要約力トレーニングとは？「伝わらない」を解消するトレーニング法５選

ビジネスの場では、情報を的確かつ簡潔に伝える能力が求められます。そのため、要約力はビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要なスキルといえます。

そこで本記事では、要約力の重要性と日常生活で役立つ要約力トレーニング法を５つご紹介します。どれも短時間で効果的に要約力を鍛えることができるものばかり。是非やってみてくださいね。要約力を鍛えて、ビジネスシーンでのコミュニケーション能力を向上させましょう。

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１. 要約力とは？ビジネスパーソン必修である理由

要約力とは、文章や話の内容を簡潔にまとめる能力を指します。

要約力を鍛えると、以下の3つのメリットが得られるため、ビジネスパーソンにとって必修のスキルと言えるのです。

・分かりやすく話せるようになる
・相手の共感を得られる
・仕事のミスがなくなる

以下、順にご紹介します。

１. 分かりやすく話せるようになる

あなたも会議などで「話が長い」と感じた経験はありませんか？「話が長い」と感じるときは、重要な情報とそうでない情報が全て入り混じって聞き手に伝わり、情報過多によって混乱している状態です。一方で、要約力を鍛えると、伝えるべき情報を適切に取捨選択し、重要なポイントを抽出できるようになります。

そのため、「話が分かりやすい」という印象をもたれやすく、伝えたいことが聞き返されることがほとんどありません。

要約力を鍛えると、自分の考えや意見を明確に伝えられるため、報告やプレゼンテーションで大変有利になるでしょう。

２. 相手の共感を得られる

相手に合わせて情報を簡潔にまとめることができる要約力。要約力を鍛えると、聞き手の理解を促せるようになります。

「なるほど、そうだったのか」と納得感のある説明ができるため、聞き手からの共感をスムーズに得られるようになります。自分の主張や提案を強調する際にも、要約力は強力な味方となるでしょう。

３. 仕事のミスがなくなる

要約力は、仕事の品質とも密接に関連しています。要約力を鍛えると、指示や依頼の要点を短時間で的確にまとめられるため、仕事のミスがほとんどなくなります。

その結果、認識違いや勘違いによる手戻りがなくなり、自分や相手の時間を大幅に節約できます。要約力を鍛えることで、「安心して任せられる人」にも近づいていけるのです。

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２. 要約力がある人とない人の違い

要約力がある人とない人は、どのような違いがあるのでしょうか。

要約力がある人は、

• 読んだり聞いたりした内容を、主要なポイントやメッセージに絞って伝えることができる。
• 要約する際に、自分の意見や感想を入れずに、客観的に事実を述べることができる。
• 要約する対象や目的に応じて、適切な言葉や表現を選ぶことができる。

という特徴があります。

一方で要約力がない人は、

• 読んだり聞いたりした内容を、そのまま長々と繰り返したり、余計な情報を付け加えたりする。
• 要約する際に、自分の意見や感想を混ぜたり、主観的に解釈したりする。
• 要約する対象や目的に関係なく、同じような言葉や表現を使ったり、専門用語や難解な言い回しを使ったりする。

という傾向があります。

要約力は、コミュニケーション能力の一つとして重要です。要約力がある人は、相手にわかりやすく伝えることができるだけでなく、自分自身も読んだり聞いたりした内容を整理しやすくなります。要約力がない人は、相手に不快感や混乱を与えたり、自分自身も読んだり聞いたりした内容を忘れやすくなったりします。

３．要約力を鍛えるトレーニング法5選

要約力を鍛えると、先述のようにコミュニケーションや仕事の品質が大幅に上がります。しかし、要約力は自然に鍛えられるものではありません。意識的にトレーニングする必要があります。

そこで、今回は要約力を高めるトレーニング方法を５つご紹介します。

1. 読書をする
2. ニュース記事を要約する
3. メモを取る
4. プレゼンテーションする
5. 要約アプリやサイトを利用する

以下、順にご紹介します。

１．読書をする

要約力を高めるトレーニング法１つ目は、読書です。読書は、要約力を高めるのに最適なトレーニングです。読書をするときには、本の内容を理解するだけでなく、自分の言葉で要点をまとめることが大切です。

読んだ本の感想やレビューを書いたり、友人や家族に話したりすることで、要約力を鍛えることができます。読む本のジャンルや難易度は問いませんが、自分の興味や知識の幅を広げるためにも、様々な本に挑戦してみましょう。

２．ニュース記事を要約する

要約力を高めるトレーニング法２つ目は、ニュース記事を要約するです。ニュース記事は、事実や背景、意見などが詳しく書かれているため、要約するのに適した素材です。ニュース記事を読んだら、自分なりに一言や一文で要約してみましょう。

