|同僚同士

横の職場コミュニケーションとは、同僚・部署内の従業員同士で行うものです。

おろそかにしていると、お互いの足を引っ張り合うような関係になってしまいます。仕事量が多く、互いに苦しい思いをしている時にも助け合える関係が理想です。

職場の協調性が低いと感じる場合は、良い関係性が築けていない可能性があります。お互いを認め合い、目標を共有して高め合う関係性の構築を目指しましょう。

 

縦の職場コミュニケーション|上司と部下

職場コミュニケーションには、上司と部下で行う縦の職場コミュニケーションもあります。チーム統率や働きやすさのためには欠かせません。

横のコミュニケーションと比べると、活性化が難しい傾向にあります。能力や性格を把握して、適切な距離感を保つことから始めると良いでしょう。

「のびのび働けている」「適切な量の仕事である」これらを見ると、コミュニケーションが上手く行えているかが確認できます。

 

組織全体の職場コミュニケーション

組織全体の職場コミュニケーションは、企業としての意思統一や従業員の目的意識共有などに役立ちます。

コミュニケーションが活性化すれば、生産性アップに期待できるでしょう。他部署との連携が必要な際に、スムーズに協力し合えるためです。

そのためにも、社員旅行などのレクリエーションの中で、普段接することのない従業員とのコミュニケーションを図りましょう。

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職場のコミュニケーション不足につながる2大要因とは?

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本章では、職場のコミュニケーション不足につながる2大要因を紹介します。

  • 職場での雑談や交流の機会が少ない
  • コミュニケーションが苦手な人が多く、重要性・必要性が認知されていない

職場でのコミュニケーション不足を避けるために役立ててください。

 

職場での雑談や交流の機会が少ない

職場での雑談や交流の機会が少ないと、コミュニケーション不足につながります。

話しかけやすい雰囲気が構築されないままでは、コミュニケーションのハードルはさらに高くなってしまうでしょう。

改善のためには、懇親会を開くなど言葉を交わす場面を増やすことが大切です。

それも難しい場合は、挨拶から始めてみましょう。挨拶から雑談に繋げられれば、話しやすい雰囲気が構築できます。

 

コミュニケーションが苦手な人が多く、重要性・必要性が認知されていない

コミュニケーションの重要性・必要性が認知されていないことも、コミュニケーションが不足する原因です。

それでは、交流の機会があっても会話が生まれません。

特に、コミュニケーションが苦手な人が多い職場は、コミュニケーションの必要性が認知されていないことが多いです。

コミュニケーションは仕事に必要である、という認識を共有しておきましょう。

 

職場のコミュニケーション不足を改善するために|企業でよく見られる取り組み

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本章では、職場のコミュニケーション不足を改善するための、企業でよく見られる取り組みを紹介します。

  • 1on1ミーティングを実施する
  • メンター制度を導入する
  • 研修会やワークショップを開催する
  • ランチタイムを活用する
  • フリーアドレス制を導入する

自社で行う際の参考にしてください。

 

1on1ミーティングを実施する

縦の職場コミュニケーションを活性化させるためには、1on1ミーティングが有効です。

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う定期的なミーティングのことです。業務の進捗状況共有や、モチベーション向上のサポートを行います。

部下が抱える課題を解決することで、信頼関係の構築が図れるでしょう。

 

メンター制度を導入する

メンター制度の導入も、多くの企業で見られる取り組みです。

メンター制度とは、新入社員や後輩社員に対して、上司とは別の年齢の近い先輩社員が指導・支援を行う制度です。

業務上の教育を効率的に行えるだけでなく、職場でのコミュニケーションが取りづらい新人を孤立させない効果もあります。

 

研修会やワークショップを開催する

研修会やワークショップも、コミュニケーション不足改善に用いられる方法です。

研修会やワークショップは教育的側面が強いです。しかし、お互いの視点や考え方を知る機会にもなります。

相互理解が深まり仲間意識が芽生えるため、今後の円滑なコミュニケーションに期待できるでしょう。

 

