ビジネススキル基礎

コミュニケーションの上手な取り方とは? 注意するべき5つのポイントと重要性

コミュトレ編集部

「コミュニケーションの取り方で注意すべきポイントは?」

「仕事でコミュニケーションを取る重要性が知りたい」

このような疑問をお持ちの方は多いでしょう。

コミュニケーションの取り方で注意すべきポイントは、傾聴を心がけることと、自分のコミュニケーション能力を知っておくことです。

本記事では、コミュニケーションの種類や、注意点・重要性を紹介します。最後まで読み進めることで、仕事で適切なコミュニケーション方法がわかるでしょう。

しかし、注意するポイントがわかっていても、うまくいかないケースもあります。コミュニケーション能力が不足している場合です。特に、傾聴力や質問力が低いと、職場のコミュニケーションに問題を抱えがちです。

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「コミュニケーションを取る」の意味とは?

「コミュニケーションを取る」の意味とは、「互いの思考や感情・価値観を伝えあい、わかり合おうと試みること」です。

コミュニケーションを日本語に訳すと、以下の2つの意味が該当します。

  • 意思の疎通を図る
  • 言葉のキャッチボールを行う

ポイントは、お互いがわかり合おうとしている点です。一方的に話しかける行為は、正しいコミュニケーションの取り方ではありません。

社内における4種類のコミュニケーションの取り方

本章では、社内で主に行われている、4種類のコミュニケーションの取り方を紹介します。

  • 対面のコミュニケーション
  • 非言語のコミュニケーション
  • 文面のコミュニケーション
  • 図やデータのコミュニケーション

それぞれのコミュニケーションの特徴と、代表例を解説します。

対面のコミュニケーション

対面のコミュニケーションとは、相手と顔を合わせた状態で、言葉や表情を用いて行うコミュニケーションです。

相手の反応をしっかりと受け取れるため、他のコミュニケーションに比べて、お互いの理解を深めやすい特徴があります。対面のコミュニケーションが必要とされるのは、以下の3つのケースです。

  • 個別面談
  • グループ会話
  • プレゼン・スピーチ

内容だけでなく表情や身振り手振りにも注意するのが、対面のコミュニケーションのポイントです。

非言語のコミュニケーション

非言語のコミュニケーションとは、内容以外の情報で思考や感情を伝えあうコミュニケ―ションです。

以下の3つが、非言語コミュニケーションの代表例です。

  • 表情
  • パラ言語(声量やイントネーションなど)
  • 身振り手振り

人間はコミュニケーションを図る際、言語情報よりも、聴覚・視覚情報に影響を受けます。思考や感情を伝えたい場合は、言葉を尽くすより表情や声のトーンの工夫が大切です。

文面のコミュニケーション

上司との報連相や、自分の考え、アイデアを理解してもらう際には、文面でのコミュニケーションが必要です。

特にビジネスの場では、わかりやすい文面のコミュニケーションが求められます。文面のコミュニケーションの代表例は、以下の3つです。

  • 報告・企画などの書類
  • メール・メッセージアプリ
  • SNS

近年は、インターネットを通じて情報を発信する企業も見られます。その際にも、わかりやすい文面のコミュニケーションが必要です。

図やデータのコミュニケーション

図やデータのコミュニケーションとは、視覚的な情報を用いて伝えるコミュニケーションです。

口頭のみよりも内容がわかりやすく、記憶にも残りやすい特徴があります。図やデータのコミュニケーションに用いられるのは、主に以下の3つです。

  • 画像・イラスト
  • 動画
  • グラフ・表

複雑な内容を説明したい際や、説得力を高めたい際に、活用してみてください。

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コミュニケーションの取り方で注意するべき5つのポイント

本章では、コミュニケーションの取り方で注意すべきポイントを、5つ紹介します。

  • 相手の話題に興味を持って傾聴する
  • 相手のペースに合わせる
  • 質問上手と聞き上手を意識する
  • 自己開示が大切になる
  • 自分のコミュニケーション能力を客観的に知っておく