例えば、「コロナ禍で苦境に陥った飲食店がテイクアウトやデリバリーで生き残りをかける」という記事なら、「コロナで飲食店がテイクアウト・デリバリーに頼る」というように要約できます。ニュース記事の要約は、自分の視点や判断力も必要になるため、思考力も高める効果があります。

３．メモを取る

要約力を高めるトレーニング法３つ目は、メモを取るです。メモを取るというのは、聞いたり見たりした情報を記録するだけではありません。

メモを取るときには、情報の優先順位や関連性を考えながら、重要な部分だけを抜き出すことが求められます。つまり、メモを取ることは要約することと同じです。メモを取る習慣を身につけることで、要約力だけでなく、集中力や記憶力も向上します。

メモは手書きでもパソコンでも構いませんが、自分が見返しやすいように整理しておきましょう。

４．プレゼンテーションする

要約力を高めるトレーニング法４つ目は、プレゼンテーションするです。プレゼンテーションは、自分の考えや提案を相手に伝えるための手段です。プレゼンテーションをするときには、相手の興味や理解度に合わせて、内容や言葉遣いを調整する必要があります。

また、時間やスライド数などの制限もあります。これらの制約条件の中で自分のメッセージを効果的に伝えるためには、要約力が必要不可欠になるため、プレゼンテーションは実際に人前で行うだけでなく、録画や録音して自分で見直すことも有効です。

５．要約アプリやサイトを利用する

要約力を高めるトレーニング法５つ目は、要約サイトやアプリを利用するです。要約力を高めるトレーニング方法のひとつとして、要約アプリやサイトを利用することもおすすめです。

要約アプリやサイトは、文章を入力すると自動的に要約してくれるツールです。要約アプリやサイトは、自分で要約するのと比べて手軽で簡単ですが、それだけに頼ってしまうと逆効果になります。

要約アプリやサイトを利用するときには、自分で要約したものと比較してみたり、要約のロジックやポイントを分析したりすることで、要約力を向上させていきましょう。

４.  要約力をさらに高める3つの条件

要約力をさらに高めるには、以下３つの条件を押さえると効果的です。

・スモールステップで無理なく取り組む
・実社会に近いシチュエーションで反復練習する
・ポジティブフィードバックをもらって成功経験を積む

以下、順にご紹介します。

１. スモールステップで無理なく取り組む

要約力をさらに高める１つ目の条件は、「スモールステップで無理なく取り組む」です。要約する対象や範囲を小さく分けて、少しずつ練習することを指します。例えば、長い文章を要約する場合は、まず一文一文を要約してみたり、段落ごとに要点を抽出したりします。

また、短い時間で要約することに慣れるために、タイマーを使って制限時間内に要約を完成させるという方法もあります。このように、スモールステップで無理なく取り組むことで、要約力は徐々に向上していきます。

２. 実社会に近いシチュエーションで反復練習する

要約力をさらに高める２つ目の条件は、「実社会に近いシチュエーションでの反復練習する」です。実社会に近いシチュエーションとは、例えば、会議やプレゼンテーションで要約する場合や、メールやレポートで要約する場合などを指します。

これらのシチュエーションでは、要約する時間や文字数が限られていたり、要約の相手や目的が異なっていたりします。その分、様々な場面に対応できる要約力を身につけることができるでしょう。

反復練習する際は、同じような内容や形式の文章や話を何度も要約すると効果的です。それにより、要約する際のポイントやコツを身につけることができるでしょう。

また、反復練習をする際には、自分の要約した内容を他人に見せたり聞かせたりして、フィードバックをもらうことも大切です。フィードバックをもらうことで、自分の要約力の成長や課題点を知ることができます。

３. ポジティブフィードバックをもらって成功経験を積む

要約力をさらに高める３つ目の条件は、「ポジティブフィードバックをもらって成功経験を積む」です。自分の要約した内容が正しいかどうか、またはどのように改善できるかを教えてくれるフィードバックのことです。

ポジティブフィードバックをもらうことで、自分の要約力に自信がつきます。また、自分の要約した内容が相手に伝わっているかどうかを確認できます。ポジティブフィードバックによって蓄積される成功経験とは、自分の要約した内容が正しいと認められたり、相手に理解されたりした経験のことです。成功経験を積むことで、自分の要約力に対するモチベーションが高まります。また、成功経験を積むことで、自分の要約力に対するスキルが向上します。

５. まとめ：要約力トレーニングで、話し上手になる

今回は、要約力の重要性、要約力がある人とない人の違い、要約力を鍛えるトレーニング法５つ、そして要約力をさらに高める３つの条件についてご紹介しました。要約力は、「話が分かりやすい人」になるうえで欠かせません。ビジネスパーソンが円滑に仕事を進めるうえで必修能力といえます。

是非、要約力を鍛えて話し上手に近づいていきましょう。