ランチタイムを活用する

ランチタイムの活用も、多くの企業で見られる職場コミュニケーション活性化の方法です。それぞれ、以下のことを行います。

  • シャッフルランチ:普段接点を持たない社員同士で昼食をとる
  • ウェルカムランチ:新入社員が入社した際に開く昼食会

これにより、組織全体のコミュニケーションが活発になります

 

フリーアドレス制を導入する

コミュニケーション不足の改善方法として、フリーアドレス制の導入を実施する企業も多いです。

フリーアドレス制とは、従業員の席を指定せずに、毎日好きな席を選択して働く制度です。毎日異なる人と会話する機会が生まれます。

隠れた能力の発見や、新しいアイデアの創出にも役立つので、ぜひ試してみてください。

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職場コミュニケーションを図る際に心がけたい3つのポイント

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職場にコミュニケーション不足改善の機会が増えても、間違ったコミュニケーション方法では意味がありません。

以下の3つのポイントに気をつけましょう。

  • 相手を尊重して傾聴すること
  • PREP法でわかりやすく伝えること
  • 笑顔で、目を見て話すこと

職場でコミュニケーションを図る際には、ぜひ参考にしてください。

 

相手を尊重し、傾聴すること

職場でコミュニケーションを図る際の重要なポイントは、相手を尊重して傾聴することです。

コミュニケーションとは「上手く話すこと」である、と思っている方は多いでしょう。しかし、相手の意見を聞くことも同様に大切です。

相手の意見や視点を尊重することは、良好なコミュニケーションの基礎です。まずは相手の話をじっくり聞く姿勢を示しましょう。

 

PREP法でわかりやすく伝えること

PREP法を用いてわかりやすく伝えることも、職場でのコミュニケーションでは重要です。

PREP法とは、Point(結論)⇒Reason(根拠)⇒Example(事例)⇒Point(結論)の順で伝える手法です。

なにが言いたいのかを伝えずに長々と話しては、相手にストレスを与えてしまいます。

PREP法を用いて結論から話すことで、内容をわかりやすく、短くまとめられます。

 

笑顔で、目を見て話すこと

職場でのコミュニケーションを取るうえでは、笑顔で目を見て話すことも非常に大切です。

話を聞いている人が明るい表情をしていると、話し手も気分が良く、目を見て会話することで相手に好印象が与えられます。

相手が自分の性格をよく知っているプライベートとは違い、職場では非言語コミュニケーションの軽視は悪印象に繋がります。笑顔や目を見て話すことも重要視しましょう。

 

職場でのコミュニケーション能力を向上させたい人はコミュトレの無料相談を活用しよう!

コミュトレ

本記事では、職場でのコミュニケーションを活性化させるメリットや、大切なポイントを解説してきました。

職場でのコミュニケーションを改善することで、生産性の向上やモチベーションアップに期待できます。

しかし、職場でのコミュニケーション能力を向上させるには、長い時間がかかります。早く身につけたい方は、プロのアドバイスを受けてみてください。

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コミュトレは、ビジネスパーソン10万人のデータから仕事に必要な「スキル」を特定し、リアルなビジネスシーンを想定したトレーニングを行う【実践型ビジネススキルスクール】。全17種類ものコースがあり、新入社員から経営者まで、一人ひとりの「理想とする成長」にあわせて学習プランを提供。東京・大阪・名古屋に拠点を置き、講義はすべてオンラインで行っている。

1967年 東京都出身。 東京工科大学機械制御工学科在学中に、輸入商社のスタートアップに参加。 1996年 株式会社コミュニティネット入社。営業所長として、PCソフト及びBTOパソコンの販売、ISP、IP電話代理店など、新規事業を立ち上げる。 1999年 「日本を元気にする会社を創りたい」と株式会社アイソルートを設立(eラーニング製品の開発)。専務取締役として営業、開発、財務の各責任者を歴任。 2004年 同社代表取締役に就任。以降19年間連続黒字と最高売上高更新中。 2007年 新宿区優良企業表彰「経営革新賞」受賞。 2012年 日経トップリーダー「本当に強い中小企業ランキング」全国総合14位、IT業界2位に選出。

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