おろそかにしていると、一方的な会話になりがちです。参考にして適切なコミュニケーションの取り方を身につけてください。

相手の話題に興味を持って傾聴する

コミュニケーションの取り方で注意すべきことは、相手の話題に興味・関心を持つことです。これを傾聴といいます。

傾聴はアクティブリスニングともいわれ、聞き手側が能動的に準備して、発信者に対して聞いていることを表現しながら聞く行為です。

相手は興味を持たれることで自己重要感が満たされ、信頼や親しみを感じます。自然とあなたに興味を持つようになるでしょう。

傾聴にはリアクションやあいづち・質問を、適切なタイミングで行うのが大切です。

相手のペースに合わせる

相手のペースに合わせることも、コミュニケーションの取り方の注意点です。会話のスピードやリズム、声のトーンを相手の状態に合わせることを、ペーシングとよびます。

ペーシングの実施によって互いの心理的な一体感が高まり、安心感を引き出せます。

反対に、ペースが合わなければ相手は違和感を持ち、「この人とは合わない」と感じてしまうでしょう。

会話中は相手を観察し、ゆっくり話す人であればゆっくりと、大きな声で話す人には大きな声で話してください。しぐさを合わせるミラーリングも活用すると、信頼感や親近感はより高まります。

質問上手と聞き上手を意識する

コミュニケーションの取り方で注意すべき点として、質問上手と聞き上手への意識も挙げられます。

質問と聞く姿勢は、傾聴の重要な要素です。おろそかにしていると、「話を聞く気があるのか?」「自分が話したいだけでは?」と、思われてしまいます。

質問上手・聞き上手になるには、以下のポイントを意識してください。

  • 意見を否定しない
  • うなずき、あいづちを入れる
  • クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける

オープンクエスチョンは5W1Hを意識すると、会話を広げやすい回答が得られます。

自己開示が大切になる

自己開示も、適切なコミュニケーションの取り方には大切です。

自己開示とは、自分の情報や考え、価値観を相手に伝えることです。たとえば、家族構成や趣味、悩みや弱点を伝えます。

一方が自己開示をすると、相手も自分のことが話しやすくなり、信頼関係の構築につながります。「会話を広げたい」「特定の情報を引き出したい」「本音が聞きたい」時に便利です。

雑談にも使えますが、営業や面談には必須の技術です。営業職やマネジメント職の方は身につけておきましょう。

自分のコミュニケーション能力を客観的に知っておく

コミュニケーションの取り方で注意すべき点には、自分のコミュニケーション能力を客観的に知っておくことも挙げられます。

コミュニケーションでは伝え方以外にも、傾聴力や質問力・相手のペースに合わせるテクニックなど、複数の能力が要求されます。自分の能力を把握しておかなければ、なにに注意すればよいのか、どこを改善すればよいのかがわかりません

「適切なコミュニケーションの取り方がわからない」方は、自分のコミュニケーション能力を知ることから始めましょう。

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仕事でコミュニケーションを取る大切さとは?

本章では、仕事でコミュニケーションを取る大切さを、以下の3つの観点から紹介します。

  • チームや社内の生産性が高まる
  • 自分のモチベーションが向上する
  • 顧客満足度が向上する

上記の問題を現在抱えている方は、ぜひお読みください。

チームや社内の生産性が高まる

仕事でコミュニケーションを取る理由として、チームや社内の生産性が高まる点が挙げられます。情報伝達が広く正確に行われ、ミスを未然に防ぐことやナレッジの共有が可能となるためです。

コミュニケーションがなければ、情報伝達にミスがあっても気付けず、後々になって大きなトラブルが発生してしまいます。

そのため、対応に時間を取られて生産性は低下してしまうでしょう。

また、コミュニケーションのない職場では、従業員同士の助け合いも起こりません。仕事場でも適切なコミュニケーションを取ることで、生産性が向上します。

自分のモチベーションが向上する

自分のモチベーション向上にも、仕事でのコミュニケーションは役立ちます。

コミュニケーションは、チームの信頼関係や協力関係を強化し、意見が受け入れられる風通しのよい職場を作るためです。信頼関係や協力関係が築けていない相手とは、なにをするにもギスギスしてしまい、気持ちよく働けません。

現在、仕事のモチベーションが低下している方は、職場のコミュニケーション不足が原因の可能性があります。

自分のコミュニケーション能力だけでなく、職場でのコミュニケーションの現状も分析してみましょう。

顧客満足度が向上する

仕事のコミュニケーションは、以下の2点の理由によって、顧客満足度も向上させます

  • 生産性が向上し、質の高い商品・サービスを提供できる
  • トラブルの際にもスピーディーに対応できる

トラブルが発生した際には、部署間で情報共有が求められることもあります。コミュニケーションが取れていないと、情報伝達の遅延や食い違いが発生するでしょう。

また、従業員のモチベーションが低いと、仕事に手を抜く人や辞めてしまう人が増加します。会社の評判を下げてしまうため、顧客満足度も低下するでしょう。

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コミュニケーションの取り方でよくある質問とは?

本章では、コミュニケーションの取り方でよくある、3つの質問を紹介します。

  • コミュニケーションが取りやすい具体的な話題とは?
  • コミュニケーションが取れない人との付き合い方は?
  • 新入社員とのコミュニケーションの取り方とは?

職場でのコミュニケーションの取り方に迷わないよう、ぜひお読みください。

コミュニケーションが取りやすい具体的な話題とは?

コミュニケーションが取りやすい具体的な話題は、以下の3つです。

  • 会社を選んだ理由
  • 尊敬する人、気になる上司・先輩
  • 相手の好きなコンテンツ

なぜこの会社を選んだのかは、若手社員と話す際におすすめの話題です。価値観や仕事観を知る手助けとなり、仕事へのモチベーションも引き上げられます。

また、相手の好きなコンテンツの話は、老若男女問わず盛り上がります。自分の好きなことは、誰でも話しやすいためです。若い世代には、アニメやマンガの話題もおすすめです。世代間のギャップも話のネタになります。

コミュニケーションが取れない人との付き合い方は?

コミュニケーションが取れない人との付き合い方では、以下の3点を意識してください。

  • 業務連絡は自分から積極的に行う
  • 傾聴に力を入れる
  • 相手の立場になって考えてみる

コミュニケーションが取れない人は、どうやってコミュニケーションを取ればよいのか、わかっていないことがあります。

そのため、きっかけを作ることや、傾聴を心がけて信頼関係を築くことが大切です。小さなことでも感謝を伝えていると、心を開いてくれる可能性もあります。

新入社員とのコミュニケーションの取り方とは?

新入社員とのコミュニケーションで悩む方は、多く見られます。ジェネレーションギャップや立場の違いによって、共感が得られづらいためです。

新入社員とのコミュニケーションでは、以下の2つのポイントに気を付けてください。

  • 相手が話しやすい話題を心がける
  • 最初はほどよい距離間を保つ

相手が話しやすい話題とは、「会社に入った理由」「趣味や好きなこと」「同期との仲」などです。

反対に、仕事の話題は新入社員を緊張させてしまいます。「ミスがあったのか?」「返答が評価を左右するのか?」と、思わせてしまうためです。

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コミュトレ

本記事では、社内のコミュニケーションの種類や取り方・注意点を解説してきました。コミュニケーションの取り方では、質問・傾聴への意識と、自分のコミュニケーション能力の把握が大切です。

自分の能力の把握は、適切なコミュニケーションをとるだけでなく、今後トレーニングする際にも役立ちます。自分の強みと課題を、知っておきましょう。

そのためには、「コミュトレ」がおすすめです。コミュトレでは、自分のコミュニケーションの強みと弱みを把握できる、無料診断を行っています。

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1967年 東京都出身。 東京工科大学機械制御工学科在学中に、輸入商社のスタートアップに参加。 1996年 株式会社コミュニティネット入社。営業所長として、PCソフト及びBTOパソコンの販売、ISP、IP電話代理店など、新規事業を立ち上げる。 1999年 「日本を元気にする会社を創りたい」と株式会社アイソルートを設立(eラーニング製品の開発)。専務取締役として営業、開発、財務の各責任者を歴任。 2004年 同社代表取締役に就任。以降19年間連続黒字と最高売上高更新中。 2007年 新宿区優良企業表彰「経営革新賞」受賞。 2012年 日経トップリーダー「本当に強い中小企業ランキング」全国総合14位、IT業界2位に選出。 2024年 ダイヤモンド社から書籍『話せる、伝わる、結果が出る!コミュトレ』を発売し、紀伊國屋書店ビジネス書第1位、Amazonセールス営業本第1位を獲得。

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